Как правильно заключать ВЭД-контракты в электронной форме

Прежде всего, необходимо понимать, что единственное решение для всех случаев заключения ВЭД контракта в электронной форме - отсутствует. Это обуславливается рядом причин, о которых мы далее поговорим.

Также, для того чтобы сразу поставить точку в вопросе использования скан-копий - нет, это не является правильным вариантом заключения контракта в электронной форме. Скан-копия это только электронная копия документа, созданного в письменной форме, и это не является электронным документом (договором). Чтобы не уделять много внимания всем недостаткам использования скан-копий документов в хозяйственной деятельности, я просто советую вам посмотреть судебную практику касательно этого вопроса и убедиться в том, что таким образом были потеряны миллионы.

Поэтому переходим к тому, как правильно заключать контракт в электронной форме и какие проблемы могут возникнуть.

Так, согласно ч.2 ст.6 ЗУ "О внешнеэкономической деятельности":

“Внешнеэкономический договор (контракт) заключается субъектом внешнеэкономической деятельности или его представителем в простой письменной или электронной форме, если иное не предусмотрено международным договором Украины или законом. В случае экспорта услуг (кроме транспортных) внешнеэкономический договор (контракт) может заключаться путем принятия публичного предложения о соглашении (оферты) или путем обмена электронными сообщениями, или другим способом, в частности путем выставления счета (инвойса), в том числе в электронном виде, за предоставленные услуги.”

Анализируя данное положения законодательства, мы уже можем определить, что законом допускается возможность заключения контракта в электронной форме, а в случае экспорта услуг такой контракт может заключаться путем использования модели - оферта - акцепт.

И на данном этапе я считаю необходимым разделить ответ на главный вопрос данной статьи на:

• решение для контрактов об экспорте услуг (формальное и реальное наличие решения);

• решения для другой категории контрактов, таких как поставка, транспортные услуги и т.д. (чисто формальное решение по состоянию на сегодняшний день + решение с определенным риском).

Начнем мы с отсутствия реального механизма заключения ВЭД контракта в электронной форме и рискованного варианта для иных категорий контрактов, нежели экспорт услуг.

Так, на уровне законодательства такая опция существует, однако давайте анализировать.

Согласно ст.12 ЗУ "Об электронной коммерции":

“Если в соответствии с актом гражданского законодательства или по договоренности сторон электронная сделка должна быть подписана сторонами, моментом ее подписания является использование:

электронной подписи или электронной цифровой подписи в соответствии с Законом Украины "Об электронной цифровой подписи", при условии использования средства электронной цифровой подписи всеми сторонами электронной сделки;

электронной подписи одноразовым идентификатором, определенным этим Законом;

аналога собственноручной подписи (факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или другого копирования, другого аналога собственноручной подписи) по письменному согласию сторон, в котором должны содержаться образцы соответствующих аналогов собственноручных подписей.”

Касательно использования ЭЦП/КЭП.

Согласно ст.38 ЗУ "Об электронных доверительных услугах":

Электронные доверительные услуги, предоставляемые в соответствии с требованиями нормативно-правовых актов, регулирующих правовые отношения в сфере электронных доверительных услуг в иностранных государствах, признаются в Украине электронными доверительными услугами того же вида в случае соответствия хотя бы одному из следующих условий:

квалифицированный представитель электронных доверительных услуг иностранного государства отвечает требованиям настоящего Закона, что подтверждается центральным удостоверяющим органом (или удостоверяющим центром при предоставлении электронных доверительных услуг в банковской системе Украины и при осуществлении перевода средств);

квалифицированный представитель электронных доверительных услуг внесен в Доверительный список государства, с которым Украина заключила соответствующий двусторонний или многосторонний международный договор.”

