Восьмой месяц на всей территории Украины действует режим карантина, однако Закон Украины, который должен урегулировать все пробелы в вопросе дистанционной работы, до сих пор находится на рассмотрении Верховной Рады.
Как правильно перейти на дистанционный (надомный) график работы
На сегодняшний день вопрос дистанционной (надомной) работы регулируется нормами КЗоТ, которые содержат значительное количество противоречивых норм. Однако все же возможно вывести единую формулу "правильной процедуры перевода на дистанционную работу".
Статья 60 Кодекса законов о труде Украины (далее - КЗоТ) предоставляет полномочия работодателям на основании приказа или распоряжения перевести работников на дистанционный график работы, указав перечень работников, которые, согласно этому приказу, будут работать дома. И хотя нормами КЗоТ не предусмотрено согласование с работниками перевода их на надомную работу, такое согласование, считаю, необходимо получить, чтобы потом не допустить промах, доказывая в суде, что такой перевод добровольный со стороны работника. Поэтому, такое согласование можно оформить в самом приказе, вынеся его отдельной строкой или взять у каждого работника в отдельности такое согласование, оформив его как отдельный документ. Это может быть, как согласование инициированное работодателем, так и заявление самого работника, написанное по его собственной инициативе. В любом случае такие документы должны быть согласованы между собой и последовательно дополнять друг друга.
Мифы о правах и обязанностях сторон трудовых отношений в режиме надомной работы
Правила внутреннего трудового распорядка можно не выполнять. Действительно, с принятием Закона Украины № 540-IX сотрудники, работающие дистанционно, не обязаны соблюдать Правила внутреннего трудового распорядка. Однако, это вовсе не означает, что изменились их должностные обязанности и количество отработанных часов. При надомной работе сотрудник имеет право по своему усмотрению распределять рабочее время и перерыв на обед. Одним из основных требований является соблюдение продолжительности рабочего времени. Оно не может быть меньше того, которое установлено для каждого отдельного работника в трудовом соглашении или приказе о приеме на работу, но не превышать 40 часов в неделю.
Однако такая норма законодательства не является обязательной в части самостоятельного определения рабочего надомного графика.
Отмечу, что не только рабочий график может быть указан в приказе, но и ряд других важных моментов, которые следует соблюдать при надомной работе: порядок отчетности о проделанной работе, способ коммуникации между работниками/работодателем при дистанционной работе, процедуру/способ информирования о начале и окончании рабочего дня и ряд других моментов, которые работодатель считает необходимым ввести на период дистанционной работы. Например, с целью контроля выполнения должностных обязанностей работников, руководитель может ввести ежедневное отчетности в виде предоставления ежедневного письменного отчета (это может быть таблица в Microsoft Excel или любой другой способ), где работник утром будет указывать план работы на день, а вечером в этом же документе, указывать о результатах ее выполнения. Таким образом может быть налажен дистанционный контроль за выполнением работы сотрудников.
Альтернативным способом введения "особых" условий труда является введение Положения о дистанционной (надомной) работе на предприятии, в котором и будут изложены все процедуры, регулирующие надомную работу. Добавлю, что для того, чтобы такое положение имело юридическую силу - его необходимо утвердить приказом и ознакомить с ним работников, переходящих на дистанционный режим работы.
В общем отмечу, что чем подробнее и однозначно прописаны документы (приказ/распоряжение/положение), на основании которых изменяется режим работы у работника, тем меньше потом будет возникать недоразумений и спорных моментов между работодателем и работником. Главное, что следует помнить работодателю, что такие распоряжения не должны ограничивать объем трудовых прав работников.
Поэтому, несмотря на внедрение дистанционного графика работы и трансформации обязанностей сторон трудовых отношений, объем прав и обязанностей как работников, так и работодателей не может быть меньше, чем предусмотрено действующим законодательством.
Как при дистанционной работе не работать "за свои"
Амортизационные выплаты при надомной работе. Несмотря на прямую норму законодательства, по обеспечению персонала необходимыми для работы средствами (техникой, интернетом, канцелярией и т.д.), что прямо предусмотрено в ст. 21 КЗоТ, очень малая часть работодателей должным образом может обеспечить своих работников всем необходимым во время дистанционной работы. Например, необходимым количеством копировальной техники (обычно количество принтеров на предприятии не равно количеству работников, которые фактически такую технику используют или никакой работодатель не будет устанавливать дополнительный роутер для интернета работнику, который работает дома). Так же можно говорить и о компьютере, который не всегда работники хотят перевозить на время дистанционной работы домой. Большинство работников используют свою личную технику в рабочее время, не говоря уже об электроэнергии, использование личного интернет и прочее.
Должен ли работодатель возмещать такие амортизационные расходы, понесенные работником в рабочих целях? Вопрос действующим законодательством четко не урегулирован.
