Ця сторінка також доступна для перегляду українською мовою

Перейти до української версії сайту

Базовый комплаенс на предприятии: рекомендации юриста

Тренд или потребность?

Успешность бизнеса зависит от ряда условий и факторов – цены и качества продукта (услуги), маркетинга, конкуренции на определенном рынке, инновационности предприятия и продукта (услуги), потребностей рынка.

Однако все больше рядовых потребителей обращают внимание не только на цену и качество продукта, но также принимают во внимание положительный имидж компании, изготовившей нужный товар и экологичность деятельности предприятия-производителя (предоставителя услуг).

Так, при выборе контрагента для осуществления предпринимательской деятельности, подавляющее большинство предприятий в обязательном порядке проверяют законность ведения потенциальным контрагентом бизнеса и отсутствие судебных споров, свидетельствующих как о фиктивности деятельности контрагента, так и о прецедентах невыполнения им взятых на себя договорных обязательств; отсутствие налоговых задолженностей; отсутствие скандальных ситуаций в социальных сетях или в средствах массовой информации.

Каждый из перечисленных аспектов, являющихся потенциальным риск-фактором, чрезвычайно важен для успешности и прибыльности предприятия, владельцы и руководство которого заинтересовано в недопущении наступления вышеперечисленных негативных последствий для компании, что свидетельствует о важности и реальной потребности в комплаенсе.

Коммерческий комплаенс

Основополагающая цель каждого предприятия – получение прибыли.

Учитывая это, важное значение имеет полное понимание своего продукта или предоставляемых услуг с точки зрения их соответствия требованиям действующего законодательства.

Постоянный мониторинг изменений нормативных актов позволяет оперативно учесть принятые нововведения касающиеся санитарных, экологических или других требований к определенному продукту (услуге).

Если указанные изменения не отслеживать, предприятие, например, может изготовить партию детского питания согласно старым требованиям ГОСТ, которые действовали еще 1-2 дня до вступления в силу новых требований.

Какие последствия? Продать изготовленную продукцию будет невозможно, а компания потерпит убытки.

Таким образом, знать и отслеживать законодательные изменения, касающиеся вашей продукции (услуг), чрезвычайно важно.

Не менее важно также знать все о своем контрагенте и постоянно обновлять эту информацию, особенно перед заключением "большой" сделки, особенно если эта сделка первая.

Обязательно необходимо проверить:

1) код ЕГРПОУ, ведь именно он в первую очередь позволяет идентифицировать вашего контрагента и избежать заключения договора с юридическим лицом с созвучным названием и не попасть на крючок мошенников;

2) местонахождение контрагента;

3) не находится ли он на стадии банкротства;

4) данные о руководителе и сведения об ограничении его полномочий (в случае наличия будет указано "согласно уставу");

5) размер уставного капитала – чем меньше размер уставного капитала, тем меньше шансов в дальнейшем взыскать задолженность с должника за счет внесенного в уставной капитал имущества и активов;

6) участников предприятия, а также историю изменений участников и руководства – постоянные изменения обязательно должны насторожить.

  • наличие судебных производств (относительно невыполнения задолженности перед контрагентами, уклонения от уплаты налогов, мошенничества и т.п.) относительно контрагента в Едином государственном реестре судебных решений и исполнительных производств в Автоматизированной системе исполнительного производства;
  • отсутствие/пребывание контрагента в Едином реестре должников, в частности в Реестре должников, имеющих задолженность по выплате заработной платы;
  • информацию о системе налогообложения (общей или упрощенной), наличии налоговой задолженности и т.п. подробнее об этом в разделе “Налоговый и банковский комплаенс”);
  • информацию из Государственного реестра прав на недвижимое имущество об имеющемся на праве собственности и пользовании у контрагента недвижимое имущество (жилищные и нежилые помещения, земельные участки, имущественные комплексы);
  • сведения из Главного сервисного центра МВД о наличии/отсутствии движимого имущества (автомобилей);
  • наличие у контрагента лицензии, необходимой для заключения конкретного договора.

Проверяйте компании, частных предпринимателей и физлиц в LIGA360
Система отразит официальные данные из госреестров: реквизиты, судебные дела, финансовое и налоговое состояние

Выполнение этих простых шагов позволит избежать больших проблем и не менее значительных убытков.

