Особенности организации кадрового делопроизводства в условиях военного положения урегулированы Законом Украины «Об организации трудовых отношений в условиях военного положения» от 15.03.2022 года № 2136-ІХ, который вступил в силу 24 марта 2022 года. Поскольку во время войны возникает много сложных и новых ситуаций, с которыми работодатели сталкиваются впервые, Минэкономики Украины 28.03.2022 года предоставило ряд своих разъяснений относительно порядка действий работодателей во время военного положения. Однако у работодателей остается много вопросов, как это реализовать на практике, чтобы не нарушить права работников, обеспечить достоверный учет и соблюдать требования законодательства во время военного положения. Ниже предлагаем наши практические советы по урегулированию некоторых вопросов, наиболее часто возникающих у работников отдела кадров во время действия военного положения.
1. Порядок работы отдела кадров и перечень кадровых документов, которые необходимо оформлять во время войны
Несмотря на военное положение в Украине, которое все еще продолжается, все работодатели должны и далее обеспечивать ведение кадрового учета.
Согласно комментариям Министерства экономики Украины, в период действия военного положения организация кадрового делопроизводства и архивного хранения кадровых документов осуществляется по усмотрению работодателя, поэтому компания должна самостоятельно определить порядок работы отдела кадров, а также перечень кадровых документов, которые необходимо оформлять во время действия военного положения. Обращаем внимание, что данная норма не отменяет обязанность работодателя оформлять и хранить кадровые документы во время военного положения, а только позволяет делать это в соответствии с внутренними правилами. Другими словами, работодатель должен максимально соблюдать действующие правила, установленные трудовым законодательством, и только в случае необходимости отступать от них и действовать на свое усмотрение.
Мы рекомендуем продолжать хранить и вести обязательные кадровые документы, в частности, штатное расписание, табель учета рабочего времени, приказы по личному составу, личные карты П-2. Однако данный перечень кадровых документов не является исчерпывающим.
Считаем целесообразным внести соответствующие дополнения в инструкцию по кадровому делопроизводству компании (при наличии таковой), в частности, определить какие кадровые документы обязательно продолжать оформлять, а какие могут подождать до окончания войны.
Также рекомендуем создавать сканированные копии всех указанных выше документов и размещать их на нескольких носителях (например, жесткие диски компьютеров, USB-накопители, внешние жесткие диски, карты памяти), а также сохранять данные в облачных хранилищах (Google Drive, OneDrive и прочие). Такие меры безопасности обеспечат сохранность данных от потери в случае физического уничтожения одного из носителей.
Главным условием при ведении кадрового учета во время войны является обеспечение ведения достоверного учета выполняемой сотрудниками работы и учета затрат на оплату труда.
2. Оформление дистанционной работы и коммуникации между работником и работодателем
В связи с боевыми действиями в Украине в конце февраля 2022 года многие работники переехали в другие, более безопасные, регионы Украины или за границу и покинули свои рабочие места.
Если специфика работы предусматривает возможность ее выполнения удаленно, посредством информационно-коммуникационных технологий, работодателю целесообразно принять решение о переводе сотрудников на дистанционную работу, если такое решение не было принято ранее в связи с введенным карантином.
Согласно ч.11 ст.60 2 КЗоТ Украины на время угрозы распространения эпидемии, пандемии, необходимости самоизоляции работника в случаях, установленных законодательством, и/или в случае возникновения угрозы вооруженной агрессии, чрезвычайной ситуации техногенного, природного или иного характера дистанционная работа может вводиться приказом (распоряжением) руководителя предприятия без обязательного заключения трудового договора о дистанционной работе в письменной форме. С таким приказом (распоряжением) работника необходимо ознакомить в течение двух дней со дня его принятия, но до введения дистанционной работы.
Невозможность выполнения работником дистанционной работы в связи с отсутствием соответствующих коммуникаций, по нашему мнению, не может рассматриваться как нарушение трудовой дисциплины.
Если трудовой договор о дистанционной работе не заключался, а работник был переведен на дистанционную работу приказом работодателя, с целью надлежащей организации выполнения дистанционной работы, ознакомления работников с приказами (распоряжениями), сообщениями, поручениями, заданиями и другими документами работодателя, рекомендуем заранее договориться о дальнейшем взаимодействии между сторонами при выполнении дистанционной работы.