На данном этапе нам и открывается наличие проблемы использования ЭЦП/КЭП, являющегося одним из возможных обязательных реквизитов контракта в электронной форме, с основания того, что в настоящее время в Доверительном списке государств, с которым Украина заключила соответствующий двусторонний или многосторонний международный договор, информация отсутствует , потому что ни одного договора не заключено, что также подтверждается Министерством цифровой трансформации Украины, которое в своем ответе на письмо Министерства развития экономики, торговли и сельского хозяйства Украины от 18.11.2020 № 3301-04/68865-03 отмечает:

“На сегодняшний день с иностранными государствами не заключен ни один международный договор Украины о взаимном признании сертификатов открытых ключей и электронных подписей, а ни один квалифицированный представитель электронных доверительных услуг иностранного государства не выразил намерения подтвердить, что его деятельность отвечает требованиям Закона Украины “Об электронных доверительных услугах”. ”

Следовательно, учитывая вышеизложенное, отсутствует фактическая возможность использования ЭЦП/КЭП в ВЭД контрактах.

Об использовании факсимиле/аналога собственноручной подписи.

Это тот вариант с определенным риском, о котором я писал выше. Реализация его достаточно проста. Вы должны в отдельном документе с контрагентом согласовать использование аналога собственноручной подписи с наличием образца такого аналога собственноручной подписи.

Решает ли данный вариант поставленную задачу? Да, решает и отвечает требованиям действующего законодательства. Является ли он безопасным? Сомнительно и ситуативно, как говорится "на собственный страх и риск".

Решения для контрактов на экспорт услуг.

Для данной категории контрактов мы можем использовать оферту с акцептом. Таким образом, мы можем обойти необходимость наложения подписи.

Я думаю, что уже нет такого человека, который не знает, что freelancer-ы и небольшие IT компании работают по инвойсам. И действительно, это не запрещено законодательством, главное соблюдать все законодательные требования к содержанию данного документа.

В случае с инвойсом он выступает офертой, а оплата за ним другой стороной, как правило, является акцептом.

Предложение заключить договор должно содержать существенные условия договора и выражать намерение лица, которое его сделало, считать себя обязанным в случае принятия предложения.

Ответ лица, которому адресовано предложение заключить электронный договор, о его принятии (акцепте) может быть предоставлен путем:

• отправка электронного сообщения лицу, сделавшему предложение заключить электронный договор, подписанного в порядке, предусмотренном законодательством;

• заполнение формуляра заявления (формы) о принятии такого предложения в электронной форме, что подписывается в порядке, предусмотренном законодательством;

• совершение действий, считающихся принятием предложения заключить электронный договор, если содержание таких действий четко разъяснено в информационной системе, в которой размещено такое предложение, и эти разъяснения логически связаны с ним.

Напоминаю, что инвойс должен содержать следующие обязательные реквизиты:

• название документа (формы);

• дату составления;

• название предприятия, от имени которого составлен документ;

• содержание и объем хозяйственной операции, единицу измерения хозяйственной операции;

• должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

• личную подпись или другие данные, позволяющие идентифицировать лицо, участвовавшее в осуществлении хозяйственной операции.

Инвойс это лишь один из вариантов, просто он наиболее употребим. Однако по моему личному мнению, по состоянию на сегодняшний день, он не может заменить полноценный контракт и так же, как вариант с совершением действий, считающихся принятием предложения заключить электронный договор, этот вариант является более рискованным в случае возникновения споров по контракту, в том числе судебных.

Но я считаю, что при разумном, логическом, последовательном и творческом подходе к поставленному вопросу риски можно снизить, а процесс заключения контракта оптимизировать под конкретный случай.

Хочу еще раз обратить ваше внимание на то, что описанные выше варианты решения подходят исключительно для контрактов на экспорт услуг (кроме транспортных), и что изменение названия контракта с "поставки" на "услуги" не открывает перед вами возможности, потому что важна именно фактическая составляющая хозяйственной операции, а не формальное соответствие законодательству.

Дополнительно.

Напоследок хочу обратить ваше внимание на то, чтобы вы не забывали с умом относиться к самому файлу (оболочке) контракта. Файл обязан обеспечивать сохранность не вмешательства в содержание документа.

Надеюсь, что данная статья была вам полезна и вы используете полученные знания на практике.

Читайте также: ВЭД и таможня во время войны: бизнес-дайджест