ГНС предоставила разъяснение относительно ведения электронной трудовой книжки, которые официально действуют с 10 июня 2021 года в Украине.
Что такое электронная трудовая книжка
Это цифровой аналог бумажной трудовой книжки. Ее ввели, чтобы усовершенствовать учет трудовой деятельности украинцев, уменьшить бумажный документооборот и связанные с этим риски потери или повреждения документов.
Также современная система даст возможность работникам когда-либо проверить свой страховой стаж, а в будущем - автоматически выйти на пенсию без визита в Пенсионный фонд.
Что изменилось
Теперь каждый работодатель обязан предоставлять сведения о трудовой деятельности своих наемных работников в электронном формате. В частности, делать записи о принятии на работу, переводе или увольнении, срочную военную службу и другие события, которые раньше фиксировались в бумажной форме.
По Закону "О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины относительно учета трудовой деятельности работника в электронной форме", у работников и работодателей есть пять лет для оцифровки трудовых книжек. После проверки данных со стороны Пенсионного фонда Украины и их внесения в Реестр застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования будет сформирован конечный вариант электронной трудовой книжки. С тех пор бумажная версия будет не нужна и сможет храниться у работника или вестись параллельно с электронной версией, если этого захочет работник.
Хотите проверить имеет ли компания лицензию на определенный вид деятельности? Теперь в сервисе CONTR AGENT доступны 30 официальных лицензионных реестров. Закажите тестовый доступ прямо сейчас, и получите полноту информации о партнерах и конкурентах.
Где найти электронную трудовую книжку
Войдите в личный кабинет на портале электронных услуг Пенсионного фонда Украины (ПФ).
Авторизуйтесь удобным для вас способом:
1. По квалифицированной электронной подписи (КЭП), которую можно получить в Государственной налоговой службе, аккредитованном центре сертификации ключей, а также в некоторых банках: Приватбанк, Укрсиббанк, ПУМБ, Альфа-банк, Креди Агриколь Банк и тому подобное.
2. По логину и паролю - для этого необходимо зарегистрироваться на портале с помощью кода, полученного в территориальных органах ПФ при наличии паспорта, идентификационного кода и соответствующего заявления.
3. Через сервис ID.GOV.UA, который предусматривает идентификацию по ЭЦП, по мобильному телефону (Mobile ID) или наличию счета в одном из 27 банков Украины (Bank ID).
Кто может вносить информацию
Сведения о трудовой деятельности могут вносить сами работники и/или их работодатели. Для этого необходимо иметь сканируемые цветные копии всех страниц трудовой книжки в хронологическом порядке и соответствующих документов, в которые внесены записи из оригиналов трудовой или других документов, которые подтверждают стаж.
Если вы наемный работник
Чтобы проверить записи о ваших трудовых отношениях, выберите в меню слева раздел "Электронная трудовая книжка".
Если вы его не видите, нажмите на собственные ФИО в меню наверху.
Внимание! В электронной трудовой книжке теперь данные по основному месту работы, начиная с 2004 года. Если ваша трудовая деятельность началась раньше, вы можете приобщить информацию об этом лично, направив сканируемые копии документов.
На веб-портале Пенсионного фонда Украины страховой стаж рассчитывается с 1 января 2004 года, что связано с принятием Закона №1058-IV "Об общеобязательном государственном пенсионном страховании", который ввел понятие "страховой стаж". До этого стаж считался трудовым. Зачисление стажа до 01.01.2004 осуществляется на основании записей в трудовой книжке и других документов.
Для этого перейдите в раздел "Коммуникации с ПФУ" и выберите пункт "Ведомости о трудовых отношениях". Здесь можно приложить скан-копии документов или создать электронную запись, к которой прилагаются сканируемые копии документов, на основании которых создается запись.
Скан-копии каких документов нужно предоставлять
К электронной трудовой книжке надо загрузить все документы, которые влияют на расчет стажа. Кроме трудовой книжки, это могут быть документы о приобретении образования, свидетельство о рождении ребенка (для женщин), военном билете и другие документы.
Например, до 2004 года в трудовой стаж учитывалось обучение в заведениях высшего образования на дневной форме. Если имеете диплом за соответствующие годы, засканируйте и добавляйте в систему.
После отправления цветных скан-копий специалисты территориальных органов Пенсионного фонда сверят их с данными в Реестре застрахованных лиц, и оцифруют то, чего недостает.
Нужно ли ФЛП делать запись в электронной трудовой книжке
Да, если вы имеете наемных работников и вносите данные о них.
Относительно собственной предпринимательской деятельности никаких записей в электронной трудовой книжке делать не нужно. В то же время ПФУ рекомендует ФЛП подать через персональный кабинет скан-копии:
- извлечение из Единого государственного реестра юридических лиц, физических лиц-предпринимателей и общественных формирований о государственной регистрации ФЛП, или
- справки из Государственной налоговой службы об учете как субъекта предпринимательской деятельности.
Читайте также:
С 23 июля действует новый механизм представления сведений о трудовой деятельности к ПФУ
Трудовые отношения без принтера
Гоструда предоставила рекомендации работодателям относительно электронных трудовых книжек
