С началом войны бизнес столкнулся с необходимостью оперативного переформатирования большого количества внутренних действий. Быстрая адаптация к новым реалиям и поиск альтернативных решений позволили бизнесу продолжить работу и обеспечить эффективное управление своей деятельностью, в частности, по взаимодействию с собственным персоналом.
В связи с этим вопрос правильного ведения кадровой документации приобрел особую актуальность.
Так, действующее законодательство не содержит определения термина «кадровое делопроизводство». Обычно под кадровым делопроизводством понимают организацию работы с кадровыми документами по вопросам принятия, перевода, увольнения, учета, аттестации, обучения, повышения квалификации, стажировки, пенсионного обеспечения работников. Другими словами - оно определяет особенности взаимодействий работодателя и работников по кадровым вопросам.
В мирное время ведение кадрового делопроизводства было достаточно трудоемким процессом, но достаточно понятным и предсказуемым. В связи с военным положением у бизнеса возникло немало вопросов относительно дальнейшего документального сопровождения трудовых отношений: оформления и обмена кадровыми документами, осуществления коммуникации с работниками, в частности, подачи заявлений работодателю, ознакомления с приказами работников и т.д.
24 марта 2022 года вступил в силу Закон Украины «Об организации трудовых отношений в условиях военного положения» (далее - Закон), который определил временные особенности организации кадрового делопроизводства и архивного хранения кадровых документов.
Статья 7 Закона предусматривает, что на период действия военного положения порядок организации кадрового делопроизводства и архивного хранения кадровых документов в районах активных боевых действий определяется работодателем самостоятельно при условии обеспечения ведения достоверного учета выполняемой работником работы и учета затрат на оплату труда.
Из этого следует необходимость соблюдения следующих условий для применения этой нормы:
работодатель должен находиться в районе активных боевых действий;
самостоятельно определенный порядок ведения кадрового делопроизводства должен быть организован таким образом, чтобы обеспечить достоверный учет выполняемой работы и затрат на оплату труда.
Уже при решении вопроса о соответствии работодателя первому критерию возникают определенные проблемы. Так, пока отсутствует правовой акт, определяющий перечень районов активных боевых действий для целей данной нормы.
Существует перечень территориальных общин, расположенных в районе проведения военных (боевых) действий или находящихся во временной оккупации, окружении (блокировке), который время от времени обновляет Министерство по вопросам реинтеграции временно оккупированных территорий Украины и утверждает соответствующим приказом. Однако необходимо учитывать, что указанный перечень ведется с целью выплаты помощи на проживание внутренне перемещенным лицам и не связан с ведением кадрового делопроизводства.
Следует также помнить, что в Законе идет речь о районах проведения активных боевых действий и, соответственно, не все находящиеся во временной оккупации территории могут подпадать под такое определение.
Вероятно, что законодатель, при принятии этой нормы, преследовал цель возложить обязанность доказывания наличия активных боевых действий на определенной территории на стороны трудовых отношений. Поэтому мы считаем, что данное условие применения собственного порядка кадрового делопроизводства носит оценочный характер и должно определяться в каждой ситуации отдельно независимо от наличия таких территорий в перечне.
Другое условие, которое должен соблюдать работодатель при самостоятельном определении организации кадрового делопроизводства - обязанность обеспечения ведения достоверного учета выполняемой работником работы и учета затрат на оплату труда. Данная обязанность корреспондируется по ст. 30 Закона Украины «Об оплате труда».
Под этим условием понимается необходимость ведения табельного учета использования рабочего времени, необходимого для контроля над соблюдением установленного режима работы, расчетов заработной платы работников и получения информации об отработанном времени.
Ведение табельного учета рабочего времени регулируется приказом Госкомстата от 05.12.2008 №489 «Об утверждении типовых форм первичной учетной документации по статистике труда».
В свою очередь понятия и критерии «достоверности учета» не определены законодательством. Таким образом, достоверность учета представляет собой оценочное понятие, под которым, например, можно понимать отображение достаточной и точной информации или данных.
