Наскільки успішно працює мій бізнес? Наскільки ефективні співробітники в моїй компанії? Як управляти ефективністю і мотивувати досягати великих результатів?
Ви здивуєтеся, але далеко не в кожній компанії впроваджена система ключових показників ефективності. Дуже часто наші співробітники не мають розуміння власної ефективності і не можуть відповісти на питання, який результат вони створюють, а тим більше його не вимірюються.У підсумку ми отримуємо багато дій заради дій, а платити заробітну плату хочеться за результат, чи не так?
Як же побудувати робочу систему ефективних показників, щоб вона була простою, зрозумілою, реальної і приносила результат?
ЕТАП №1. Виділіть стратегічні цілі компанії на певний період. Наприклад, впровадження на ринок нового продукту, масштабування компанії, збільшення виробничих потужностей і т.д. Тут мова йде про глобальні цілі, які необхідні для розвитку і процвітання вашої компанії. Цілі повинні мати своє вираження в кількісних і якісних показниках.
ЕТАП №2. Складіть план завдань для кожного підрозділу вашої компаній, який буде сприяти досягненню цілей і відповідати на питання, що необхідно для цього.Визначте результат (продукт) кожного завдання і встановіть терміни.
ЕТАП №3. Усередині кожного підрозділу поточний план завдань розбивається на підзадачі і ділиться між співробітниками. Призначаються відповідальні особи за реалізацію. Один з ключових показників, в даному випадку, може виглядати, як співвідношення виконаних завдань (реалізованих продуктів) до запланованих.
Порядок дій по визначенню KPI в розрізі кожної посади
У кожної посади має бути свій опис, мається на увазі набір цінних функцій для досягнення цілей компанії.
Будь-яка діяльність має свою послідовність.
Будь-яка функція має свій продукт. Продукт виражається в кількісному і якісному показниках і відображає ефективність спеціаліста.
Ключовим показником ефективності є результат, за який ви готові платити заробітну плату співробітнику! Тобто це те, що є цінним для вас тут і зараз на етапі розвитку вашої компанії.
Для того, щоб побачити наочно, візьмемо простий і зрозумілий приклад виділення ключових показників для посади менеджера з продажу:
Функція = продукт = ключовий показник ефективності
Функція: Збільшення бази клієнтів = Продукт: кількість знайдених нових клієнтів, які висловили згоду на придбання послуги = Ключовий показник ефективності = 5 нових клієнтів.
Функція: Контроль дебіторської заборгованості = Продукт: своєчасно отримана постоплата = Ключовий показник ефективності: дебіторська заборгованість не перевищує норми 10%
Функція: Виконання плану продажів = Продукт: гроші в касі = Ключовий показник ефективності: 500 000грн.
Прописавши всі функції під будь-яку посаду за таким принципом, вам відразу стане зрозуміло, які показники мають істотне значення, а які допоміжні, але на них теж слід дивитися для своєчасного контролю та зміни ситуації, щоб досягти мети. Саме за таким принципом ми працюємо з компаніями, коли реалізовуємо проект з побудови системи KPI. На підставі даних показників вибудовується система оплати праці, де кожен з показників має свою питому вагу і відповідно до нього розподіляється змінна частина заробітної плати..
Розглянемо другий приклад для посади юриста:
Функція = продукт = ключовий показник ефективності
Функція: Ведення договірної роботи = Продукт: Узгоджені і підписані договори з клієнтами = Ключовий показник ефективності: 10 узгоджених і підписаних договорів. Чому відповідальність за підписання договорів, на мій погляд, повинна лежати на юристі, а не на менеджері з продажу?Багато компаній до сих пір змішують зони відповідальності, і менеджер з продажу виконує функціонал і юриста, і маркетолога і т.д.Відволікаючи продавців від того, чим вони повинні дійсно займатися, а саме продавати, ви втрачаєте потенційний дохід. Тому ми завжди рекомендуємо ретельно переглянути функціонал, щоб кожен займався своєю справою і виробляв свій продукт. Чому саме 10 узгоджених і підписаних договорів? Норма може визначатися на підставі аналізу минулих періодів + потреба, згідно з планом розвитку компанії.Наприклад, для того, щоб заробити 500 000грн., якщо у вас фіксована вартість послуги, наприклад 50 000грн. Вам необхідно укласти 10 договорів. Тут все зрозуміло. Або ж ви можете привласнити балову систему, за кожен укладений договір в залежності від його складності, типовий або нетиповий і т.д.
Функція: Підготовка і реалізація позовів по заборгованостях = Продукт: Виграні позови = Ключовий показник ефективності: Сума до повернення, за виграними позовами. Так само показником ефективної роботи юриста може бути бальна система, відповідно до складеного чек-листу з привласненими балами за цінні функції.
