Что такое табель учета рабочего времени и какие преимущества дает работодателю ведение табеля учета рабочего времени?
Табель учета рабочего времени – это документ первичного учета, который используется преимущественно для целей учета рабочего времени.
Ведение табеля, во-первых, служит для работодателя основанием и подтверждением соответствующего начисления заработной платы и ЕСВ, надбавок, доплат, выплат за отпуска, в связи с временной нетрудоспособностью, за работу в выходные / праздничные дни / ночное время и прочее. Ведение табеля особенно актуально для работников, которые работают на условиях неполного или сокращенного рабочего времени, у которых размер их выплат пропорционально зависит от отработанного времени.
Во-вторых, учет рабочего времени позволяет работодателю осуществлять контроль и соблюдать ограничения сверхурочных работ, работ в ночное время, режим работы для работников с неполным рабочим днем или гибким графиком и прочее.
Каково существующее нормативное регулирование табеля учета рабочего времени?
Кодекс законов о труде («КЗоТ») и Закон Украины «Об оплате труда» являются основными законодательными документами, по которым у работодателя возникает обязанность вести учет рабочего времени, однако, существование такой формы учета рабочего времени, как табель регламентируется на уровне подзаконных актов рекомендательного характера, в частности приказом Госкомстата от 05.12.2008 г. № 489, письмом Государственной службы статистики Украины от 12.01.2012 г. №9/4-10/9, письмом Государственного комитета статистики от 19.03.2010 г. №17/1-25/ж-61/10/59, письмом Министерства труда и социальной политики от 01.06.2005 г. №36-211 и пр.
Обязательно ли ведение табеля учета рабочего времени?
Обязанность работодателя вытекает из нормы ч.2 ст. 30 Закона Украины «Об оплате труда», согласно которой работодатель имеет обязательство, помимо прочего, обеспечить достоверный учет выполняемой работником работы.
Несмотря на то, что ни КЗоТ, ни Законом Украины «Об оплате труда» или другими нормативно-правовыми актами не установлено прямой обязанности вести именно табель рабочего времени, судебная практика, а также письма органов Гоструда, ссылаются на разъяснения Министерства труда и социальной политики Украины «О разъяснении некоторых вопросов законодательства» от 13.05.2010 г. N140/13/116-10, в котором указано, что ведение табеля учета использования рабочего времени для предприятий является обязательным, относя его к первичной учетной документации работодателя.
Так, Верховный Суд Украины в постановлении от 16.01.2020 г. (дело №2040/7558/18) пришел к выводу, что работодатель обязан обеспечить достоверный учет выполняемой работником работы путем ведения табеля учета рабочего времени (в том числе ссылаясь на вышеуказанное Письмо Министерства труда и социальной политики Украины).
Таким образом, учитывая практику выполнения обязанности работодателя вести учет выполняемой работы, которая достаточно широко сформулирован законодателем в норме закона, приходим к выводу, что несмотря на формальное отсутствие обязанности вести табель учета рабочего времени, именно он считается надлежащим документальным отражением учета рабочего времени на предприятии.
Обязан ли ФЛП вести табель учета рабочего времени?
Поскольку обязательство вести учет рабочего времени является обязательством субъекта хозяйственной деятельности, использующего наемный труд, указанные нормы по ведению учета рабочего времени распространяются только на ФЛП - работодателей.
Есть ли установленная форма табеля учета рабочего времени? Какие к ней требования?
Законодательство не устанавливает обязательной формы табеля учета рабочего времени для работодателя. При этом в Приказе Госкомстата Украины от 05.12.2008 г. N489 "Об утверждении типовых форм первичной учетной документации по статистике труда" и в письме Государственной службы статистики Украины от 12.01.2012 г. №9/4-10/9 указано минимальное количество показателей, необходимых для заполнения форм государственных статистических наблюдений и соответственно эти показатели должны быть отражены в табеле учета рабочего времени работодателя. Такими показателями являются ФИО и должности всех работников, отметки о явке и неявки по числам месяца (часов), количество всего отработанных часов в месяц (из них отработанных в ночное время/сверхурочное время/выходной день и т.д.), количество всех неявок и причины неявок (отпуск/ прогул/временная нетрудоспособность и т.д.).