Считаем, что, в случае возникновения трудового спора для подтверждения соблюдения условия достоверности ведения учета, работодателю необходимо будет предоставить документы, на основании которых была внесена информация в табель учета использования рабочего времени. Например, приказы о принятии на работу, прекращении трудового договора; приказы о предоставлении отпуска; приказы о командировках; листки временной нетрудоспособности и т.д.
В условиях военного положения бизнесы нуждаются в разъяснениях по кадровым и налоговым вопросам, должны быть чувствительны к изменениям законодательства и надежности контрагентов. Чтобы быть уверенными в своих решениях, топ-команды заказывают LIGA360. Только в июне закажи на выгодных условиях.
На что следует обратить внимание работодателям
Общение и обмен кадровыми документами. В условиях военного положения процесс обмена документами, связанными с организацией трудовых отношений, является усложненным. Это связано с выездом некоторых работников в другие регионы Украины или за границу. В связи с этим процесс обмена кадровыми документами может быть организован в электронном формате. В частности, путем пересылки электронных документов с наложением электронной подписи.
Напоминаем! Электронный документ - документ, информация в котором зафиксирована в виде электронных данных, включая обязательные реквизиты документа (ст. 5 Закона Украины «Об электронных документах и электронном документообороте»). Для того, чтобы электронный документ имел такую же юридическую силу, как и бумажный документ, он должен быть составлен со всеми обязательными реквизитами и содержать электронную подпись, приравненную к собственноручной подписи в соответствии с Законом Украины «Об электронных доверительных услугах».
По действующему законодательству квалифицированная электронная подпись (далее КЭП) имеет такую же юридическую силу, как и собственноручная подпись, и имеет презумпцию ее соответствия собственноручной подписи. Это означает, что подписанное КЭП заявление работника или подписанный КЭП приказ работодателя приравнивается к бумажному документу и будет являться надлежащим доказательством в случае возникновения трудового спора.
Пока получение КЭП не является сложным процессом. Это можно бесплатно сделать онлайн.
Следует помнить, что обмен электронными документами должен быть четко урегулирован соответствующими внутренними актами предприятия. Это может быть трудовой/коллективный договор, в котором согласована соответствующая возможность или письменное согласие работника и работодателя по обмену официальными документами электронным способом. В таком случае подтверждением ознакомления будет факт обмена соответствующими электронными документами между работодателем и работником.
В последнее время распространен обмен кадровыми документами средствами электронной связи (электронной почтой, вайбером или другим мессенджером). Правомерен ли такой способ обмена документами - вопрос дискуссионный.
В случае возникновения трудового спора суд в каждом случае отдельно будет решать, является ли направление электронного письма или сообщение с файлом в мессенджере подтверждением волеизъявления работника в соответствии с нормами трудового законодательства.
Верховный Суд в постановлении от 03.12.2018 по делу № 686/21222/16-ц отмечает, что в соответствии с нормами трудового законодательства электронные письма, содержащие просьбы конкретного лица о предоставлении отпуска с последующим увольнением, не считаются надлежащим подтверждением такого волеизъявления. При отсутствии предварительного согласия сторон трудовых правоотношений на обмен официальными документами средствами электронной связи, такие документы должны подаваться в бумажной форме с оригинальной подписью автора документа, поскольку направление заявления средствами электронной связи не позволяет другой стороне установить настоящее волеизъявление заявителя.
Таким образом обмен документами средствами электронной связи несет риски возникновения дальнейшей конфликтной ситуации и разрешения трудового спора в пользу работника. Работодателям мы все же советовали бы вести кадровую документацию в бумажном виде или используя электронные документы с наложением электронной подписи.
