Система KPI на предприятии
16.40, 7 июля 2020
478
0
Автор: Мария Дячук, основатель международной рекрутинговой компании ATIKON
Как управлять эффективностью и мотивировать

Насколько успешно работает мой бизнес? Насколько эффективны сотрудники в моей компании? Как управлять эффективностью и мотивировать достигать больших результатов?

Вы удивитесь, но далеко не в каждой компании внедрена система ключевых показателей эффективности. Очень часто наши сотрудники не имеют понимания собственной эффективности и не могут ответить на вопрос, какой результат они создают, а тем более его не измеряют.

В итоге мы получаем много «деланья» ради «деланья», а платить заработную плату хочется за результат, не так ли?

Для технического отслеживания и постоянного мониторинга бренда компании в сети рекомендуем обратить внимание на ролевое место HRа в системе LIGA360. IT-экосистема представляет собой единое рабочее пространство для всей команды, в том числе для работы удаленно. Набор инструментов для мониторинга трудового законодательства, со всеми новациями и экспертными комментариями, а также модуль системы аналитики и мониторинга медиа-пространства Semantrum для отслеживания упоминаний бренда и отзывов о компании.

Как же выстроить рабочую систему эффективных показателей, чтобы она  была простой, понятной, реальной и приносила результат?

ЭТАП №1.

Выделите стратегические цели компании на определенный период.

Например, выпуск на рынок нового продукта,  масштабирование компании, увеличение производственных мощностей и т.д.  Здесь речь идет о глобальных целях, которые необходимы для развития и процветания вашей компании.

Цели должны иметь свое выражение в количественных и качественных показателях.

ЭТАП №2.

Составьте план задач для каждого подразделения вашей компаний, который будет способствовать достижению  целей и отвечать на вопрос, что необходимо для этого.

Определите результат (продукт) каждой задачи и установите тайминги.

ЭТАП №3.

Внутри каждого подразделения текущий план задач разбивается на подзадачи и делится между сотрудниками. Назначаются ответственные лица за реализацию.

Один из ключевых показателей, в данном случае, может выглядеть, как соотношение выполненных задач (реализованных продуктов) к запланированным.

Анализ и мониторинг контрагента в режиме 24/7
Получать информацию о юридических, физических лицах и ФЛП можно в автоматическом режиме

Порядок действий по определению KPI в разрезе каждой должности.

У каждой должности должно быть свое описание, которое подразумевает набор ценных функций для достижений целей компании.

Любая деятельность имеет свою последовательность. Любая функция имеет свой продукт. Продукт выражается в количественном и качественном показателе и отображает эффективность специалиста.

Ключевым показателем эффективности является результат, за который вы готовы платить заработную плату сотруднику! Т.е. это то, что ценно для вас здесь и сейчас на этапе развития вашей компании.

Для того, чтобы увидеть наглядно, возьмем простой и понятный пример выделения ключевых показателей для должности менеджера по продажам:

Функция = продукт =  ключевой показатель эффективности

Функция: Увеличение базы клиентов = Продукт: количество найденных новых клиентов, выразивших согласие на приобретение услуги = Ключевой показатель эффективности = 5 новых клиентов.

Функция: Контроль дебиторской задолженности = Продукт: своевременно полученная постоплата = Ключевой показатель эффективности: дебиторская задолженность не превышает нормы 10%.

Функция: Выполнение плана продаж = Продукт: деньги в кассе = Ключевой показатель эффективности: 500 000грн.

Прописав все функции под любую должность по такому принципу, вам сразу станет понятно, какие показатели имеют существенное значение, а какие являются вспомогательными, но на них тоже следует смотреть для своевременного контроля и изменения ситуации, чтобы достигнуть цели.

Именно по такому принципу мы работаем с компаниями, когда реализовываем проект по построению системы KPI.

На основании данных показателей выстраивается система оплаты труда, где каждый из показателей имеет свой удельный вес и в соответствии с ним распределяется переменная часть заработной платы.

Рассмотрим второй пример для должности юриста:

Функция = продукт =  ключевой показатель эффективности

Функция: Ведение договорной работы = Продукт: Согласованные и подписанные договора с клиентами = Ключевой показатель эффективности: 10 согласованных и подписанных договоров.

Почему ответственность за подписание договоров, на мой взгляд, должна лежать на юристе, а не на менеджере по продажам?

Многие компании до сих пор смешивают зоны ответственности, и менеджер по продажам выполняет функционал и юриста и маркетолога и т.д.

Отвлекая продавцов от продажи, вы теряете потенциальный доход. Поэтому мы всегда рекомендуем тщательно пересмотреть функционал, чтобы каждый занимался своим делом и производил свой продукт.

Почему именно 10 согласованных и подписанных договоров? Норма может определяться на основании анализа прошлых периодов + потребность, согласно плану развития компании.

Например, для того, чтобы заработать 500 000грн., если у вас фиксированная стоимость услуги, допустим, 50 000грн. Вам необходимо заключить 10 договоров. Здесь все понятно.

Или же вы можете присвоить балловую систему, за каждый заключенный договор в зависимости от его сложности, типовой или нетиповой договор и т.д.

Функция: Подготовка и реализация исков по задолженностям = Продукт: Выигранные иски = Ключевой показатель эффективности: Сумма к возврату, по выигранным искам.

Так же показателем эффективной работы юриста может быть балловая система, согласно составленному чек-листу и присвоенным баллам за ценные функции.