Кроме того, работодатель может использовать форму табеля учета рабочего времени, утвержденную в выше указанном Приказе Госкомстата N489. Такая форма носит рекомендательный характер и может быть дополнена другими показателями, необходимыми для учета рабочего времени конкретного работодателя с учетом специфики его работы.
Есть ли установленная процедура ведения табеля учета рабочего времени?
Законодательство не устанавливает специальных правил ведения табеля учета рабочего времени, подчиняя его, как управленческий документ первично-учетной документации, только общим принципам ведения делопроизводства, утвержденным приказом Министерства юстиции от 18.06.2015 г. №1000/5. Таким образом предприятие, учитывая собственные потребности, может установить процедуру ведения табеля в отдельном положении, прописывая в нем вопрос о лице уполномоченном на его ведение, сроки заполнения и передачи бухгалтеру для начисления заработной платы, порядок его корректировки и пр.
Отметим, что поскольку табель является основанием для начисления заработной платы, он должен содержать информацию о каждом работнике предприятия, а его заполнение целесообразно согласовать с графиком ее выплат, то есть два раза в месяц - для начисления аванса и расчета заработной платы за месяц. Соответственно, часто на практике, при отсутствии кадровика или табельщика, ведение табеля возлагается на бухгалтера предприятия.
Какие особенности ведения табеля учета рабочего времени для гибкого режима рабочего времени и дистанционной работы?
Учитывая многочисленные недавние карантинные ограничения в связи с пандемией в мире, графики работы многих субъектов хозяйствования и режим работы их работников претерпели изменений. В связи с этим, Законом Украины «О внесении изменений в некоторые законодательные акты, направленные на обеспечение дополнительных социальных и экономических гарантий в связи с распространением коронавирусной болезни (COVID-2019)» от 30.03.2020 г. № 540-IX, были внесены изменения в КЗоТ, которые установили понятие гибкого режима рабочего времени и дистанционной работы.
Гибкий режим рабочего времени.
Такая форма организации труда, предусмотрена и регулируется статьей 60 КЗоТ и Методическими рекомендациями по установлению гибкого режима рабочего времени. Она допускает установление режима работы, который может быть отличным от режима работы, установленного правилами внутреннего трудового распорядка, однако должен обязательно соблюдать установленную норму продолжительности рабочего времени. При этом обеспечение учета рабочего времени остается для работодателя обязательным. С учетом сложившейся практики, от работодателя предполагается ведение табеля учета рабочего времени с некоторыми особенностями в зависимости от выбранного варианта гибкого режима работы.
Так, если работник обязан соблюдать определенную продолжительность рабочего дня, то работодателем в табеле проводится ежедневный учет рабочего времени.
В случае, когда в связи со спецификой деятельности работодателя, не может быть соблюдена установленная для работников ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени (например, в непрерывно действующих учреждениях), то работодатель может установить суммированный учет рабочего времени (установить количество рабочих часов за определенный учетный период - месяц, квартал, год). В таком случае, работодатель также обеспечивает ведение табеля учета рабочего времени, на основании которого осуществляются выплаты за фактически отработанное время в соответствии с установленной нормой рабочего времени в учетный период, что также отмечается в Приказе Минсоцполитики от 19.04.2006 г. №138 Об утверждении Методических рекомендаций по применению суммированного учета рабочего времени.
Дистанционная работа
Статьей 60 КЗоТ также устанавливается дистанционная (надомная) работа, к которой, как и к гибкому режиму рабочего времени, не применяются правила внутреннего трудового распорядка (за исключением только, если иное не предусмотрено в трудовом договоре), при этом такой режим предусматривает выполнение работы вне помещения работодателя, в том числе с помощью информационно-коммуникационных технологий.
Положения законодательства, регулирующие дистанционную работу, не содержат положений, указывающих на освобождение работодателя от обязанности вести учет работы, выполняемой дистанционно и, в частности, табель учета рабочего времени. Поэтому, для работодателей на этом этапе возникает логичный вопрос, каким образом в условиях удаленной от офиса работы вести достоверный учет отработанного работниками времени.
Современное состояние развития технологий дает работодателям достаточно широкий инструментарий для осуществления контроля за работниками и учета их рабочего времени. Конечно, на практике могут использоваться программы, которые фиксируют движение компьютерных мышек, делают отчеты по рабочей активности работников, ежедневное внесение информации о своей работе в единую базу самими работниками, однако, следует помнить, что для целей бухгалтерского учета и проверок контролирующих органов должным подтверждением учета рабочего времени будет выступать именно табель учета рабочего времени.
