Базовый комплаенс на предприятии: рекомендации юриста

Знакомясь с темой комплаенса, многие начинают поиск с определения того, что именно скрыто за этим словом. Оно появилось в широком употреблении относительно недавно и до сих пор непонятно многим. Само слово подробно означает «соответствие», если же перевести с английского формальное значение слова, то будет буквально «акт исполнения приказа, правила или запроса». Это разъяснение раскрывает вектор деятельности, скрытой под этим словом.

В широком смысле комплаенсом называют деятельность по контролю соблюдения соответствия исполнения во время деятельности каких-либо формальных или неформальных правил, требований, законов и т.д. В более практическом смысле это является внутренней системой отношений по отслеживанию соблюдения таких требований. К таким требованиям относятся и контроль исполнения законов, и письменных правил, и неформальных предписаний.

Добавленная стоимость комплаенс

Целью рассмотрения этой статьи является юридический комплаенс, а, следовательно, система подходов преимущественно бизнеса, касающаяся соблюдения соответствия его деятельности всем законам, которые так или иначе касаются, а также выстраиванию внутренних процессов таким образом, чтобы максимально уменьшить риски юридических нарушений.

Прежде чем перейти к конкретным аспектам и направлениям юридического комплаенса, несколько слов о его необходимости в современных реалиях. Понятно, что этот подход для нашей страны несколько новый. Именно так, комплаенс - это комплексный подход к вопросам контроля рисков. Если посмотреть все направления деятельности в сфере, которая объединяется названием «комплаенс», то так или иначе эти сферы контролировались и раньше. Юридический отдел, HR, финансовый департамент, бухгалтерия, внутренняя безопасность и другие - это все должности и подразделения, которые занимались вопросами, которые сейчас выделяются в отдельное направление. Эти вопросы были «на контроле», но обычно не составляли основную и существенную часть деятельности соответствующих подразделений. Эти вопросы были скорее на периферии контроля. Были, пока их нарушение не приводило к существенным и ощутимым сложностям, потерям и затратам. В результате эволюционно было выделено отдельное направление деятельности, объединившее все эти вопросы как основное поле своей деятельности. И это направление не о создании текущего результата. Это скорее направление предупреждения возможных потерь, что и составляет основу добавленной стоимости этой деятельности для бизнеса.

Направления компаленса

Итак, с чего начинается понимание комплаенса. С практической точки зрения он начинается с лиц, ответственных за его осуществление. Тех специалистов, которые будут предназначены исключительно для его осуществления. Как отмечалось выше, сам по себе он осуществляется почти всегда, но в фоновом режиме. А это и есть основная проблема, ведь как раз и приводит к небрежности, что имеет последствия. Следовательно, комплаенс - это всегда только лица ответственные за него и никогда не распыление обязанностей. Назначить ответственных лиц это и есть первый шаг запуска комплаенса подхода в компании.

Теперь кое-что о направлениях осуществления комплаенса. Условно их можно поделить на внешние и внутренние. Внешние это те, которые касаются взаимодействия с контрагентами и государственными учреждениями. Внутренние - собственников бизнеса и их сотрудников. Это разделение условно, но оно может быть положено в основу работы соответствующих специалистов внутри подразделения для большей специализации и сосредоточении на соответствующих задачах. Также обязательно не только назначение ответственных, но и формальное определение направлений по которым осуществляется комплаенс в соответствующем бизнесе, его подходов, задействованных средств и уровня углубления в его осуществление. Это все должно прописываться и отмечаться с самого начала.