Фактически у всех компаний сейчас возникает необходимость упростить процесс ознакомления работников с кадровой документацией. Для этого следует предусмотреть упрощенный порядок осуществления коммуникации работников с работодателем в части предоставления заявлений работодателю и ознакомления с кадровыми документами, а именно:
- определить средства электронной связи, например, электронная почта, номер телефона, мобильный мессенджер и т.п.);
- условия предоставления отчетов работника о проделанной работе (если это необходимо);
- условия сообщения работником о возникновении ситуаций, исключающих надлежащее выполнение дистанционной работы;
- другие условия коммуникации и взаимодействия сторон.
Такой порядок можно зафиксировать как приказом или внутренней политикой компании, так и путем оформления дополнительных соглашений к трудовым договорам работников.
3. Как быть с трудовыми книжками во время войны
В условиях военного положения допускается выдача трудовой книги на руки работнику по его требованию. Однако оформить такое требование желательно в письменном заявлении работника.
В случае выдачи трудовой книги работнику по его требованию, работодатель снимает с себя ответственность за ее сохранность. Это делается для обеспечения интересов работника, который может из-за опасности изменить место жительства или вообще уехать из страны, устроиться по срочному трудовому договору по совместительству и т.д. Потому будет лучше, если трудовая книжка будет у него на руках. Ведь в случае уничтожения трудовой книги из-за боевых действий, у работника возникнет немало хлопот по восстановлению данных о работе при оформлении пенсии, а работодатель вряд ли понесет какую-либо ответственность, так как мы все сейчас живем в условиях войны, что признано форс-мажорным обстоятельством.
Если же трудовые книжки продолжают храниться у работодателя, а сотрудник, работающий дистанционно в Украине или за ее пределами, решил уволиться, возникает вопрос, как выдать такому работнику его трудовую книжку в день увольнения. Следует обратиться к положениям Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников. В частности, в п.4.2 указанной Инструкции предусмотрено, что в случае, если работник отсутствует на работе в день увольнения, то собственник или уполномоченный им орган в этот день отправляет ему почтовое уведомление с указанием на необходимость получения трудовой книжки.
Пересылка трудовой книжки по почте на указанный адрес допускается только по письменному согласию работника. Поэтому работник должен дать свое письменное согласие (например, в виде заявления) с указанием почтового адреса, на который необходимо отправить его трудовую книжку, но исключительно в пределах Украины. Поскольку согласно п.37 Правил предоставления услуг почтовой связи, утвержденных постановлением КМУ от 05.03.2009 года №270 установлено, что в международных почтовых отправлениях запрещается пересылать трудовые книжки.
4. Действия работодателя при уничтожении или потере кадровых документов
Первое, что нужно отметить — это то, что все потерянные либо уничтоженные документы необходимо будет восстановить, как только появится такая возможность.
Для этого необходимо провести аудит кадровой документации и выяснить, какие именно документы уничтожены или утрачены.
Затем работодатель должен определить, кто будет заниматься таким восстановлением и в какие сроки.
Также следует отметить, что для этого у компании должны быть соответствующие ресурсы и созданы все необходимые условия.
Заметим, что за отсутствие обязательных кадровых документов вас не оштрафуют, но после окончания войны контролирующие органы возобновят свои проверки, поэтому будет существовать такой риск. Поэтому, если есть возможность восстановить документы сейчас — восстанавливайте сейчас и не откладывайте это на потом.
Учет рабочего времени
5. Как табелировать работников, которые покинули свои рабочие места на территории ведения боевых действий?
С начала войны многие работники покинули свои рабочие места, выехали за пределы места постоянного проживания в связи с боевыми действиями и находятся в Украине или за ее пределами, и не работают или с ними нет связи. В таком случае работодатель вправе зафиксировать неявку на работу (в табеле учета рабочего времени и акте об отсутствии) и после появления сотрудника на работе, потребовать от него объяснений отсутствия на рабочем месте. Отсутствие такого работника необходимо табелировать условным обозначением «НЗ» (отсутствие по невыясненным причинам) или «И» (прочие причины неявки). После выяснения обстоятельств и обнаружения, что причины были уважительными, табель учета использования рабочего времени можно будет откорректировать.
Специалисты Гоструда считают указанные выше причины отсутствия на работе уважительными, поэтому советуют не увольнять таких работников за прогул. То есть работодатель не имеет права уволить работника без его заявления из-за его невыхода на работу в связи с боевыми действиями.