Однако, следует помнить, что хотя вышеприведенные сервисы способствуют оптимизации времени на проверку, однако они не всегда предоставляют последнюю актуальную информацию, а официальными сведениями для третьих лиц, в дальнейшем и для суда, являются исключительно сведения из государственных реестров. Учитывая это, экономия должна быть рациональной, чтобы не понести убытки, которые будут в десятки, а то и сотни раз больше потраченных средств на проверку контрагента.

Корпоративный комплаенс

Важно не только удачно выбирать контрагентов, но и самому быть надежным контрагентом.

Первоначально, нужно как можно быстрее актуализировать сведения о: смене собственников доли в уставном капитале, руководителя, адреса, размере уставного капитала и даже средства связи (телефон и электронную почту), ведь все эти сведения вносятся в Единый государственный реестр юридических лиц, физических лиц- предпринимателей и общественных формирований и являются официальными для третьих лиц.

Не менее важно, чтобы корпоративная структура предприятия была прозрачной, а вся полнота управленческих решений не концентрировалась в одних руках и предполагала коллегиальное принятие решений по важным вопросам.

Также необходимо обеспечить надежное место хранения печати и основных документов (оригиналов учредительных и регистрационных документов, лицензий, разрешений, оригиналов договоров). Ключевой принцип – не хранить важные документы только в одном месте. Это минимизирует риск одновременного уничтожения всех оригиналов документов или их изъятия при обыске и т.д.

Актуальным на сегодняшний день остается наличие в уставных документах так называемых «антирейдерских пунктов», как ограничение полномочий директора, учредителей, особые требования к заключению сделок и своевременная их пролонгация.

Действующий Хозяйственный кодекс позволяет осуществлять предпринимательскую деятельность без печати, однако ее наличие не будет лишним, о чем обязательно нужно отметить в уставе. Кроме того, важно обеспечить защиту печати от подделки (за счет внесения контрольных меток, специальных шрифтов, растровых сеток, элементов, видимых только в ультрафиолетовом свете и т.п.), что минимизирует риск подделки.

Контролируйте риски своего бизнеса – принимайте стратегические решения с LIGA360
Заказывайте презентацию IT-платформы всей компании LIGA360 и узнайте: как управлять информацией, настроить командную работу для минимизации рисков, автоматизировать договорные процессы бизнеса

Организация договорной работы

При подготовке, согласовании и подписании какого-либо договора с контрагентом следует понимать, что по поводу данного соглашения потенциально может быть судебный спор.

Поэтому необходимо, чтобы в договоре были учтены все существенные условия для данного договора, которые определены законодательством. Да, некоторые договоры могут иметь 2-3 существенных условия (предмет, цена, срок), а некоторые, как Договор подряда в капитальном строительстве имеет сразу 20 существенных условий.

 Отсутствие в договоре положений по достижению всех существенных условий договора свидетельствует, что стороны соответствующего согласия не достигли, что является основанием для признания данного договора незаключенным. Этим вполне могут воспользоваться недобросовестные контрагенты.

Каждый из заключенных вами договоров обязательно должен содержать:

  • сведения о сторонах договора, подписантах и ​​их полномочиях;
  • четко сформулированный предмет договора, а также требования к товару и услуге;
  • указанную цену и порядок расчетов;
  • срок действия договора и исполнение обязательств (это не всегда одно и то же!);
  • четкая фиксация факта приемки-передачи товара или услуги;
  • ответственность сторон;
  • гарантийные обязательства;
  • последствия признания какого-либо из положений договора недействительным не приводят к признанию всего договора недействительным;
  • возможность одностороннего расторжения договора;
  • возможность/невозможность замены стороны договора без согласия контрагента;
  • последствия неисполнения или ненадлежащего исполнения сторонами своих обязательств;
  • способы разрешения споров между сторонами;
  • электронные адреса, с которых происходит коммуникация между сторонами;
  • язык, на котором заключается договор;
  • количество экземпляров договора.

Для того, чтобы не проверять "ценность" слова контаргента - все существенные согласования относительно договора, обсуждение внесенных изменений, или принятие/непринятие исполнения договора важно фиксировать в переписке с контрагентом, или протоках-соглашений или разногласий.

Если контрагент сначала принял товар, а затем отказался от принятия товара или согласился на какое-то условие договора, а в дальнейшем начал это отрицать, то зафиксированные в переписке данные факты пригодятся. Так, Верховный Суд в Постановлении от 19.01.2022г. по делу № 922/1246/21 подчеркнул, что никто не может действовать вопреки своему предыдущему поведению.

Если контрагент выразил свое согласие на определенное условие договора или же принятие товара, то пути назад нет.