Другие важные моменты
В своем комментарии Министерство экономики Украины обращает внимание, что с целью минимизации расходов кадровых, финансовых и временных ресурсов на ведение всего объема документации, касающейся кадровой работы, Законом Украины «Об организации трудовых отношений в условиях военного положения» предлагается работодателю самостоятельно определять порядок работы кадровых служб на предприятии, а также список кадровых документов, которые будут вестись на период военного положения.
В то же время, для соблюдения прав работников обязательным остается требование к работодателю относительно ведения достоверного учета выполненной работником работы и расходов на оплату труда.
Таким образом, законодательство не отменяет обязанности работодателя по ведению кадровых делопроизводственных процессов, а предусматривает возможность самостоятельно определять (1) порядок организации кадрового делопроизводства, (2) порядок работы кадровых служб, (3) перечень кадровых документов.
На период действия военного положения с целью упрощения ведения делопроизводственных процессов, которыми оформляются кадровые процедуры, работодатель может организовать ведение кадрового делопроизводства следующим образом:
Определить порядок и средства коммуникации между работниками и работодателем.
Утвердить внутренний акт (порядок/инструкцию), унифицируя ведение делопроизводства в условиях военного положения. Такой документ, например, может содержать список документов, ведение которых временно приостанавливается; порядок подачи/отправки заявлений; порядок ознакомления работников с приказами компании; порядок выдачи трудовых книг при увольнении и т.п.
Ожидаемые обновления законодательства
12 мая 2022 года Верховная Рада Украины приняла за основу с сокращением срока подготовки ко второму чтению проект Закона о внесении изменений в некоторые законы Украины по оптимизации трудовых отношений №7251 (далее - проект Закона), которым с целью оптимизации порядка взаимодействия между работником и работодателем, в частности, предложено внести изменения в порядок документооборота по трудовым отношениям на время военного положения.
Проектом Закона предусматривается: На время объявления военного или чрезвычайного положения все сообщения и документы по вопросам трудовых отношений, приказы (распоряжения) владельца или уполномоченного им органа могут производиться и вестись в электронной форме с использованием технических средств электронных коммуникаций или путем отправки электронных носителей, на которых записан этот документ, согласно законодательству в сфере электронного документооборота.
Ранее это было возможно исключительно в случае, если стороны согласовали средства электронной связи в трудовом договоре и обменялись электронными документами (ст. 29 КЗоТ) или при наличии между работником и работодателем письменного согласия обмена официальными документами средствами электронной связи.
Таким образом, принятие указанных изменений упростит достаточную зарегулированность трудовых процедур, что облегчит ведение кадрового делопроизводства на период военного положения. Следует отметить, что после окончания или отмены военного положения такие положения автоматически утратят силу.
Среди прочего, проектом Закона предлагается разрешить осуществление внеплановых мер государственного контроля за соблюдением законодательства о труде юридическими лицами независимо от формы собственности, вида деятельности, хозяйствования, и физическими лицами, использующими наемный труд, в части соблюдения требований Закона Украины «Об организации трудовых отношений в условиях военного положения» от 15.03.2022 № 2136-IX, а также по вопросам выявления неоформленных трудовых отношений и прекращения трудового договора. Это, в свою очередь, позволит контролировать бизнес в части соблюдения законодательства о труде.
Вывод. В первые дни введения военного положения на территории Украины у работодателей возникало немало вопросов о переформатировании отношений с работниками. В течение 3-х месяцев было принято немало изменений в законодательство Украины о труде, оптимизация которого продолжается. Пока универсального способа обмена кадровыми документами нет. С учетом всех законодательных требований каждый работодатель должен определить порядок документального сопровождения трудовых отношений на период военного положения.
Считаем, что ожидаемые обновления законодательства об упрощении ведения кадровых процедур, безусловно, позволят обеспечить быстрый и беспрепятственный обмен кадровыми документами на период военного положения.
Хочешь получать разъяснения относительно "горячих" кадровых тем, аналитику и экспертные консультации? Попробуй LIGA360:HR-менеджер. Только избранная информация и минимум времени на поиск.
