|
Пандемия вызвала стремительный рост дистанционной работы. Целые индустрии продолжают работать из дома. Например, по данным dou.ua, в секторе IТ только 3% работников мечтают вернуться к работе в офисе.
Многие компании внедрили гибридный режим работы, который сочетает работу из дома и офиса. В связи с этим, все больше работодателей задумываются над возможностью перевода кадрового документооборота в электронную форму. В дополнение к этому Верховная Рада Украины уже приняла несколько законопроектов касательно дистанционной работы и электронного учета трудовой деятельности, состоялось это в феврале 2021 года.
Удалось ли законотворцу на самом деле урегулировать вопрос электронного кадрового делопроизводства? Или просто устаревший Кодекс законов о труде 1971 года получил еще одну заплатку в виде электронного учета трудовой деятельности - выясним в этой статье.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ ТРУДОВЫХ ДОГОВОРОВ
Один из первых документов, который подписывают работники при трудоустройстве - это трудовой договор, поэтому начнем с него.
Электронная форма трудового договора
Трудовой договор, как правило, заключается в письменной форме (статья 24 Кодекса законов о труде Украины), а, как известно, к письменной форме приравнивается и электронная форма (статья 9, 205, 207 Гражданского кодекса Украины).
Для заключения договора в электронной форме работнику понадобится электронная подпись. Проще всего ее получить с помощью «Дія.Підпис». Есть несколько видов электронной подписи, самые популярные в Украине - это квалифицированная электронная подпись и усовершенствованная электронная с квалифицированными сертификатами, которые приравниваются к собственноручной подписи (ч.4 ст.18 ЗУ «Об электронных доверительных услугах», Постановление КМУ от 03.03.2020 № 193). Поэтому трудовой договор, подписанный с помощью таких электронных подписей, будет иметь полную юридическую силу, а юридическая сила электронного документа не может быть отвергнута из-за того, что он имеет электронную форму (ч. 3 ст. 18 ЗУ «Об электронных доверительных услугах» и ст. 8 Закона Украины «Об электронных документах и электронном документообороте»).
Необходимо ли письменное согласие работника на подпись договора в электронной форме?
Письменное согласие работника на подписание трудового договора в электронной форме не требуется, поскольку:
такая электронная подпись приравнивается к собственноручной согласно Закону (ч. 4 ст. 18 ЗУ «Об электронных доверительных услугах», Постановление КМУ от 03.03.2020 № 193);
право использования электронной подписи возможно в случаях, установленных законом, а не только по соглашению сторон (ст. 207 Гражданского кодекса Украины);
отношения, связанные с использованием усовершенствованных и квалифицированных электронных подписей, регулируются Законом Украины «Об электронных доверительных услугах», а использование других видов электронных подписей осуществляется на договорных началах (ст. 6. ЗУ «Об электронных документах и электронном документообороте»).
ОЗНАКОМЛЕНИЕ С ПРИКАЗАМИ, ИНСТРУКЦИЯМИ
Следующий вопрос, с которым сталкиваются владельцы бизнеса - ознакомление работников с приказами (распоряжениями), правилами внутреннего трудового распорядка и проведение инструктажей.
В феврале 2021 года Верховная Рада приняла Закон Украины от 04.02.2021 № 1213-IX, которым урегулировала:
право ознакомления работников с приказами (распоряжениями), сообщениями с использованием средств электронной связи (ст. 29 Кодекса законов о труде Украины).
подтверждением ознакомления считается факт обмена электронными документами (ст. 29 Кодекса законов о труде Украины).
подтверждением проведения инструктажа (обучения) считается факт обмена соответствующими электронными документами (ст. 153 Кодекса законов о труде Украины, ст. 13 ЗУ «Об охране труда»).
Для ознакомления с приказами/инструктажами в электронном виде необходимо:
предусмотреть конкретные способы в самом трудовом договоре;
обменяться электронными документами между директором и работником с помощью избранных средств электронной связи.
В трудовом договоре можно использовать формулировки из типовых форм трудовых договоров о надомной и дистанционной работе:
«С целью надлежащей организации выполнения надомной работы, ознакомления Работника с приказами (распоряжениями), сообщениями, поручениями, задачами и другими документами Работодателя, коммуникация и взаимодействие между сторонами при исполнении надомной работы осуществляется путем: здесь указываются способы коммуникации и взаимодействия между Сторонами, определяются средства электронной связи, например, электронная почта, номер телефона, мобильное приложение и т.д.).
