|
Константин Юрченко |
Любые трансформации встречают на своем пути трудности или даже сопротивление. Однако если знать заранее, что может пойти не так, можно качественнее подготовиться еще на старте изменений. А учиться лучше на опыте других. Во время онлайн-форума "Бизнес без бумаги" представители компаний, которые уже прошли путь диджитализации, поделились своими кейсами и обсудили препятствия, с которыми они столкнулись. Константин Юрченко, коммерческий директор сервиса цифровых решений для бизнеса "Вчасно", проанализировал основные инсайты и дал советы бизнесу.
Все препятствия, которые так или иначе могут возникать на пути диджитализации, условно можно разделить на организационные и юридические. К первой категории относятся вопросы подготовки команды и настройки процессов, ко второй - законодательство и безопасность данных.
Организационные
Страх нового. Обычно люди с опаской относятся к любым изменениям, потому что чувствуют неуверенность в будущем. Страх усиливается недостатком информации. Люди боятся увольнения и не хотят осложнений своей жизни.
Поэтому этот фактор надо учитывать не только не только при внедрении электронного документооборота, а и при планировании любых изменений в компании. Важно постоянно общаться с командой и объяснять, что и для чего делается, как это повлияет и на компанию, и на работников. Чем больше информации и объяснений, тем проще проходят преобразования и тем меньше люди будут волноваться.
Некоторые компании, кроме обучения, мотивируют сотрудников работать с электронными документами. Например, в "Укрэнерго" насчитывают баллы за качественную работу с системой электронного документооборота. Быстро согласовываешь договор, получаешь баллы, которые потом можно обменять на сувенирную продукцию.
Сила привычки. Также использованию электронных документов часто мешает простая привычка подписывать именно бумаги. И чтобы приучить к новому процессу иногда приходится вводить определенные ограничения. Так, в компании "Киевводоканал" сократили количество принтеров, то есть распечатать документ стало сложнее. Сотрудникам не хочется далеко идти ради этого, легче подписать и отправить в системе. И такие методы работают. Показателем того, что работники восприняли изменения, стало то, что отказаться от них уже никто не хочет.
Отсутствие драйверов изменений. Ни один новый проект не сдвинется с места без лидера, который верит в него и вдохновляет других. Идеально, если это руководитель компании. Но мотиватором может быть и любой специалист, который понимает все преимущества и может объяснять другим и "проталкивать" изменения. Опыт докладчиков форума "Бизнес без бумаги" доказывает, что желательно еще на старте заручиться поддержкой такого драйвера внутри компании, ведь к внешним консультантам у работников может быть больше недоверия. Поэтому обязательно должен быть внутренний лидер проекта для того, чтобы процесс не остановился на полпути.
Бессистемность. Любая реформа, и особенно цифровая трансформация, должна основываться на стратегии внедрения. Невозможно автоматизировать хаос. Важно четко сформулировать цель, задачи, этапы, критерии оценки результатов. Что будет показателем успеха именно для вашей компании? Возможно, это и не столько уменьшение расходов на бумагу, а сокращение времени на подписание договоров или на закрытие месяца в бухгалтерии. Оцените, с каких документов и процессов начать цифровизацию, а какие стоит совсем ликвидировать и не тратить на них ресурсы. Например, окажется, что лучше отменить такой документ как служебная записка, а не переводить его в электронную форму. Это позволит направить ресурсы на действительно важные процессы. Что, конечно же, положительно повлияет на конечный результат.
Юридические
Правовых препятствий для использования электронных документов уже не существует, потому что есть вся необходимая законодательная база. Три основные законы, регулирующие эту сферу:
Суды принимают электронные документы в качестве доказательств. И налоговая относится спокойно, если при проверке вы распечатаете необходимый документ из системы. Ведь его юридическая сила не зависит от формата.
Однако следует учитывать риск потери документов. Его можно нивелировать, если использовать провайдера электронного документооборота с облачным хранилищем. В таком случае документы будут храниться в облаке и копироваться на сервер или компьютер владельца.
Безопасность данных. Также многих волнуют вопрос безопасности и доступа третьих лиц к электронным документам. Бесспорно, с бумагами рисков больше. Прежде чем попасть к адресату они могут проходить через разных людей. И хранятся просто в шкафах со свободным доступом.
Однако при работе с электронными документами также необходимо учитывать возможные угрозы. Надо разграничивать степени доступа для сотрудников - кто и что может видеть, редактировать и подписывать. Хранить архив в облаке и внимательно следить, что выходит за пределы компании. Преимущество облачного хранения в том, что если что-то произойдет с сервером компании, например, появится очередной вирус "Петя", то документы вы не потеряете.
Опытные пользователи советуют конфиденциальные документы оцифровывать в последнюю очередь, а наиболее ценные - дублировать и делать дополнительные хранилища.
Любой риск можно минимизировать, если о нем знать. Поэтому так важно еще на старте цифровых изменений проанализировать все возможные узкие места и препятствия именно для вашей компании и заблаговременно подготовиться.