Какая ответственность за неведение/ненадлежащее ведение табеля учета рабочего времени?
Как мы отмечали ранее, обеспечение учета рабочего времени является обязанностью работодателя. Невыполнение или ненадлежащее исполнение такой обязанности может быть расценено как нарушение законодательства об оплате труда, что является основанием для привлечения виновных лиц к ответственности.
В частности, на практике, работодатель (юридическое лицо или физическое лицо-предприниматель), за нарушение положений ч. 2 ст. 30 Закона Украины «Об оплате труда», может быть привлечен к ответственности по абз. 9 ч. 2 ст. 265 КЗоТ (нарушение других требований законодательства о труде).
Согласно этой статье, на работодателя может быть наложен штраф в размере минимальной заработной платы (в 2020 году - 4723 грн.). Совершение такого нарушения повторно в течение года со дня выявления нарушения влечет за собой штраф в двукратном размере минимальной заработной платы (то есть 9446 грн. в 2020 году).
Обращаем внимание, что КЗоТ дает возможность «сэкономить» на уплате штрафа. Так, в течении 10 банковских дней со дня вручения постановления о наложении штрафа, его можно оплатить с 50% скидкой. В этом случае, постановление о наложении штрафа за нарушение требований законодательства о труде будет считаться выполненным.
Также, стоит упомянуть, что в случае устранения выявленных нарушений в определенные предписанием сроки меры по привлечению к ответственности, в том числе по абз. 9 ч. 2 ст. 265 КЗоТ, не применяются.
Кроме этого, виновные лица в нарушении положений ч. 2 ст. 30 Закона Украины «Об оплате труда» могут быть привлечены к ответственности в соответствии с ч. 1 ст. 41 Кодекса Украины об административных правонарушениях (КУоАП) (другие нарушения требований законодательства о труде).
Согласно этой статье, на должностных лиц предприятий, учреждений и организаций независимо от формы собственности и граждан - субъектов предпринимательской деятельности может быть наложен штраф от 510 грн. до 1700 грн. При этом, повторное в течение года совершение нарушения, предусмотренного ч. 1 ст. 41 КУоАП, за которое лицо уже подвергалось административному взысканию, или те же действия, совершенные в отношении несовершеннолетнего, беременной женщины, одинокого отца, матери или лица, которое их заменяет и воспитывает ребенка в возрасте до 14 лет или ребенка-инвалида, - влекут за собой наложение штрафа от 1700 грн. - 5100 грн.
Еще с 2014 года, когда ст. 265 КЗоТ и ст. 41 КУоАП были изложены в новых редакциях, оживленной дискуссии приобрел вопрос правомерности привлечения работодателя к ответственности одновременно за одно и то же нарушение как по КЗоТ, так и по КУоАП. Основой этой дискуссии стали положения ст. 61 Конституции Украины о том, что никто не может быть дважды привлечен к юридической ответственности одного вида за одно и то же правонарушение.
В последнее время, точки над «и» в этой дискуссии начал расставлять Верховный Суд в составе коллегии судей Кассационного административного суда («Суд»). Так, в своих решениях, Суд, квалифицируя вид ответственности, неоднократно приходил к выводу, что правонарушения, предусмотренные в статье 265 КЗоТ так же, как и правонарушения, предусмотренные в статье 41 КУоАП, относятся по своей природе (основным признакам) к такому виду юридической ответственности как административная ответственность.
Несмотря на это, если за правонарушения уже была наложена административная ответственность по КУоАП, наложение штрафа на работодателя по КЗоТ является привлечением к тому же виду ответственности за то же нарушение во второй раз, что является нарушением ст. 61 Конституции Украины.
Такого вывода Суд придерживается как в разрезе дел, касающихся работодателей - ФЛП (решение от 21.12.2018 г. по делу № 814/2156/16; от 22.04.2019 г. по делу №806/2143/18), так и работодателей-юридических лиц (решение от 24.12.2019 г. по делу №0540/5974/18-а).
Кушерец Анастасия, старший юрист украинского офиса PETERKA & PARTNERS
Попова Юлия, младший юрист украинского офиса PETERKA & PARTNERS