Необходимо обратить внимание, что для подтверждения ознакомления с приказами понадобится электронная подпись на заявлении-согласовании с приказами, самом приказе или на конкретном е-мейле (такая технология также существует). Обмена простыми сообщениями электронной почты будет недостаточно.
Ведь законодатель отметил, что подтверждением ознакомления считается факт обмена именно электронными документами. Верховный Суд неоднократно обращал внимание, что распечатка электронной переписки не может считаться электронным документом (копиями электронных документов) в понимании ч. 1 ст. 5 Закона Украины «Об электронных документах и электронном документообороте», согласно которой электронный документ - документ, информация в котором зафиксирована в виде электронных данных, включая обязательные реквизиты документа. Электронная подпись является обязательным реквизитом электронного документа (ст. 5, 6 «Об электронных документах и электронном документообороте»). Постановление от 28.12.2019 № 922/788/19 Верховный Суд.
ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ
Речь о переводе трудовых книжек в электронную форму шла довольно давно. Наконец 10.06.21 вступил в силу Закон Украины от 05.02.2021 № 1217-IX. Теперь внесение записей в трудовую книжку осуществляется только по требованию работника, учет трудовой деятельности работника осуществляется в электронной форме, а страховой стаж исчисляется по данным, которые содержатся в реестре застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования (далее - «Реестр застрахованных лиц»).
КМУ и органы власти должны были до 10.06.21 года внести изменения в подзаконные акты, но так их и не внесли в:
Другие подзаконные акты
Это создает определенные коллизии между законом и подзаконными актами, хотя закон имеет высшую юридическую силу.
Касательно включения сведений о трудовой деятельности в реестр застрахованных лиц
Законодатель учел, что реестр застрахованных лиц не содержит полной информации, поэтому предоставил 5 лет на внесение сведений о трудовой деятельности в реестр застрахованных лиц работнику или работодателю (Переходные положения Закона Украины от 05.02.2021 № 1217-IX).
Порядок включения сведений в реестр застрахованных лиц утвержден Постановлением КМУ от 27.11.2019 № 1084, а сам механизм описан на сайте ПФУ. Необходимо обратить внимание, что, если сведения подает работодатель - тогда он обязан прикрепить при загрузке сведений в реестр сканированное согласие на обработку персональных данных работника.
После внесения сведений о трудовой деятельности в реестр ответственное лицо органа ПФУ должно оцифровывать данные трудовой книжки и дополнить персональную учетную карточку работника. Сколько на это понадобится времени и чем это будет подтверждено - подзаконными актами пока не определено.
Возвращение трудовых книжек работникам
Законом Украины от 05.02.2021 № 1217-IX предусмотрено, что после внесения данных о трудовой деятельности в реестр застрахованных лиц, имеющиеся трудовые книжки выдаются работникам лично под подпись. Отдельным случаем является ситуация, когда трудовая книжка выдается работнику при увольнении. В дальнейшем трудовые книжки будут храниться у работника.
О трудоустройстве новых работников
Учет трудовой деятельности новых работников сразу должен осуществляться в электронной форме. Но по требованию работника - информация может быть внесена также в его трудовую книжку. Работник имеет выбор предоставлять: трудовую книжку или сведения из реестра застрахованных лиц (ст. 29 Кодекса законов о труде Украины и Разъяснения Гоструда).
Касательно основного места труда
Теперь работник должен сообщить работодателю, у которого лицо работает по основному месту работы, об определении лицом такого места работы как основного согласно поданному им заявлению (до его отзыва) (п. 3-1 ст. 16 Закона Украины «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование»).
А информация об основном месте работы будет подаваться в составе отчетности по ЕСВ, которая подается ежеквартально (п. 4 ч. 2 ст. 6 Закона Украины «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование»).
Касательно внесения изменений в реестр застрахованных лиц
В случае допущения ошибки в реестре застрахованных лиц или необходимости каких-либо уточнений работнику необходимо руководствоваться Постановлением от 18.06.2014 № 10-1 «Об утверждении Положения о реестре застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования».
ЭЛЕКТРОННЫЕ БОЛЬНИЧНЫЕ
Работникам не придется нести на работу бумажный листок нетрудоспособности, чтобы зафиксировать факт нахождения на больничном, а работодатели будут видеть необходимую информацию в личном электронном кабинете страхователя (работодателя) на веб-портале электронных услуг Пенсионного фонда Украины. Соответствующие изменения были внесены Постановлением от 31.03.2021 № 323 «О внесении изменений и признании утратившими силу некоторых актов Кабинета Министров Украины».
