Вы удивитесь, но далеко не в каждой компании внедрена система ключевых показателей эффективности. Очень часто наши сотрудники не имеют понимания собственной эффективности и не могут ответить на вопрос, какой результат они создают, а тем более его не измеряют.
В итоге мы получаем много «деланья» ради «деланья», а платить заработную плату хочется за результат, не так ли?
Как же выстроить рабочую систему эффективных показателей, чтобы она была простой, понятной, реальной и приносила результат?
ЭТАП №1.
Выделите стратегические цели компании на определенный период.
Например, выпуск на рынок нового продукта, масштабирование компании, увеличение производственных мощностей и т.д. Здесь речь идет о глобальных целях, которые необходимы для развития и процветания вашей компании.
Цели должны иметь свое выражение в количественных и качественных показателях.
ЭТАП №2.
Составьте план задач для каждого подразделения вашей компаний, который будет способствовать достижению целей и отвечать на вопрос, что необходимо для этого.
Определите результат (продукт) каждой задачи и установите тайминги.
ЭТАП №3.
Внутри каждого подразделения текущий план задач разбивается на подзадачи и делится между сотрудниками. Назначаются ответственные лица за реализацию.
Один из ключевых показателей, в данном случае, может выглядеть, как соотношение выполненных задач (реализованных продуктов) к запланированным.
Порядок действий по определению KPI в разрезе каждой должности.
У каждой должности должно быть свое описание, которое подразумевает набор ценных функций для достижений целей компании.
Любая деятельность имеет свою последовательность. Любая функция имеет свой продукт. Продукт выражается в количественном и качественном показателе и отображает эффективность специалиста.
Ключевым показателем эффективности является результат, за который вы готовы платить заработную плату сотруднику! Т.е. это то, что ценно для вас здесь и сейчас на этапе развития вашей компании.
Для того, чтобы увидеть наглядно, возьмем простой и понятный пример выделения ключевых показателей для должности менеджера по продажам:
Функция = продукт = ключевой показатель эффективности
Функция: Увеличение базы клиентов = Продукт: количество найденных новых клиентов, выразивших согласие на приобретение услуги = Ключевой показатель эффективности = 5 новых клиентов.
Функция: Контроль дебиторской задолженности = Продукт: своевременно полученная постоплата = Ключевой показатель эффективности: дебиторская задолженность не превышает нормы 10%.
Функция: Выполнение плана продаж = Продукт: деньги в кассе = Ключевой показатель эффективности: 500 000грн.
Прописав все функции под любую должность по такому принципу, вам сразу станет понятно, какие показатели имеют существенное значение, а какие являются вспомогательными, но на них тоже следует смотреть для своевременного контроля и изменения ситуации, чтобы достигнуть цели.
Именно по такому принципу мы работаем с компаниями, когда реализовываем проект по построению системы KPI.
На основании данных показателей выстраивается система оплаты труда, где каждый из показателей имеет свой удельный вес и в соответствии с ним распределяется переменная часть заработной платы.
Рассмотрим второй пример для должности юриста:
Функция = продукт = ключевой показатель эффективности
Функция: Ведение договорной работы = Продукт: Согласованные и подписанные договора с клиентами = Ключевой показатель эффективности: 10 согласованных и подписанных договоров.
Почему ответственность за подписание договоров, на мой взгляд, должна лежать на юристе, а не на менеджере по продажам?
Многие компании до сих пор смешивают зоны ответственности, и менеджер по продажам выполняет функционал и юриста и маркетолога и т.д.
Отвлекая продавцов от продажи, вы теряете потенциальный доход. Поэтому мы всегда рекомендуем тщательно пересмотреть функционал, чтобы каждый занимался своим делом и производил свой продукт.
Почему именно 10 согласованных и подписанных договоров? Норма может определяться на основании анализа прошлых периодов + потребность, согласно плану развития компании.
Например, для того, чтобы заработать 500 000грн., если у вас фиксированная стоимость услуги, допустим, 50 000грн. Вам необходимо заключить 10 договоров. Здесь все понятно.
Или же вы можете присвоить балловую систему, за каждый заключенный договор в зависимости от его сложности, типовой или нетиповой договор и т.д.
Функция: Подготовка и реализация исков по задолженностям = Продукт: Выигранные иски = Ключевой показатель эффективности: Сумма к возврату, по выигранным искам.
Так же показателем эффективной работы юриста может быть балловая система, согласно составленному чек-листу и присвоенным баллам за ценные функции.
