Что делать, если трудовая книжка работника, который уволен, осталась в кадровой службе, ответили в Гоструда.
Так как ответственность за организацию ведения учета, хранения и выдачу трудовых книжек возлагается на руководителя предприятия, учреждения, организации, представительства иностранного субъекта хозяйствования согласно п. 4 постановления Кабинета Министров Украины от 27.04.1993 г. № 301 "О трудовых книжках работников" (дальше - Постановление № 301).
Общий порядок
Согласно п. 3 Постановления № 301 трудовые книжки должны храниться на предприятиях, в учреждениях и организациях, в представительствах иностранных субъектов хозяйствования, а при увольнении работника трудовая книжка выдается ему под расписку в журнале учета.
В день увольнения работника предприятие обязано осуществить с ним полный расчет и выдать ему трудовую книжку с записью об увольнении под расписку в журнале учета (ст. 47 Кодекса законов о труде, дальше - КЗоТ); Постановление № 301, п. 4.1 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работниковутвержденной приказом Министерства труда Украины, Министерства юстиции Украины и Министерства социальной защиты населения Украины от 29.07.1993 г. № 58, дальше - Инструкция № 58).
Следить за изменениями законодательства легко в LIGA360. Это комплекс информационно-аналитических продуктов, который предоставляет доступ к актуальной базе законодательства и законопроектов, присылае сообщения об изменениях в них. А еще вы получите разъяснение экспертов к НПА. Оцените преимущества LIGA360, заказав тестовый доступ.
Потому руководителю необходимо выяснить, по каким причинам после увольнения работника его трудовая книжка осталась на предприятии.
Причин может быть несколько, как и вариантов их решения
Возможно, случилось так, что работник в день увольнения отсутствовал на работе
В таком случае владелец или уполномоченный им орган в день увольнения направляет ему почтовое уведомление с указанием о необходимости получения трудовой книжки.
Пересылка трудовой книжки по почте с доставкой по указанному адресу допускается только по письменному согласию работника.
Саму же трудовую книжку отправлять по почте без письменного согласия сотрудника нельзя.
Уведомление желательно направлять заказным письмом с отметкой о вручении отправления работнику с описанием вложения. Поскольку, в случае возникновения трудового спора, у работодателя будет дополнительное доказательство относительно отсутствия его вины в задержке выдачи работнику трудовой книжки.
Можно запросить от работника его согласие на пересылку трудовой книжки средствами почтовой связи, с указанием почтового адреса, на который необходимо направить трудовую книжку
Получив от работника такое согласие с указанием адреса, работодатель, руководствуясь п. 4.2 Инструкции № 58, направляет работнику трудовую книжку по адресу, указанному работником.
Другой вариант - работнику был предоставлен отпуск с дальнейшим увольнением. В день увольнения он на предприятие не пришел.
Алгоритм действия аналогичен описанному выше.
Еще случай: работник не получил трудовую книжку в день увольнения в связи с отсутствием в день увольнения на работе по различным причинам, и передал заявление с просьбой выдать его трудовую книжку родственникам.
В таком случае работнику необходимо оформить доверенность для получения трудовой книжки родственниками.
Выдавать трудовую книжку под расписку ближайшим родственникам (без доверенности) можно только в случае смерти сотрудника (п. 4.3 Инструкции № 58).
Важно!
Кроме обязательства выдать трудовую книжку работнику в день увольнения, законодательством установлена ответственность за несвоевременную выдачу трудовой книжки при увольнении.
За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут дисциплинарную, а в предусмотренных законом случаях иную ответственность (п.4 Постановления № 301).
Если задержка в выдаче трудовой случилась по вине работодателя, тогда придется выплатить работнику средний заработок за все время вынужденного прогула (ст. 235 КЗоТ, п.4.1 Инструкции № 58).
В этом случае днем увольнения будет считаться день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения необходимо издать приказ и внести запись в трудовую книжку работника. Ранее внесенную запись о дне увольнения признают недействительной в порядке, установленном п. 2.10 Инструкции № 58.
Что делать работодателю, когда все же не удалось вручить трудовую книжку уволенному работнику?
В этом случае следует руководствоваться нормами п. 6.2 Инструкции № 58. В соответствии с этой нормой, трудовые книжки и их дубликаты, которые не были получены работниками при увольнении, хранятся в течение двух лет в заведении отдельно от других трудовых книжек работников, которые находятся на работе. После этого срока невостребованные трудовые книжки (их дубликаты) хранятся в архиве в течение 50 лет, а после окончания указанного срока их можно уничтожить в установленном порядке.
Получите бесплатный 2-недельный тест премиум-функций LIGA360. Это комплекс информационно-аналитических продуктов для защиты бизнеса. Позволяет проверить контрагентов, защитить недвижимость от рейдерства, автоматически оповещает об изменениях законодательства. Успейте заказать тестовый доступ до 28 апреля здесь.