Например,

Перечень функций

Баллы

Заключенные типовые договора и дополнительные соглашения, включая договора подряда (за каждый заключенный договор/дополнительное соглашение)

2

Согласованные с клиентом нетиповые договора  (за каждый заключенный договор)

4

Разработанные новые договора (за каждый новый разработанный договор)

2

Со всеми сотрудниками подписаны NDA и договора о сохранности ТМЦ

1

Все договора занесены в реестр и фактически находятся в офисе

2

На собраниях регулярно происходит информирование сотрудников по всем изменениям в законодательстве

2

На все запросы соответствующих органов были подготовлены и направлены ответы (за ответ на каждое письмо, претензию)

2

Подготовлены и своевременно поданы в суд все процессуальные документы (за каждый документ)

3

Все контрагенты проверены (за каждого проверенного контрагента)

1

ИТОГО:

Пример балловой системы расчета эффективности для должности главного бухгалтера:

Перечень функций

 

Баллы

Заполненный и своевременно предоставленный финансовый прогноз

10

Заполненный и своевременно предоставленный отчет за предыдущую неделю

10

Количество произведенных платежей, соответствующих регламенту. Каждый платеж – 1 балл.

1

Своевременно предоставленная корректная ведомость по заработной плате

10

(1 ошибка минус 1 балл)

Своевременно перечисленные заработные платы

10

Своевременно поданная отчетность в налоговую

10

Количество проведенных кассовых операций

1 операция – 1 балл

Этот список у каждого индивидуален и зависит от того, какие задачи решает эта должность в вашей компании.

Еще одним наиболее легким определением ключевых показателей для подобных должностей, является соотношения количества выполненных задач к поставленным. Для этого у вас должна быть внедрена система, в которой фиксируются задачи и тайминги.

Показатели эффективности меняются и зависят от того, что ценного может принести должность здесь и сейчас в этот период времени.

Рекомендуется устанавливать не более 3-4 ключевых показателя для должности, из которых один является определяющим, т.е. главным.

Читайте нас в соцсетях
Подпишитесь, чтобы быть в курсе всех бизнес-новостей

Периоды измерения показателей эффективности

Кто-то использует недельный цикл, кто-то месячный, есть квартальный, полугодичный и годичный. Не все показатели можно измерять быстро, есть более глобальные ценные задачи, на реализацию которых уходит много времени, соответственно это тоже необходимо учитывать.

Ниже пример показателей для некоторых должностей:

Должность

Показатели

Исполнительный директор

- Чистая прибыль компании.

- Количество выполненных задач по стратегическим программам в установленный срок.

 

Директор по персоналу

- Продуктивный персонал.

За основу берется один ключевой показатель каждой должности. Далее выводится процентное соотношение сотрудников, выполняющих данный показатель, к общему количеству персонала в компании.

- Выполненный план подбора.

- Количество сотрудников, успешно прошедших испытательный срок.

Руководитель отдела обучения

- Количество набранных баллов по программам обучения.

- Количество сотрудников с высокой успеваемостью.

- Валовая прибыль в разрезе каждого сотрудника компании.

- Количество выполненных задач по разработке новых программ обучения.

Руководитель отдела продаж

- Выполненный план продаж по новым клиентам.

- Выполненный план по расширению активной клиентской базы.

- Выполненный план по дебиторской задолженности.

- Выполненный план по продаже приоритетных торговых марок.

- Выполненный плен по распродаже неликвидного товара и т.д.

Финансовый директор

- Соотношение валового дохода к плановым расходам компании.

- Просроченная кредиторская задолженность.

- Сумма активов компании.

Руководитель технического отдела

- Доход от текущих клиентов.

- Количество выполненных задач в срок по предоставлению продукта компании.

- Качество предоставленного продукта.

Маркетолог

- Количество целевых откликов, полученных от рекламных кампаний.

- Количество выполненных задач по запуску рекламных кампаний согласно установленному плану.

Менеджер по сопровождению клиентов

- Количество баллов набранных за оформление накладных.

(устанавливается балл за объем позиций в накладной).

- Сумма продаж в телефонном режиме.

- Балл за соблюдение стандартов телефонных коммуникаций.

Как внедрять?

  1. Выделяем показатели, эффективности за которые мы готовы платить заработную плату.
  2. Определяем принцип расчета.
  3. Определяем источники, из которых мы будем получать данные.
  4. Разрабатываем или дорабатываем соответствующую отчетность, где будут консолидироваться данные.
  5. Пишем разъясняющие инструкции.
  6. Определяем механизм выборочной проверки на соответствие полученных данных.
  7. Проводим соответствующий инструктаж.
  8. Запускаем пилотный проект.
  9. Анализируем результаты и внедряем на постоянной основе.

Подводя итоги, хочется все же сделать акцент на слове «система».

Система – это взаимосвязь элементов. Соответственно для того, чтобы достигнуть общей цели, все KPI должны иметь взаимосвязь. Например, маркетолог отвечает за количество полученных откликов, чтобы у продавца были контакты клиентов для осуществления продажи. Продавец отвечает за выполнение плана продаж. Юрист отвечает за согласование условий договора и его подписание, чтобы продажа состоялась. Финансовый отдел контролирует поступление денег, которые распределяет по фондам. HR отвечает за наличие необходимого количества эффективных сотрудников для того, чтобы было кому производить продукты в каждом отделе и т.д.

Мы всегда учитываем это, выстраивая систему в компании владельца. Если вы хотите достичь более высоких результатов, чтобы в вашей компании работали продуктивные люди, осознающие, что они получают заработную плату за результат, воспользуйтесь данным инструментом и процветайте!

Мария Дячук, основатель международной рекрутинговой компании ATIKON

15 лет экспертизы в области найма, обучения и управления персоналом

Подпишитесь на рассылку
Главные новости и аналитика для вас по будням

Подпишитесь на рассылку
Главные новости и аналитика для вас по будням

Похожие новости

Ця сторінка також доступна для перегляду українською мовою

Перейти до україніської версії сайту