Внешний комплаенс

Наружный комплаенс по отношению к контрагентам. Здесь тоже существует некое функциональное разделение. С одной стороны, любой бизнес заинтересован в работе с контрагентами, которые не принесут ему существенного ущерба. Для этого новых клиентов или партнеров нужно изучать еще до установления с ними отношений, а устанавливая такие, максимально контролировать сферы, где могут возникнуть риски. Что касается контроля контрагентов, то есть сферы бизнеса, где такой вид комплаенса законодательно обязателен. В частности, это банки, для которых четко прописаны минимальные требования проверки новых и существующих контрагентов на предмет рисков, объединяемых под общим названием KYC, от английского «знай своего клиента». Но для других бизнесов, для которых это не обязательно по закону, это может быть установлено внутренним порядком проведения комплаенса. В этом вопросе современному бизнесу помогает множество различных сервисов проверки юридических лиц. Но и без них сбор информации может осуществляться за счет открытых реестров, которых уже далеко за сотню, поиска во всемирной сети, СМИ. Объем сбора информации и направления ее поиска, а также обработка и исполнение выводов обязательно прописывается в инструкции по комплаенсу.

Относительно физических лиц доступ к информации немного усложнен, но на помощь приходит анкетирование клиентов и поиск информации в соцсетях. Это также позволяет оценить перспективы риска работы с соответствующим клиентом согласно тем рискам, которые бизнес хотел бы уменьшить. Важным замечанием здесь будет отметить другой аспект этого направления осуществления комплаенса. Как мы уже говорили, это комплексный подход и юридический комплаенс также требует соблюдения законности при сборе и обработке данных контрагентов. И здесь речь не об использовании незаконных источников информации, которые в принципе не рассматриваются. Но о соблюдении процедур работы с персональными данными, прописанными в соответствующем законе Украины или Европы, если речь идет о бизнесах, связанных с другими странами.

Вторым направлением работы внешнего комплаенса есть работа с государственными учреждениями. Здесь речь идет о тех аспектах деятельности бизнеса, которые регулируются государством и должны соблюдаться. Это не касается в целом вопросов бухгалтерии. Речь идет о, например, различных требованиях по представлению информации, статистике, если есть лицензии, то соблюдение лицензионных условий. Вовремя внесения изменений в документы компании в случае изменений в корпоративном законодательстве. Недавний пример такого взаимодействия, которое почувствовали большинство бизнесов, белое требование внесения данных по бенефициарам компании, который отложили на лето этого года, но его все равно нужно соблюсти. Как и в других задачах комплаенса, здесь деятельность осуществляется в направлениях индивидуальных для каждого бизнеса и прописывается во внутреннем порядке работы в направлении комплаенса. Ответственные лица определяют, какие государственные учреждения регулируют сферы, связанные с работой компании, законы и подзаконные акты, регулирующие эти сферы и способ контроля над соблюдением этих актов. Различные государственные учреждения могут проводить проверки на предприятиях в соответствии со своей компетенцией. Примером, который касается почти всех бизнесов, являются проверки Гоструда, но есть и многие другие более специфические. Взаимодействие с соответствующими органами, порядок подготовки к таким проверкам и их прохождение с наименьшими затратами также является сферой комплаенса.

Внутренний комплаенс

Теперь по поводу внутреннего комплаенса. Здесь речь идет о принципиально разных видах деятельности, но связана с взаимодействием внутри бизнеса в отношении лиц, которые непосредственно являются его участниками. Принципиально выделяется работа по отношению к владельцам и отдельно по отношению к работникам. Комплайенс в отношении собственников осуществляется преимущественно по исполнению корпоративного законодательства, а также использованию его средств для регулирования отношений совладельцев. Относительно соблюдения корпоративного законодательства речь идет об исполнении требований закона о регистрационных действиях, учредительных документах и их составе, внесении изменений в соответствии с законодательством в эти документы для соответствующих форм собственности юридических лиц. Применительно к некоторым видам юридических лиц в форме акционерного общества также контролируется эмиссия и хранение акций. К вопросам комплаенса можно отнести ведение реестров участников/акционеров, корректное проведение их собрания и т.д. Средствами корпоративного права, которое может регулировать отношения совладельцев, недавно является корпоративный договор, появившийся в законодательстве Украины. Он является мощным инструментом, который может регулировать отношения совладельцев, а его составление и контроль соблюдения также может являться существенной составляющей работы специалистов по комплаенсу.

