С 15 ноября в Кабмине официально внедрили е-документооборот. Соответствующее постановление КМУ № 1087 принято 28 октября 2020 года. Теперь Правительство готовит и принимает свои решения в электронной форме, без дублирования на бумаге, включая сопроводительные письма, записки, справки, протоколы и прочие документы, за исключением информации с ограниченным доступом.
Заседания регулярно проводятся в онлайн-формате с использованием платформы Webеx от компании Cisco, которая известна надежностью и безопасностью своих продуктов для работы команд на расстоянии.
Решение позволило оперативно перенести многие процессы в диджитал-пространство, сократить ресурсы, время и правильно организовать работу во время карантина, а также стало важным шагом построения цифрового государства.
Очевидно, что онлайн-формат заседаний останется актуальным и после пандемии. Как минимум такой инструмент будет полезен в период пребывания в командировках, поможет оперативно принимать важные решения и оставаться вовлеченным в процессы управления.
Разработчики сегодня предлагают широкий выбор инструментов для перехода заседаний в онлайн, но часто просто формата видеоконференции не достаточно, чтобы закрыть все вопросы, особенно для органов власти, которым необходимо и важно соблюдать регламент, процедуры голосования и принятия легитимных решений, а также удобство работы с сопроводительной документацией.
Компания Cisco совместно с ERC и Intecracy group уже подготовила новое комплексное универсальное решение для госорганов - «Видеозаседание». Платформа совмещает веб-совещания, работу с электронными документами, функции голосования, а также соответствует протоколам безопасности госструктур, что подтверждают сертификаты и экспертные заключения. Доступ надежно защищен, а все участники проходят идентификацию и аутентификацию.
В системе есть возможность формировать расписания заседаний, списки приглашенных, повестку дня, контролировать сроки подготовки документов. Внедрена полностью автоматизированная система голосования и подсчета голосов с фотофиксацией голосующего, визуализацией процесса обсуждения и голосования, каждый голос проверяется ЭЦП/КЭП, а результаты мгновенно выводятся на экран.
Это сводит к минимуму человеческий фактор при подсчете голосов и любые погрешности, которые возможны при текущей процедуре голосования поднятием рук и подсчете голосов вручную.
«Видеозаседание» включает набор дополнительных функций:
подготовку документов, их сканирование и распознавание текстов;
гибкий поиск документов и архив;
автоматическую фиксацию голосования более 500 участников;
запись заседания и трансляцию онлайн;
протоколирование решений и формирование отчетов;
отдельную возможность включать режим обсуждения вопроса повестки дня;
установление регламента выступления и возможность заблокировать микрофон;
результаты голосования можно представлять по группам, именам, итогам (за, против, воздержался);
есть индивидуальные рабочие места для секретаря и участников заседания.
В планах также внедрение поканального распознавания голоса для записи стенограммы и голосовой биометрической аутентификации участников.
Таким образом, новый универсальный инструмент удовлетворяет регламентные требования, обеспечивает конфиденциальность и максимальную защиту информации.
Внедрение «Видеозаседания» от Сisco, ERC и Intecracy group возможно как для центральных органов власти (Кабмин, министерства, службы, агентства, другие коллегиальные органы), так и для местных органов государственной власти и органов местного самоуправления (местных советов и их исполнительных органов, депутатских комиссий, местных администраций).
