Никаких особых условий хранения трудовых книжек работников правовой режим военного положения не определяет. Изменений по этому поводу законодательство не содержит. Хранить трудовые книжки работников должно предприятие. Выдавать трудовую книжку нужно обязательно только в случае, если работник увольняется. Это предусматривает п. 3 постановления Кабмина от 27.04.1993 года № 301.
Работник должен поставить подпись о получении трудовой книжки:
- в личной карточке (типичная форма № П-2, утвержденная приказом Госкомстата и Минобороны от 25.12.2009 № 495/656;
- в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Основание - пункт 7.1 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной приказом Минтруда, Минюсту и Минсоцзащиты от 29.07.1993 года № 58.
Ответственность за организацию ведения учета, хранения и выдачу трудовых книжек возложена на руководителя предприятия.
Законом Украины "О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины относительно учета трудовой деятельности работника в электронной форме" предусмотрены новые правила учета трудовой деятельности работника с 10.06.2021 - . введен электронный учет трудовой деятельности.
После того, как Пенсионный фонд Украины завершит работы относительно включения сведений о трудовой деятельности работников в реестр застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования, трудовые книжки выдаются работникам лично под подпись. Эти работы должны быть выполнены в течение 5 лет (до 10.06.2026). Работодатель на портале электронных услуг Пенсионного фонда Украины вносит данные в разделе "Сведения о трудовых отношениях работника" о наемном работнике и загружает сканируемые цветные копии всех страниц трудовой книжки в хронологическом порядке и соответствующих документов, которые также подтверждают стаж (это могут быть также документы о получении образования, свидетельство о рождении ребенка (для женщин), военный билет и тому подобное). После представления работодателем необходимых данных и загрузки документов, Пенсионный фонд Украины проводит проверку и в случае отсутствия замечаний бумажная версия становится ненужной, и будет храниться у работника или вестись параллельно с электронной версией, если этого пожелает работник.
В соответствии со ст.48 КЗоТ с 10.06.2021 учет трудовой деятельности работника осуществляется в электронной форме, трудовая книжка хранится у работника, а обязанность работодателя вносить записи в трудовую книжку только по требованию работника.
Как можно действовать в условиях военного положения?
Государственная служба Украины по вопросам труда в своих разъяснениях от 17.06.2021 указывает, что "выдавать работникам трудовые книжки, которые хранятся у работодателя, оснований нет. В то же время, отсутствуют основания отказать работнику в выдаче такой трудовой книжки по его требованию. Такое требование желательно оформить в виде заявления".
В случае выдачи трудовой книжки работнику по его требованию, работодатель снимает с себя ответственность за хранение трудовой книжки. Делается это в интересах работника, который может из-за опасность изменить местожительство, выехать, устроиться по срочному трудовому договору по совместительству и тому подобное. И лучше, если трудовая книжка будет на руках.
Правильно сделать это по такому алгоритму:
1) работник пишет заявление с просьбой выдать ему трудовую книжку с обоснованием необходимости такой выдачи;
2) заводится дополнительный журнал учета временно выданных трудовых книжек (произвольной формы), где работник расписывается в получении и возврате книги.
Кроме того, согласно ст.7 Закону Украины "Об организации трудовых отношений в условиях военного положения" в случае нахождения предприятия в районе активных боевых действий, работодатель самостоятельно решает вопрос хранения кадровых документов и может принимать решение о выдаче трудовых книжек работникам под роспись. Перечень территориальных общин, которые расположенные в районе проведения военных (боевых) действий или которые находятся во временной оккупации, окружении (блокировании) утверждается приказом Министерства по вопросам реинтеграции временно оккупированных территорий Украины (ознакомиться с перечнем можно на официальном сайте по ссылке.
Следовательно, выдача трудовой книжки на руки осуществляется с целью ее сохранения, ведь в условиях войны никто ничего гарантировать не может. Работодатель не может принудительно выдать трудовую книжку на руки против желания самого работника. Но в случае уничтожения трудовой книжки из-за боевых действий работник получит немало хлопот относительно возобновления данных при выходе на пенсию, а работодатель вряд ли понесет ответственность.
По материалам Центра по предоставлению безоплатной правовой помощи
Желаете минимизировать кадровые риски для своей компании? Попробуйте ІТ-платформу LIGA360:HR. Узнавайте первыми об изменениях трудового законодательства, контролируйте отзывы о бренде работодателя, проверяйте надежность кандидатов и сотрудников. Детали по ссылке.