6. Как оформлять отсутствие работника во время воздушной тревоги?
Считаем, что отсутствие работника на рабочем месте во время воздушной тревоги не является нарушением трудовой дисциплины.
То есть пребывание работника в укрытии не считается прогулом; также это время не считается простоем, поэтому его нужно продолжать включать в рабочее время.
7. Как табелировать мобилизованных работников и работников, вступивших в территориальную оборону?
Согласно ст.119 КЗоТ Украины работников, приобщившихся к военной составляющей территориальной обороны и заключивших контракты о прохождении военной службы, призванных как резервистов или во время мобилизации, необходимо освободить от работы с сохранением места работы, должности и среднего заработка. Такое освобождение оформляется соответствующим приказом руководителя.
Время отсутствия на работе таких работников рекомендуем обозначать в табеле учета использования рабочего времени условным обозначением "ИН" – другое неотработанное время, предусмотренное законодательством.
Документами, подтверждающими мобилизацию, могут быть, в частности, повестка или мобилизационное распоряжение Территориального центра комплектования и социальной поддержки (ТЦК и СП); военный билет; справка из ТЦК и СП или воинской части. Подтверждением участия работника в территориальной обороне является договор добровольца территориальной обороны.
Если же работник не успел предоставить документы, подтверждающие призыв (вступление) на военную службу или вовлечение в ряды территориальной обороны, такого работника необходимо табелировать буквенным кодом «НЗ» (неявки по невыясненным причинам) до тех пор, пока работник не предоставит соответствующие подтверждающие документы.
8. Как отразить в учете приостановление трудового договора на период действия военного положения?
Следует отметить, что в типовой форме №П-5 нет прямого условного обозначения для прекращения трудового договора. Согласно рекомендациям Главного управления Гоструда в Одесской области от 12.04.2022 года, для табелирования работника, с которым приостановлен трудовой договор, можно использовать условные обозначения «ИН» –прочее неотработанное время, предусмотренное законодательством, «ИВ» – прочие виды неявок, предусмотренные коллективными договорами, соглашениями или «И» – прочие виды неявок.
Заметим, что только правильное ведение табеля учета рабочего времени обеспечит достоверность учета выполняемой сотрудниками работы и учета затрат на оплату труда.
Представление кадровой отчетности в условиях военного положения
9. Уведомление о принятии работника на работу
При отсутствии технической возможности у работодателя подать уведомление о принятии работника на работу/заключении гиг-контракта средствами электронной связи в электронной форме, такое уведомление можно подать в форме бумажного документа согласно приложению вместе с копией в электронной форме.
Если работодатель не имеет возможности по независимым от него обстоятельствам подать в органы Государственной налоговой службы Украины или ее территориальный орган уведомление о принятии работника на работу, то он должен иметь подтверждение о попытке совершить такие действия.
10. Статистическая отчетность: №1-ПВ (месячная и квартальная), №3- долг (месячная)
Согласно разъяснению Государственной службы статистики Украины от 10.03.2022 года, статистическая отчетность в документальной и (или) электронной форме подается в органы государственной статистики в течение трех месяцев после прекращения или отмены военного положения или состояния войны за весь период непредставления отчетности.
Поэтому за непредставление или несвоевременное представление такой отчетности в период действия военного положения или состояния войны, а также в течение трех месяцев после его завершения к работодателям не будет применяться административная ответственность.
При этом работодатели, не имеющие физической возможности в течение определенного выше срока, подать отчетность в связи с непосредственными последствиями их участия в боевых действиях, освобождаются от административной ответственности и предоставляют отчетность или документы не позднее 30 календарных дней со дня окончания последствий, которые сделали невозможным ее предоставление.
Также специалисты Госстата заверяют, что в период действия военного положения или состояния войны не будут осуществляться проверки своевременности и полноты представления статистической отчетности.
Хотя война и внесла свои коррективы в нашу повседневную жизнь и работу, мы должны приспосабливаться к таким условиям и быть готовыми решать сложные и спорные вопросы, возникающие в процессе работы, в частности, в процессе ведения кадрового учета.
Подытоживая изложенное выше, необходимо отметить, что несмотря на военное положение в Украине и боевые действия в отдельных ее регионах, ведение кадрового учета должно осуществляться исключительно в соответствии с требованиями действующего законодательства.
Наталия СЛИПЧЕНКО,
Старший специалист по кадровому делопроизводству