В свою очередь, не менее важное значение имеет и то, кто предлагает то или иное условие к договору, или даже весь экземпляр договора. Да, достаточно традиционным для многих предприятий является использование единого шаблона на все случаи жизни. Однако подобная тактическая «экономия» может стать роковой.

Верховный Суд в Постановлении от 19.01.2022г. по делу № 530/1249/20 отметил, что спорные положения договора трактуются против стороны, которая это положение предложила.

Таким образом, каждое положение в договоре должно быть тщательно проанализировано, а все согласования с контрагентом должны обязательно фиксироваться хотя бы через электронную почту.

Также важно, чтобы согласование каждого договора фиксировалось в соответствующем акте-согласовании (бумажном или электронном) руководителями разных подразделений предприятия, что существенно минимизирует ряд рисков.

Организационно-хозяйственный комплаенс

Умножая все новые и новые активы компании необходимо тщательно следить за уже имеющимися. Если в владении или пользовании предприятия находятся объекты недвижимого или движимого имущества – советуем не реже 1 раза в неделю актуализировать сведения об этих объектах в государственных реестрах. Что касается объектов недвижимого имущества, то с целью экономии времени можно воспользоваться услугой SMS-маяк, которая будет извещать любые изменения в Государственном реестре вещных прав на недвижимое имущество по земельному участку.

Интересоваться текущим состоянием активов является не правом, а даже обязанностью владельца или пользователя, чем подчеркнул Верховный Суд в Постановлении от 22.09.2021г. по делу № 143/587/20, который обосновывая отсутствие оснований на возобновление срока для обращения предприятия в Антирейдерскую комиссию отметил, что информация о вещных правах на недвижимое имущество и их обременения общедоступна, а потому ответчики, как владельцы земельных участков, должны бы интересоваться состоянием своего вещного права в отношении земельных участков, однако, не совершили никаких действий, направленных на проверку наличия и/или отсутствия нарушения своих прав и, как следствие, пропустили определенный законом 60-дневный срок для подачи жалобы.

Трудовой комплаенс

В стремлениях сэкономить на уплате налогов и социальных выплат – работодатели прибегают к разным уловкам, или же просто не оформляют своих работников.

Советуем не прибегать к этим манипуляциям и должным образом оформлять трудовые правоотношения со своими работниками, ведь штраф за 1 неоформленного работника составляет от 8500 грн. до 17000 грн.

Не менее важно проверить потенциального нового работника на наличие информации о нем в государственных реестрах, а также заключить с работником договор о неразглашении коммерческой тайны (так называемые NDA). За разглашение конфиденциальной информации (ее перечень должен быть максимально подробным) работника можно будет привлечь к ответственности, взыскав сумму компенсации в случае установления причинно-следственной связи между разглашением работником конфиденциальной информации и причиненным ущербом, как это сделало ООО “ПЮ ДЕФЕЛОПЕРС” на основании  Решения Печерского районного суда г. Киева от 20.05.2020г. по делу № 757/17647/19-ц.

Учитывая постоянную борьбу за лучших работников на рынке труда – не будет лишним заключить с работником так называемый Договор о неконкуренции (Non-compete agreement), подписав который работник обяжется не сотрудничать ни в одним из возможных с ваших конкурентов после увольнения из вашей компании. .

Также важно, чтобы на предприятии был и выполнялся кодекс поведения работников, что позволило бы минимизировать ряд проблем (в частности, производственных травм, краж и т.п.).

Поощрять или не поощрять работников докладывать о фактах корпоративного шпионажа, краж или банального "прогуливания" работы их коллегами - дело каждого работодателя. Однако, если способы уведомления данной информации сделать максимально конфиденциальными – это станет действенным механизмом предотвращения проблемных ситуаций.       

Налоговый и банковский комплаенс

Своевременная уплата налогов и представление соответствующих отчетов и сведений в налоговую (например регистрация налоговых накладных) является важным условием для сотрудничества с другими контрагентами и для воизбежания излишнего внимания со стороны налоговиков.

В течение 2020-2021 г.г. налоговики все активнее стали отказывать в регистрации налоговых накладных, направленных на возмещение НДС, на основании сомнений касаемых реальности хозяйственных операций. К тому же, налоговики проверяют не только деятельность вашей компании, но и то, с кем вы сотрудничаете. К примеру, если ваш контрагент отнесен к числу рискованных, однако вас это не смутило на этапе заключения сделки, то налоговиков это очень заинтересует, а вам создаст проблемы в виде отказа в регистрации накладных.