Сейчас идет переходный период и сами заведения будут принимать решения формировать медицинские заключения о временной нетрудоспособности, выдавать листы нетрудоспособности в бумажной форме, в зависимости от технической возможности. В то же время бумажные листки нетрудоспособности останутся в некоторых случаях, установленных Постановлением от 17.04.2019 № 328 и Приказом от 01.06.2021 № 1066.
ПРЕКРАЩЕНИЕ ТРУДОВЫХ ОТНОШЕНИЙ
При увольнении избежать бумажных документов не удастся, ведь у работника есть обязанность расписаться о получении трудовой книжки (если она еще находится у работодателя и не внесена в реестр застрахованных лиц), расписаться в личной карточке работника и других документах, которые не переведены в электронную форму. По желанию работника работодатель должен осуществить запись в трудовой книжке (если она находится в работника).
Когда трудовые книжки будут переданы работникам, работодатели смогут выдать работнику копию приказа об увольнении и осуществлять расчет (ст. 47 Кодекса законов о труде Украины). Ведь сейчас при конфликтных увольнениях часто возникала проблема с выдачей трудовой книжки, которую работник не забирал, а работодатель должен был ее хранить в течение 2 лет до обращения работника (Разъяснение Гоструда от 15.10.20).
А вот направление работнику приказа об увольнении в электронной форме на электронную почту будет недостаточным, если работник не желает подписать приказ с помощью электронной подписи. Ведь, с одной стороны, подпись является одним из реквизитов электронного документа и приказа об увольнении (Приказ 05.12.2008 № 489 ст. 29 Кодекса законов о труде Украины, п. 9.11 Приказа от 18.06.2015 № 1000/5). Сейчас суды часто не воспринимают распечатку с электронной почты как надлежащее доказательство получения документа (Постановление от 28.12.2019 № 922/788/19 Верховный Суд). Дисциплинарное взыскание в виде увольнения сообщается работнику под расписку (ст. 149 и ст. 47 Кодекса законов о труде Украины).
Однако можно предположить такой способ в самом трудовом договоре и в случае спора сделать фиксацию и исследование содержания веб-страницы с помощью эксперта, адвоката или в дальнейшем, возможно, нотариуса. Но пока не будет сформирована судебная практика или будут подзаконные акты таким образом ознакомление работника с приказом об увольнении вызовет дополнительные вопросы.
АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ
Об архивном хранении почему-то законодатель совсем забыл: не придал этому внимания и соответственно никаких изменений. С одной стороны положения о ведении документов в электронном виде существовало и раньше, с другой - законодательство обязывает хранить документы постоянно и длительно (более 10 лет) в двух формах: бумажной и электронной (п. 4 Раздела I Приказа Министерства юстиции Украины от 11.11.2014 № 1886/5).
Законодатель объясняет это тем, что через 10 лет у нас может просто не быть средств для чтения тех или иных электронных документов, которые должны храниться 75 лет.
Сроки хранения документов устанавливаются:
1. Приказом от 12.04.2012 № 578/5
2. Приказом от 14.03.2013 № 430/5
Поэтому необходимо проанализировать, какие документы подлежат хранению только в электронном виде, а какие требуют бумажной формы. Кроме того, от работодателя требуют:
инструкции по делопроизводству или отдельные регламенты работы с электронными документами, которые должны соответствовать Приказу от 11.11.2014 № 1886/5 (п. 5 Приказа от 11.11.2014 № 1886/5);
согласование создания документов по кадровым вопросам в электронной форме с соответствующим государственным архивным учреждением, архивным отделом городского совета (п. 4 гл. 1 разд. I Приказа от 11.11.2014 № 1886/5);
делать отметку о наличии экземпляра электронного документа с бумажным носителем информации (п. 10 гл. 2 раздела II Приказа от 11.11.2014 № 1886/5).
К тому же порядок предполагает не только печать бумажных экземпляров электронных документов, их постоянное и длительное хранение, но и подписание бумажного экземпляра с датой и штампом «Согласно оригиналу» (гл. 6, раздела IV Приказа от 11.11.2014 № 1886/5).
Таким образом, казалось бы, что электронный документооборот - это требование времени и обыденное явление, но действующее законодательство не позволяет избавиться от бумаги полностью.
Поэтому не спешите выбрасывать свой принтер, он вам еще пригодится!
Где читать профессиональную аналитику об управлении персоналом? В рабочем пространстве LIGA360: HR-менеджер. Настройте персональную ленту новостей из выбранных источников, получайте доступ к аналитике по кадровому учету, читайте комментарии экспертов. Выберите свое решение LIGA360 по ссылке.
