Диджитализация вместе с прогрессом дошла и до кадровых документов. Еще в прошлом году Кабмин предложил перевести трудовые книжки в цифровой формат. Теперь в Раде зарегистрировали проект Закона № 3623 «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины относительно учета трудовой деятельности работника в электронной форме». А это значит, что скоро его поставят на голосование и перевод кадровых документов в онлайн останется лишь вопросом времени.
Конечно, этот процесс неизбежен, так как все сервисы постепенно уходят в цифру. И в нем однозначно есть несколько позитивных моментов.
Во-первых, это удобно всем - сотрудникам, работодателю, пенсионному фонду и другим организациям, которым периодически нужна информация о занятости человека (тем же банкам при выдаче кредитов). Сотруднику при трудоустройстве не нужно ничего приносить - вся информация о предыдущих местах работы есть в базе данных. Эйчарам не нужно запрашивать выписки из трудовой и получать их в «натуральном виде», что тоже облегчает жизнь и снижает нагрузку на HR-отдел. Плюс ко всему, возможность искажать информацию о трудоустройстве снизится к нулю. Уже нельзя будет купить пустую книжечку и вписать в нее фиктивные данные. При этом работодатель всегда сможет до вызова человека на собеседование проверить его трудовую историю и сравнить с резюме.
Все довольны, win-win.
Но в данной реформе есть большие минусы, которые с легкостью могут перекрыть весь позитив. Компании обязательно столкнутся с большими трудностями при переходе в цифру. И вот почему:
Первое. Проектом акта, в частности, предполагается установить пятилетний переходный период для внесения в Госреестр сведений из бумажных трудовых книжек о трудовой деятельности работника (в этот период будут применяться как бумажная трудовая книжка, так и электронная форма уже внесенных сведений о трудовой деятельности работника с Госреестра).
А это значит, что кадровиков в ближайшие 5 лет ожидает двойной учет. Пока трудовые книги будут существовать в привычном нам книжном формате, нам придется вести их по старой схеме- заполнять, делать копии по просьбе сотрудника и тд. К этой работе добавится еще одна- перенесение всех сведений в онлайн формат.
Второе. Законопроектом № 3623 будет установлено, что после внесения сведений о трудовой деятельности работника в Госреестр, работодатель обязан выдать оригинал бумажной трудовой книжки ему на руки под роспись, при этом также предусмотрена обязанность работодателя вносить по требованию работника в бумажной трудовой книжке записи о приеме на работу, переводе и увольнении.
С большой уверенностью скажу, что первое время сотрудники будут просить на всякий случай продублировать записи в бумажную трудовую книжку. Поэтому обещанный покой «нам будет только сниться».
Третье. Самый большой минус нововведения - в нашей пока еще не совершенной системе электронного документооборота. Как и любой механизм, база данных о трудовой деятельности украинцев будет давать сбои. Если в электронной версии была допущена ошибка ( неправильное написание фамилии, компании и тд) человека можно надолго «потерять» в цифровом поле вместе с его трудовой историей. Восстанавливать данные придется долго и мучительно (бюрократическим способом- очно, лично и с документами).
По этой же причине возможен еще один риск - утечки информации или кибератак. У нас по сложившейся традиции, на каждое цифровое ноу-хау находится несколько киберхакеров, которые могут им воспользоваться.
Я считаю, что такая реформа нужна и в долгосрочной перспективе она всем облегчит жизнь. Потому, что наши трудовые книжки в бумажном формате - это такой «махровый бюрократизм» в самом ярком его проявлении. Но будет это не сразу, а только через 5-10 лет - если у всех нас хватит терпения и сил поставить все это на рельсы. И самое главное - инициативу нужно проработать с помощью эйчаров-практиков прежде, чем ее внедрять по всей стране.
__
Для технического отслеживания и постоянного мониторинга бренда компании в сети рекомендуем обратить внимание на ролевое место HR в системе LIGA360. IT-экосистема являет собой единое рабочее пространство для всей команды, в том числе для работы удаленно. Решение для HR-менеджера - это набор инструментов для мониторинга трудового законодательства, со всеми новациями и экспертными комментариями, а также модуль системы аналитики и мониторинга медиа-пространства Semantrum для отслеживания упоминаний бренда и отзывов о компании.
