Ця сторінка також доступна для перегляду українською мовою

Перейти до української версії сайту

Електронна трудова книжка: від А до Я

16.30, 18 березня 2021
20217
0

Хто, як і куди вносить інформацію про трудову діяльність співробітника

Перший квартал 2021 року для сфери трудового права ознаменувався декількома важливими подіями, однією із яких стало прийняття закону про запровадження електронних трудових книжок. Йдеться про Закон України "Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі" (далі - "Закон"), який набуде чинності 10 червня 2021 року. Однак у роботодавців та працівників є в запасі п'ять років аби з'ясувати хто, як і куди вносить інформацію про трудову діяльність працівника, а також що робити із паперовими трудовими книжками.

Як отримати електронну трудову книжку?

Представлення Законом нової форми обліку трудової діяльності у формі електронних трудових книжок викликає чимало запитань. Почати слід із того, як отримати електронну трудову книжку та де її можна заповнити.

Так, Закон передбачає, що відомості до електронної трудової книжки будуть вноситися у реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов'язкового державного соціального страхування (далі - "Реєстр"). Тобто не потрібно "отримувати" таку форму трудової книжки, варто буде лише внести дані паперової книжки до відповідного інтернет-ресурсу.

Чи можна розпочати внесення даних до Реєстру уже зараз? Навряд чи, адже Закон передбачає необхідність прийняття відповідних підзаконних актів уряду. Цікаво, що пояснювальна записка до Закону містила інформацію про те, що внесення відомостей про трудову діяльність до Реєстру відбуватиметься шляхом завантаження сканованих копій трудової книжки із обов'язковим накладенням кваліфікованого електронного підпису. Така ідея - не нова, адже уже більше року діє постанова Кабінету Міністрів України "Про запровадження обліку трудової діяльності працівника, фізичної особи - підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі" (далі - "Постанова"). Зокрема, порядок занесення даних до Реєстру, що передбачений у такій Постанові, ідентичний алгоритму із пояснювальної записки до Закону. Водночас, сам текст Закону в остаточній редакції положення про порядок завантаження даних до Реєстру не містить. Зважаючи на те, що Законом також передбачено обов'язок Кабінету Міністрів України розробити нормативні акти на виконання Закону, то, ймовірно, детальний порядок роботи із Реєстром буде визначений незабаром або ж завантаження даних відбуватиметься відповідно до Постанови.

Хто і коли вносить інформацію до електронної трудової книжки?

Закон набуває чинності 10 червня 2021 року, однак квапитися вносити інформацію про трудову діяльність працівників не обов'язково, адже Закон передбачає п'ятирічний термін, протягом якого Пенсійний фонд України вноситиме відомості до Реєстру про трудову діяльність працівників.

Проте інші положення Закону вказують на те, що Пенсійний Фонд виступатиме лише посередником у заповненні даних Реєстру, а саме роботодавець або працівник передаватимуть інформацію про трудову діяльність Пенсійному фонду. Також передбачається, що в подальшому відповідними органами будуть встановлені порядок та строки для подання таких відомостей, а тому слід очікувати прийняття інших нормативних актів, які будуть уточнювати вимоги Закону.

Доля паперових трудових книжок

Незважаючи на положення Закону, паперові трудові книжки не зникнуть зовсім навіть через п'ять років перехідного періоду. Незважаючи на те, що паперова трудова книжка фактично втратить статус обов'язкового для заповнення документу, Закон врахував інтереси тих працівників, які бажають отримувати трудові записи саме в паперовій формі. Новий порядок внесення інформації про трудову діяльність працівників в електронній формі не означає, що паперова книжка взагалі не зможе використовуватись після включення до Реєстру відповідної інформації.

Так, якщо про це попросить працівник, паперова трудова книжка буде оформлюватися при прийнятті на роботу, а також до неї вноситимуться усі записи про трудову діяльність особи (переведення, заохочення, звільнення тощо). Однак якщо працівник не забажає заповнювати паперовий варіант трудової книжки, то при працевлаштуванні будуть подаватися лише відомості про трудову діяльність з Реєстру, а усі зміни вноситимуться безпосередньо до електронної версії трудової книжки.

Водночас, якщо раніше трудова книжка зберігалась у роботодавця, то незабаром вона буде знаходитись у працівника. Тому працівник, що має намір продовжувати користуватися також паперовою трудовою книжкою, з власної ініціативи повинен надавати таку трудову книжку для її заповнення. На практиці це може виглядати наступним чином. Наприклад, у ст. 47 КЗпП України передбачено, що роботодавець зобов'язаний в день звільнення видати працівникові належно оформлену трудову книжку. Якщо наразі порушення такого обов'язку має суттєві матеріальні наслідки для роботодавця, то після звершення усіх процедур внесення даних до Реєстру у роботодавця зникає обов'язок видавати працівнику трудову книжку, оскільки така уже буде зберігатися саме у працівника.

Тому, невнесення будь-яких відомостей про звільнення працівника у паперову трудову книжку та її невидача, у разі, якщо працівник не заявить таку вимогу та не надасть трудову книжку для заповнення, не нестиме загрозу для роботодавця. При цьому слід врахувати, що до завершення процедури включення до Реєстру відомостей про трудову діяльність, роботодавці продовжують зберігати та заповнювати трудові книжки, та трудова книжка повинна бути видана працівнику у день звільнення.

Лише після того, як усі дані про трудову діяльність працівників будуть внесені до Реєстру, паперова трудова книжка повертається працівнику під розписку.

Ірина Шапошнікова, юрист юридичної фірми "Астерс"

__

Працюйте віддалено та моніторте діяльність партнерів, конкурентів та співробітників за допомогою нового інструменту - LIGA360. IT-екосистема є єдиним робочим простором для усієї команди, яка містить персональні набори інструментів для роботи юристів, фінансистів, маркетингу, служби безпеки, PR, HR та зручних внутрішніх комунікацій. Дізнатися більше

Підпишіться на розсилку
Головні новини і аналітика для вас по буднях
Залиште коментар
Увійдіть, щоб залишити коментар
УВІЙТИ
На цю ж тему