Статья 125 КЗоТ дает понимание, что работники, использующие свои инструменты для нужд предприятия, учреждения, организации, имеют право на получение компенсации за их износ (амортизацию), а работодатели, по согласованию с работником, определяют размер такой компенсации и могут ее выплатить. Отмечается о праве, а не об обязанности. И это вопрос, который следует обсуждать еще до того, как работник перейдет на дистанционный режим работы, чтобы избежать ситуаций, когда будет отказ выполнять какую-нибудь работу со ссылкой на то, что работодатель не обеспечил работника всем необходимым для нормальной работы, а работник не желает по свой счет реализовать свои должностные обязанности.
Вопрос следует урегулировать в отдельном документе (положение о порядке/процедуре компенсации амортизационных затрат при дистанционной работе), который необходимо утвердить приказом и ознакомить под подпись. В таком документе должен быть четко определен алгоритм подсчета амортизации, указать процедуру обращения и подтверждения использования того или иного личного ресурса и порядок возмещения таких расходов.
Однако, если такого документа на предприятии нет, амортизационные расходы могут возмещаться другим способом. Например, по заявлению работника, работодатель может осуществить выплату амортизационных расходов, оформив это соответствующим приказом или распоряжением. Размер выплаты будет зависеть от того, как между собой договорятся стороны.
Поэтому, сотрудники, работая дома, используют свои личные ресурсы в рабочих целях, имеют право на возмещение им амортизационных расходов, который предварительно должен быть согласован сторонами.
Изменить невозможно оставить
Нужно ли вносить изменения в трудовой договор при внедрении дистанционного режима работы? Хотя часть работодателей пытаются перезаключить или внести изменения в уже существующих трудовых договоров, это не является необходимостью.
Действующей статьей 24 КЗоТ (ч. 1 п. 6-1) отмечается о необходимости заключения трудового договора о дистанционной (надомной) работе с работниками. Учитывая то, что закон не имеет обратной силы - смело можно говорить о том, что данная норма касается только вновь принятых работников, которые с момента их трудоустройства будут работать в режиме дистанционной работы.
В отношении работников, которые работали на предприятии еще задолго до внесения изменений, по заключению трудового договора о дистанционной (надомной) работу. Такую категорию работников на дистанционную работу переводим через приказ / распоряжение о переводе на дистанционный график работы. Для большей формализации такого перевода лучше к приказу / распоряжению добавить соответствующее заявление работника. По желанию сторон можно заключить трудовой договор о дистанционной (надомной) работе, но это не является обязательным.
Таким образом, с вновь принятыми работниками, которые будут работать в режиме дистанционной работы, трудовой договор о дистанционной (надомной) работу заключить нужно. Для всех других работников это требование не является обязательным.
Прогул на дистанционной работе
Увольнение за прогул во время дистанционной работы. Возможно доказать. Сложности процедуры увольнения за прогул известны всем кадровикам, ведь процесс фиксации и доведения уважительности причины прогула не самый простой. Статья 40 КЗоТ определяет прогул как основание для расторжения трудового договора с работником по инициативе владельца. При этом в Постановлении Пленума Верховного Суда Украины от 06.11.1992 г. № 9 «О практике рассмотрения судами трудовых споров» раскрывается содержание понятия «прогул» как отсутствие работника на работе в течение всего рабочего дня, или более трех часов непрерывно или суммарно в течение рабочего дня без уважительных причин.
Но возможно зафиксировать факт отсутствия работника на рабочем месте, если таковой работает дистанционно? Да, но этому должно предшествовать подписание ряда документов о работе в дистанционном режиме.
Во-первых, как и отмечалось выше, на предприятии можно ввести Положение о дистанционной (надомной) работе на предприятии, в котором подробно указать рабочие часы, время для перерыва, способ коммуникации между работником и работодателем в условиях дистанционной работы и с помощью которых мессенджеров будет осуществляться такая коммуникация, максимальный промежуток времени, в который должен быть дан ответ на запрос работника или работодателя. Альтернативой этому документу может быть трудовой договор о дистанционной (надомной) работе с указанием аналогичных моментов относительно трудовой дисциплины.
Во-вторых, важно понимать, как будет происходить фиксация отсутствия работника на рабочем месте более 3-х часов подряд. Ведь для этого нужно составить акт о прогуле, который должен быть заверен не менее чем двумя работниками. Однако, в том же Положении о дистанционной (надомной) работе на предприятии можно прописать процедуру заверения такого документа и порядок отбора объяснений у работника, совершившего прогул.
А дальше происходит процедура заполнения табеля учета рабочего времени, осуществления служебного расследования и оформления результатов проверки. Добавлю, что особенности таких процедур должны быть прописаны в Положениях предприятия.
Таким образом процедура доказывания прогула при надомной работы является крайне сложной, однако, возможной. Ключевое условие - доказательство факта прогула, который имел место во время работы на дому.
Марченко Полина, главный юрист международной образовательно-консалтинговой компании «Бизнес-конструктор»