Следующим и очень широким полем деятельности комплаенса специалистов является работа по отношению к работникам бизнеса. Здесь, пожалуй, скрыто больше задач и вызовов для профильного специалиста. Здесь и вопросы надлежащего оформления и соблюдения стандартов норм труда, здесь вопрос безопасности и доступа к информации. Итак, первым, что делает комплаенс-офицер, является контроль соблюдения норм трудоустройства сотрудников. Проверка их при приеме на работу может осуществляться по схеме работы с физическими лицами плюс дополнительные средства, связанные с особенностями найма - например, взаимодействие с прошлыми работодателями, проверка трудовых книг и т.д. После оформления сотрудников они должны иметь соответствующий комплект документов, заключить соответствующие внутренние соглашения, ознакомиться и подписать инструкции, допуска к соответствующей работе и прочее. В общем это должно быть заботой отдела кадров или HR, но контроль за полнотой и корректностью этого все равно лучше положить на профильных специалистов по комплаенсу.

Далее, важнейший сегмент - вопросы безопасности. А именно - информационной безопасности. Конечно сюда можно было бы отнести и физическую безопасность предприятия или другую, традиционно относящуюся к сфере деятельности отделов безопасности. Но это не столько профильное для комплаенса, как контроль за соблюдением распорядка обращения с информацией на предприятии. Каждый бизнес требует своего уровня секретности информации и принимает меры предупреждения ее утечек, сознательных или случайных. Это все отражается в соответствующих нормативах деятельности и контролируется сотрудниками комплаенса. Здесь на помощь приходят такие подходы как уровни доступа к информации, заключение договоров о неразглашении, ограничение физических возможностей копирования информации и многие другие. В общем, как и в других направлениях, здесь все индивидуально и присуще именно этому конкретному бизнесу.

Антикоррупционное направление

И напоследок, завершая рассмотрение сфер, где комплаенс подход применяется в Украине, обычно следует отметить, пожалуй, самый важный и самый известный по комплаенсу подхода - контроль коррупционных рисков. Злоупотребление служебным положением, получение неправомерной выгоды и использование корпоративной собственности для собственных нужд присуще не только государственным учреждениям, но и работникам частных компаний. Этот вид юридического комплаенса очень специфичен по своим требованиям к специалистам, которые его осуществляют. Если для других видов комплаенса возможно привлечение юристов компании в качестве ответственных лиц, то в этом виде комплаенса лучше пригласить лицо, обладающее соответствующими навыками.

Особенности комплаенс в Украине

Итак, подытоживая вышесказанное, можно однозначно советовать применение комплаенса подходов на предприятии, ведь эта деятельность для бизнеса является возможностью избежать многих рисков, но не забывать, что он:

1) требует ответственных лиц, обладающих соответствующими навыками и компетенциями

2) должен осуществляться на базе разработанных для соответствующего предприятия нормативов в соответствии с особенностями этого и законодательством

3) должен осуществляться непрерывно в максимально возможном объеме.

Комплаенс подход возник не в Украине и существует уже не одно десятилетие, хотя и начинает применяться у нас широко сейчас. В то же время, взглянув на круг вопросов, которые решает комплаенс, объем его возможных задач и постоянное смешение рутинного и нетривиального подходов, делает эту специфическую сферу деятельности для бизнесов тем средством, которое может принести много пользы, спасти от затрат, в том числе репутационных, и обеспечить устойчивый развитие. При этом, в этом кратком анализе, мы не указывали те сферы применения комплаенса подходов, которые касаются, например, вопросов PR, соблюдения неписаных общественных правил и отслеживания трендов, составляющих комплаенс в тех странах, где он применяется длительное время, но не относятся к непосредственно юридического комплаенса. Украинский комплаенс находится на этапе своего становления. Однозначным при этом является то, что комплаенс подход очень насущный для настоящего.