Ця сторінка також доступна для перегляду українською мовою

Перейти до української версії сайту

Введение электронных трудовых книжек: о чем нужно знать работодателю

Реклама

С 10 июня 2021 года Законом № 1217 введен учет трудовой деятельности работника в электронной форме.

Электронная трудовая книжка - это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, который введен с целью усовершенствования учета трудовой деятельности украинцев, уменьшения бумажного документооборота и связанных с этим рисков потери или повреждения документов.

"Отныне каждый работодатель обязан предоставлять сведения о трудовой деятельности своих наемных работников в электронном формате. В частности, делать записи о принятии на работу, переводе или увольнении, срочной военной службе и других событиях, которые раньше фиксировались в бумажной форме", - сообщает Государственная служба по вопросам труда.

Согласно Постановлению ПФУ № 8-3 от 01.06.2022, которое вступает в силу с 15 июля, сведения о трудовой деятельности работника подаются в территориальный орган Пенсионного фонда работником лично или через вебпортал электронных услуг ПФУ в электронной форме с обязательным наложением электронной подписи работником, страхователем или представителем страхователя, которому руководителем страхователя делегированы соответствующие полномочия.

Сведения подаются в виде xml-файла одним из определенных способов:

  • в виде отсканированных копий предусмотренных законодательством документов;

  • в оцифрованном виде - путем создания соответствующей электронной записи в электронном кабинете страхователя или застрахованного лица на вебпортале электронных услуг ПФУ, к которому прилагаются отсканированные копии документов, на основании которых создается запись.

Чтобы внести данные о наемном работнике нужно выбрать раздел "Ведомости о трудовых отношениях работника". Здесь можно загрузить скан-копии бумажных документов.

К электронной трудовой книжке нужно загрузить все документы, которые влияют на расчет стажа. Кроме трудовой книжки, это могут быть документы о получении образования, свидетельство о рождении ребенка (для женщин), военный билет и другие документы.

Например, до 2004 года в трудовой стаж учитывалась учеба в заведениях высшего образования на дневной форме. Поэтому диплом за соответствующие годы, нужно отсканировать и добавить в систему.

После отправления цветных скан-копий специалисты территориальных органов Пенсионного фонда сверят их с данными в Реестре застрахованных лиц, и оцифруют то, чего недостает.

В случае наличия наемных работников, ФОП должны также внести данные о них.

Относительно собственной предпринимательской деятельности никаких записей в электронной трудовой книжке делать не нужно. В то же время ПФУ рекомендует ФОП подать через персональный кабинет скан-копии:

  • выписки из Единого государственного реестра юридических лиц, физических лиц-предпринимателей и общественных формирований о государственной регистрации ФОП, или

  • справки от Государственной налоговой службы об учете как субъекта предпринимательской деятельности.

По Закону, у работников и работодателей есть пять лет для оцифровки трудовых книжек. После проверки данных со стороны ПФУ и их внесения в Реестр застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования будет сформирован конечный вариант электронной трудовой книжки. С тех пор бумажная версия будет не нужна и сможет храниться у работника или вестись параллельно с электронной версией, если этого пожелает работник.

В условиях военного положения бизнесы требуют разъяснений по кадровым и налоговым вопросам, должны быть чувствительными относительно изменений законодательства и надежности контрагентов. Чтобы быть уверенными в своих решениях, топкоманды заказывают LIGA360. Только до конца месяца закажи на выгодных условиях.

Оставьте комментарий
Войдите, чтобы оставить комментарий
Войти
Подпишитесь на рассылку
Получайте по понедельникам weekly-digest о ключевых событиях бизнеса
Похожие новости