Какой выход? Тщательно проверять контрагента, в частности:

Проверка вышеуказанных реестров позволит вам узнать максимальную информацию о ведении контрагентом налоговой отчетности, что позволяет сформировать представление о нем как бизнес-партнере в целом.

Также, подобная осмотрительность позволит избежать таких негативных последствий, как отказ в регистрации налоговых накладных из-за "сотрудничества с рисковым контрагентом". Указанное основание стало одним из любимых налоговиков в 2021 году.

Так, Верховный Суд в Постановлении от 20.05.2021 года по делу № 826/16627/18 отметил важность «надлежащей налоговой осмотрительности» при выборе налогоплательщиками контрагентов, ведь это является законной предпосылкой получения налоговой выгоды. Из этого правила следует, что добросовестным плательщикам налога необходимо позаботиться о подготовке доказательной базы, подтверждающей проявление должной осмотрительности, если налоговый орган во время проверки докажет, что плательщик налога действовал без должной осмотрительности и осторожности.

В свою очередь, в сотрудничестве с банками следует руководствоваться готовностью предоставить документы, подтверждающие источник происхождения средств.

В зависимости от банка требования по порогу, с которого начинают проверять источник происхождения средств – разный. Однако если вас интересует именно надежная сохранность средств, то нужно открывать счета в банках с иностранным капиталом и высокой надежностью на рынке.

Маркетинговый и медийный комплаенс

Репутация компании на сегодняшний день имеет важное значение как для клиентов, выбирающих товар или услугу, так и для контрагентов.

Так, недавний конфликт, возникший между посетителем одного из заведений сети «Хлебный» и персоналом из-за отказа в обслуживании на украинском языке, создал целый медийный прецедент, который точно не прибавил популярности заведения и привел к уменьшению количества посетителей.

то стоило сделать? Уладить соответствующий конфликт еще на этапе его зарождения и не допустить утечки данной информации в сеть.

В связи с этим следить за появлением публикаций о вашем предприятии в СМИ и социальных сетях чрезвычайно важно, ведь опубликованная информация может быть полностью ложной и потребует немедленного опровержения, в том числе и в судебном порядке.

В свою очередь, размещая какую-либо рекламу, в частности в социальных сетях, необходимо, чтобы она отвечала требованиям Закона Украины "О рекламе" и не вводила потребителей в заблуждение относительно визуального вида продукта, его свойств, цены или качества.

Как общаться с государственными органами?

Если вы получили запрос или требование от государственного, в частности, правоохранительного органа, не спешите на него отвечать. В указанном запросе должен быть указан срок, в течение которого ответ должен быть предоставлен. Это время следует использовать для консультации с юристом, особенно если просят предоставить копии документов.

Проверьте наличие всех реквизитов, оснований, по которым вам направили это письмо, кто его подписал, наличие печати и т.д.

Любые ответы следует давать только на письменные запросы или заявления. Если вас просят сообщить какую-либо информацию по телефону – не сообщайте.

Учиться никогда не поздно и никому не рано

На ваше предприятие пришли с обыском, а ваши работники к этому не готовы? Это ваша ошибка.

Настоящее диктует свои обязательные требования для успешной работы бизнеса, одно из которых – подготовить своих работников к потенциальному внезапному обыску, визиту налогового или Гоструда.

Как действовать во время обыска? На какие вопросы отвечать, а какие нет? Какие права у работников при обыске?” – ответы на эти вопросы работники должны знать обязательно.

Как к этому подготовиться? Договориться с практикующими адвокатами в сфере уголовного права и взаимодействия с государственными органами, которые провели бы специальный тренинг для работников компании, особенно топ-менеджмента. Безусловно, эти знания могут и не понадобиться, однако, если все же подобная ситуация наступит – потраченные средства могут компенсироваться в десятизначном размере.

Как итог, внедрение и соблюдение вышеуказанных базовых рекомендаций по комплаенсу требует временных и финансовых затрат, которые для многих, особенно небольших предприятий, не являются первоочередными или запланированными, однако именно комплаенс-контроль является той жизненно важной составляющей успешности бизнеса, на которой базируется информационная, коммерческая и финансовая безопасность компании; деловая репутация и доверие со стороны контрагентов и клиентов.

Выбор за вами!

Подпишитесь на рассылку
Главные новости и аналитика для вас по будням
Похожие новости