Главное управление Гоструда в Одесской области разъясняет, что принимая работников на работу, ФЛП приобретает статус работодателя.
Отношения субъекта хозяйствования и наемных работников регулируются трудовым законодательством.
Это значит, что физические лица-предприниматели должны выполнять требования, определенные Кодексом законов о труде Украины, в случае приема на работу наемных работников.
Работодатель должен вести учет персонала и оформить документы, предусмотренные законодательством о труде и занятости населения.
В соответствии с п. 6 ч. 1 ст. 24 КЗоТ, ФЛП заключает трудовой договор с физическим лицом обязательно в письменной форме.
Согласно трудового законодательства предприниматель должен выдать приказ (распоряжение) о приеме работника на работу указав дату начала работы.
Без такого приказа предприниматель не сможет заполнить форму Уведомления о приеме работника на работу по форме, приведенной в приложении к постановлению Кабинета Министров Украины "О порядке уведомления Государственной налоговой службы и ее территориальних органов о приеме работника на работу" от 17.06.2015 г. № 413.
Этого требует ч. 3 ст. 24 КЗоТ, согласно которой работодатель не вправе допускать работника к работе без предоставления Уведомления о приеме работника на роботу в ГНС.
В форме Уведомления предусмотрена графа 7 "Номер приказа или распоряжение о приеме на работу" и графа 8 "Дата издания приказа или распоряжение о приеме на работу", то есть без приказа о приеме работника на работу физическому лицу - предпринимателю не обойтись.
Таким образом, при оформлении работника на работу к ФЛП обязательным является оформление трудового договора в письменной форме, издание приказа о приеме на работу.
Как предпринимателю самостоятельно вести отчетность? С решением LIGA360:Предприниматель. Система предоставит подсказки и алгоритмы заполнения, проверит ошибки. А еще здесь можно контролировать расчеты с бюджетом. Получите доступ по ссылке.
Относительно учета приказов и другой кадровой документации
Приказ (распоряжение) оформляют по типовой форме № П-1, утвержденной приказом Государственного комитета статистики Украины от 05.12.2008 г. № 489. Можно оформлять приказ в произвольной форме, разработанной предпринимателем самостоятельно.
Среди регистрационных форм ФЛП есть обязанности, вести которые требует законодательство, в частности, регистрировать приказы по кадровым вопросам длительного и временного сроков хранения обязывает глава 3 раздела ІІІ Правил организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденных приказом Министерства юстиции Украины от 18.06.2015 № 1000/5
Национальный стандарт ДСТУ 4163:2020 "Государственная унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-предписывающей документации. Требования к оформлению документов", принятый приказом ДП "Украинский научно-исследовательский и учебный центр проблем стандартизации, сертификации и качества" от 01.07.2020 № 144, действует с 01.09.2021 г.
Обязательным реквизитом приказов является их регистрация (регистрационный номер). Назначение регистрации - предоставить документу юридическую силу, то есть подтвердить факт его создания или получения. Основная цель регистрации - учет документов, контроль за их выполнением и справочная работа за ними.
Регистрационный индекс - один из обязательных реквизитов любого документа. Регистрационный индекс документа состоит из порядкового номера этого документа в пределах группы документов, которые регистрируют, который дополняется индексами….
Национальный стандарт Украины "Делопроизводство и архивное дело. Сроки и определения понятий" ДСТУ 2732:2004) устанавливает, что "Регистрация документа - это внесение в учетную форму сжатых сведений о служебном документе с указанием регистрационного индекса и даты регистрации".
Вот еще несколько терминов, определенных ДСТУ 2732:2004.
П. 4.1.4 реквизит (служебного документа) - информация, зафиксированная в служебном документе для его идентифицирования, организации обращения и (или) предоставления ему юридической силы.
П. 4.2.7 регистрирование (служебного) документа - внесение в учетную форму коротких сведений о служебном документе с указанием регистрационного индекса и даты регистрации.
П. 4.2.8 регистрационный индекс (служебного) документа - цифровая или алфавитно-цифровая отметка, предоставленная служебному документу во время его регистрации.
Трудовые договоры относятся к категории документов, которые хранятся 75 лет. Это установлено ст. 492 Перечня типичных документов, которые создаются во время деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденного приказом Министерства юстиции Украины от 12.04.2012 № 578/5.
Журнала регистрации приказов по кадровым вопросам длительного срока хранения - их срок хранения составляет 75 лет (ст. 121-б Перечня № 578/5).
Для хранения трудовых договоров работников должно быть сформировано отдельное дело, папка, например "Трудовые договоры работников".
Книга регистрации приказов может иметь такую форму: номер согласно перечню; дата и номер приказа; наименование (короткое содержание); кем написан; кому направлено (подпись должностного лица), которая отмечена в письме Министерства труда и социальной политики Украины от 19.10.2005 г. № 09-487" О регистрации приказов относительно личного состава".
Бланк журнала регистрации трудовых договоров для ФОПа может иметь такие графы: регистрационный номер; дата регистрации трудового договора; дата и номер приказа о приеме на работу; дата и подпись работника о получении экземпляра трудового договора; дата и номер дополнительного соглашения об изменениях и дополнениях к трудовому договору; дата и номер приказа о прекращении трудового договора; примечания.
Читайте также: Работники у ФОПа: правила оформления
Желаете узнать, что о компании думают кандидаты на работу? Попробуйте решение LIGA360:HR- Менеджер. Здесь можно настроить мониторинг всех видов СМИ, включительно с сайтами отзывов и поиска работы. Больше по ссылке.