Например,
|
Перечень функций |
Баллы |
|
Заключенные типовые договора и дополнительные соглашения, включая договора подряда (за каждый заключенный договор/дополнительное соглашение) |
2 |
|
Согласованные с клиентом нетиповые договора (за каждый заключенный договор) |
4 |
|
Разработанные новые договора (за каждый новый разработанный договор) |
2 |
|
Со всеми сотрудниками подписаны NDA и договора о сохранности ТМЦ |
1 |
|
Все договора занесены в реестр и фактически находятся в офисе |
2 |
|
На собраниях регулярно происходит информирование сотрудников по всем изменениям в законодательстве |
2 |
|
На все запросы соответствующих органов были подготовлены и направлены ответы (за ответ на каждое письмо, претензию) |
2 |
|
Подготовлены и своевременно поданы в суд все процессуальные документы (за каждый документ) |
3 |
|
Все контрагенты проверены (за каждого проверенного контрагента) |
1 |
|
ИТОГО: |
|
Пример балловой системы расчета эффективности для должности главного бухгалтера:
|
Перечень функций |
Баллы |
|
Заполненный и своевременно предоставленный финансовый прогноз |
10 |
|
Заполненный и своевременно предоставленный отчет за предыдущую неделю |
10 |
|
Количество произведенных платежей, соответствующих регламенту. Каждый платеж – 1 балл. |
1 |
|
Своевременно предоставленная корректная ведомость по заработной плате |
10 (1 ошибка минус 1 балл) |
|
Своевременно перечисленные заработные платы |
10 |
|
Своевременно поданная отчетность в налоговую |
10 |
|
Количество проведенных кассовых операций |
1 операция – 1 балл |
Этот список у каждого индивидуален и зависит от того, какие задачи решает эта должность в вашей компании.
Еще одним наиболее легким определением ключевых показателей для подобных должностей, является соотношения количества выполненных задач к поставленным. Для этого у вас должна быть внедрена система, в которой фиксируются задачи и тайминги.
Показатели эффективности меняются и зависят от того, что ценного может принести должность здесь и сейчас в этот период времени.
Рекомендуется устанавливать не более 3-4 ключевых показателя для должности, из которых один является определяющим, т.е. главным.
Периоды измерения показателей эффективности
Кто-то использует недельный цикл, кто-то месячный, есть квартальный, полугодичный и годичный. Не все показатели можно измерять быстро, есть более глобальные ценные задачи, на реализацию которых уходит много времени, соответственно это тоже необходимо учитывать.
Ниже пример показателей для некоторых должностей:
|
Должность |
Показатели |
|
Исполнительный директор |
- Чистая прибыль компании. - Количество выполненных задач по стратегическим программам в установленный срок.
|
|
Директор по персоналу |
- Продуктивный персонал. За основу берется один ключевой показатель каждой должности. Далее выводится процентное соотношение сотрудников, выполняющих данный показатель, к общему количеству персонала в компании. - Выполненный план подбора. - Количество сотрудников, успешно прошедших испытательный срок. |
|
Руководитель отдела обучения |
- Количество набранных баллов по программам обучения. - Количество сотрудников с высокой успеваемостью. - Валовая прибыль в разрезе каждого сотрудника компании. - Количество выполненных задач по разработке новых программ обучения. |
|
Руководитель отдела продаж |
- Выполненный план продаж по новым клиентам. - Выполненный план по расширению активной клиентской базы. - Выполненный план по дебиторской задолженности. - Выполненный план по продаже приоритетных торговых марок. - Выполненный плен по распродаже неликвидного товара и т.д. |
|
Финансовый директор |
- Соотношение валового дохода к плановым расходам компании. - Просроченная кредиторская задолженность. - Сумма активов компании. |
|
Руководитель технического отдела |
- Доход от текущих клиентов. - Количество выполненных задач в срок по предоставлению продукта компании. - Качество предоставленного продукта. |
|
Маркетолог |
- Количество целевых откликов, полученных от рекламных кампаний. - Количество выполненных задач по запуску рекламных кампаний согласно установленному плану. |
|
Менеджер по сопровождению клиентов |
- Количество баллов набранных за оформление накладных. (устанавливается балл за объем позиций в накладной). - Сумма продаж в телефонном режиме. - Балл за соблюдение стандартов телефонных коммуникаций. |
Как внедрять?
- Выделяем показатели, эффективности за которые мы готовы платить заработную плату.
- Определяем принцип расчета.
- Определяем источники, из которых мы будем получать данные.
- Разрабатываем или дорабатываем соответствующую отчетность, где будут консолидироваться данные.
- Пишем разъясняющие инструкции.
- Определяем механизм выборочной проверки на соответствие полученных данных.
- Проводим соответствующий инструктаж.
- Запускаем пилотный проект.
- Анализируем результаты и внедряем на постоянной основе.
Подводя итоги, хочется все же сделать акцент на слове «система».
Система – это взаимосвязь элементов. Соответственно для того, чтобы достигнуть общей цели, все KPI должны иметь взаимосвязь. Например, маркетолог отвечает за количество полученных откликов, чтобы у продавца были контакты клиентов для осуществления продажи. Продавец отвечает за выполнение плана продаж. Юрист отвечает за согласование условий договора и его подписание, чтобы продажа состоялась. Финансовый отдел контролирует поступление денег, которые распределяет по фондам. HR отвечает за наличие необходимого количества эффективных сотрудников для того, чтобы было кому производить продукты в каждом отделе и т.д.
Мы всегда учитываем это, выстраивая систему в компании владельца. Если вы хотите достичь более высоких результатов, чтобы в вашей компании работали продуктивные люди, осознающие, что они получают заработную плату за результат, воспользуйтесь данным инструментом и процветайте!
15 лет экспертизы в области найма, обучения и управления персоналом
