Этот год показал, что компании больше не могут игнорировать автоматизацию. И вопрос уже не только в конкуренции, но и вообще в сохранении бизнеса. Будущее все еще будет оставаться неопределенным, впереди как минимум один локдаун. Поэтому так важно стараться превратить трудности в возможности. Тамара Кучугурная, директор по развитию сервиса "Вчасно" рассказала во время онлайн-форума "Бизнес без бумаги", как не только не потерять эффективность в турбулентные времена, но даже повысить ее.
Старые привычки не работают
Почему проигрывают компании, у которых нет культуры внедрения инноваций? Во-первых, они не могут масштабировать бизнес без дополнительных расходов. Во-вторых, они не удовлетворяют потребности работников в собственной реализации. Ведь там, где господствуют исключительно "заезженные" методы, отсутствует пространство для развития. Поэтому работодатели вынуждены удерживать ценных сотрудников большей заработной платой или нанимать менее квалифицированных. И это замкнутый круг, поскольку непрофессиональные сотрудники внедряют неэффективные процессы. В-третьих, компании, не способные быстро адаптироваться к окружающим изменениям (а это невозможно без инновационной культуры), в кризис просто не выживают.
К тому же, в новых условиях, когда многим приходится работать удаленно, невозможно воспроизвести все процессы в обычном виде. Хорошая новость - их можно ускорить и сделать более оптимальными, и локдаун - повод это сделать.
Оптимизировать все
Нет никакого секрета, как это сделать. Нужно наблюдать за процессами компании и постепенно автоматизировать повторяющиеся чаще всего. Но если все так просто, почему не все перестраивают свою работу на более эффективный способ?
Люди вообще не склонны менять то, что уже хоть как-то работает. Трансформации вызывают сначала стресс у всех: у руководства, менеджера, команды специалистов - всем нужно приспосабливаться и учиться работать с новыми инструментами. Но когда адаптация завершается, происходит кратный рост. Поэтому нужно иметь сильную мотивацию улучшать процессы.
Залог успеха - внутренний заказчик именно в том отделе, где будут внедряться новые технологии. Человек, который понимает, какие рутинные задачи можно сократить. Одной из самых распространенных ошибок является отсутствие ответственного за проект внутри компании. Если автоматизация воспринимается лишь как прихоть руководства, а работники не заинтересованы и не понимают, зачем это им нужно, то результата не будет.
Ускоряем работу с документами
Выбор направления, который стоит автоматизировать в первую очередь зависит от сферы бизнеса и наиболее частых процессов в компании. Так, головная боль всех, кто оказывает услуги - задержки с подписанием договора. Ведь это влияет на то, как быстро можно начать работать с клиентом. А значит и получать оплату.
Бумажный документ требует много времени на отправку в обе стороны. Если директор в отпуске или дома на самоизоляции, то остается только ждать. И терять деньги.
Проблему решает электронный документооборот. Если весенний локдаун вас еще не убедил в его необходимости, то самое время это наверстать. Электронные документы не только помогут вовремя закрыть сделку и получить оплату, но и существенно сэкономят бюджет, который можно направить на развитие. Бонусом будет и то, что даже при увеличении количества сделок в два-три раза, вы сможете не расширять штат бухгалтеров.
Если у вас больше внутренних документов, чем внешних, то в первую очередь переведите в цифру их.
Многие, для ускорения процесса, обменивается сканами документов. Но это, во-первых, все равно долго, а во-вторых, есть компании, которые оплачивают услуги только после получения оригиналов. А это ваш кассовый разрыв.
Если компания работает в торговле, то без EDI - электронного обмена заказами - вам не удастся оптимизироваться. Этот инструмент позволяет быстро отправлять заказы поставщикам и получать статусы их выполнения. А это значит, что нет никаких задержек с поставками и пустых полок.
Переходим на электронные чеки
Если электронный документооборот - это уже обязательный инструмент для любой компании, который не первый год доказывает свою эффективность, то электронные чеки - новое явление для украинского бизнеса. Только в августе этого года государство позволило предпринимателям использовать программные кассовые аппараты.
И уже есть по крайней мере пять причин, почему стоит прямо сейчас перейти на электронные чеки. И если вы уже имеете обычный кассовый аппарат, и если только ждете, когда вам обязательно его надо будет использовать.
Сокращение расходов. Одна железная касса стоит в среднем 5 тыс. гривен, а еще плюс ежемесячное обслуживание. Среди программных РРО, которые уже работают на рынке, есть бесплатные варианты - до определенного количества чеков.
Простое подключение. Кассу в смартфоне подключить существенно проще и быстрее, чем железную. Несколько часов - скачали и начали разбираться. Это даст возможность заблаговременно подготовиться и настроить все необходимое для того, чтобы с определенного времени не подвергаться штрафным санкциям фискальной службы.
Упрощение кассового учета. Многие процессы программный РРО позволяет автоматизировать. Например, отчет, который необходимо готовить кассирам после закрытия смены, может формироваться автоматически.
Надежность и доступность. Электронный чек в отличие от бумажки невозможно потерять. Он сохраняется и в облачном хранилище программной кассы, и на сервере налоговой (с фискальным номером и цифровой подписью). Такое двойное сохранение защищает и покупателя, и продавца. Чек можно просмотреть или скачать в любое время.
Программный РРО позволит не только заранее подготовиться к обязательному использованию кассовых аппаратов, но и оптимизирует эту работу.
Главное помнить, что любые инновации не приведут к желаемому повышению эффективности, если их цели и все необходимые этапы не понимает вся команда. Важно постоянно объяснять сотрудникам, что изменится не только для компании, но и для каждого отдельного работника. Тогда не будет страха и, соответственно, сопротивления. Мотивированные сотрудники - самый ценный ресурс, особенно во времеа тотальной неопределенности.
Читайте также:
ЭЦП или КЭП: чем подписывать электронные документы?
Электронный документооборот: какие риски учитывать и как их минимизировать