Наприклад,
|
Перелік функцій |
Бали |
| Погодженні типові договори і додаткові угоди, включаючи договори підряду (за кожен укладений договір / додаткова угода) |
2 |
| Узгоджені з клієнтом нетипові договори (за кожен укладений договір) |
4 |
| Розроблені нові договори (за кожен новий розроблений договір) |
2 |
| З усіма співробітниками підписані NDA і договори про збереження ТМЦ |
1 |
| Всі договори занесені до реєстру і фактично знаходяться в офісі |
2 |
| На зборах регулярно відбувається інформування співробітників по всім змінам в законодавстві |
2 |
| На всі запити відповідних органів, було підготовлена і направлена відповідь (за відповідь на кожен лист, претензію) |
2 |
| Підготовлені та вчасно подані до суду всі процесуальні документи (за кожен документ) |
3 |
| Всі контрагенти перевірені (за кожного перевіреного контрагента) |
1 |
|
КІЛЬКІСТЬ БАЛІВ: |
|
Приклад системи балів для розрахунку ефективності для посади головного бухгалтера:
|
Перелік функцій |
Бали |
| Заповнений і своєчасно наданий фінансовий прогноз |
10 |
| Заповнений і своєчасно наданий звіт за попередній тиждень |
10 |
| Кількість проведених платежів, відповідних регламенту. Кожен платіж - 1 бал. |
1 |
| Своєчасно надана коректна відомість по заробітній платі |
10 (1 помилка - 1 бал) |
| Своєчасно перераховані заробітні плати |
10 |
| Своєчасно подана звітність в податкову |
10 |
| Кількість проведених касових операцій |
1 операція – 1 бал |
Цей список у кожного індивідуальний і залежить від того, які завдання вирішує ця посада у вашій компанії.
Ще одним найбільш легким визначенням ключових показників для подібних посад, є співвідношення кількості виконаних завдань до поставлених. Для цього у вас повинна бути впроваджена система, в якій фіксуються завдання і таймінги.
Показники ефективності змінюються і залежать від того, що цінного може принести посада тут і зараз в цей період часу.
Рекомендується встановлювати не більше 3-4 ключових показників для посади, з яких один є визначальним, тобто головним.
Періоди вимірювання показників ефективності
Хтось використовує тижневий цикл, хтось місячний, є квартальний, піврічний і річний. Не всі показники можна вимірювати швидко, є більш глобальні цінні завдання, на реалізацію яких йде багато часу, відповідно це теж необхідно враховувати.
Нижче приклад показників для деяких посад:
|
Посада |
Показники |
| Виконавчий директор
|
- Чистий прибуток компанії. - Кількість виконаних завдань по стратегічним програмам у встановлений термін. |
|
Директор з персоналу |
- Продуктивний персонал.За основу береться найголовніший ключовий показник кожної посади. Далі виводиться процентне співвідношення співробітників, що виконують даний показник, до загальної кількості персоналу в компанії. - Виконаний план підбору.- Кількість працівників, які успішно пройшли випробувальний термін.
|
|
Керівник відділу навчання |
- Кількість набраних балів за програмами навчання. - Кількість працівників з високою успішністю. - Валовий прибуток в розрізі кожного співробітника компанії. - Кількість виконаних завдань з розробки нових програм навчання.
|
|
Керівник відділу продаж |
- Виконаний план продажів по новим клієнтам. - Виконаний план по розширенню активної клієнтської бази. - Виконаний план по дебіторської заборгованості. - Виконаний план по продажу пріоритетних торгових марок. - Виконаний план з розпродажу неліквідного товару і т.д. |
|
Фінансовий директор |
- Співвідношення валового доходу до планових витрат компанії. - Прострочена кредиторська заборгованість. - Сума активів компанії. |
|
Керівник технічного відділу |
- Дохід від поточних клієнтів. - Кількість виконаних завдань в строк з надання продукту клієнту. - Якість наданого продукту. |
|
Маркетолог |
- Кількість цільових відгуків, отриманих від рекламних кампаній. - Кількість виконаних завдань по запуску рекламних кампаній відповідно до встановленого плану. |
|
Менеджер з супроводу клієнтів |
- Кількість балів набраних за оформлення накладних.(Встановлюється бал за обсяг позицій в накладній). - Сума продажів в телефонному режимі.- Бал за дотримання стандартів телефонних комунікацій. |
Як впроваджувати?
- Виділяємо показники ефективності за які ми готові платити заробітну плату.
- Визначаємо принцип розрахунку.
- Визначаємо джерела, з яких ми будемо отримувати дані.
- Розробляємо або допрацьовуємо відповідну звітність, де будуть фіксуватись данні.
- Пишемо пояснюючи інструкції.
- Визначаємо механізм вибіркової перевірки на відповідність отриманих даних.
- Проводимо відповідний інструктаж.
- Запускаємо пілотний проект.
- Аналізуємо результати і впроваджуємо на постійній основі.
Підводячи підсумки, хочеться все ж зробити акцент на слові «система».
Система - це взаємозв'язок елементів. Відповідно для того, щоб досягти спільної мети, всі KPI повинні мати взаємозв'язок. Наприклад, маркетолог відповідає за кількість отриманих відгуків, щоб у продавця були контакти клієнтів для здійснення продажу. Продавець відповідає за виконання плану продажів. Юрист відповідає за узгодження умов договору і його підписання, щоб продаж відбувся. Фінансовий відділ контролює надходження грошей, які розподіляє по фондам. HR відповідає за наявність необхідної кількості ефективних співробітників для того, щоб було кому виробляти продукти в кожному відділі і т.д.
Ми завжди враховуємо це, вибудовуючи систему в компанії власника. Якщо ви хочете досягти більш високих результатів, щоб у вашій компанії працювали продуктивні люди, які усвідомлюють, що вони отримують заробітну плату за результат, скористайтеся даним інструментом і нехай ваша компанія процвітає!
Марія Дячук, засновник міжнародної рекрутингової компанії ATIKON
15 років експертизи в області найму, навчання і управління персоналом
