В Центральном межрегиональном управлении ГНС по работе с крупными налогоплательщиками напомнили о правилах ведения кассовой книги.
Так, согласно п.п. 9 п. 3 разд. I Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, кассовая книга - это документ установленной формы, который применяется для осуществления первичного учета наличности в кассе.
В соответствии с абзацами пятым и шестым п. 39 разд. IV Положения листы кассовой книги нумеруются и прошнуровываются, опечатываются отпечатком печати, при наличии ее в учреждении/на предприятии. Количество листов в кассовой книге удостоверяется подписями руководителя и главного бухгалтера учреждения/предприятия.
Записи в кассовой книге осуществляются в двух экземплярах. Первые экземпляры, которые являются неотрывной частью листа кассовой книги, - "Вкладные листы кассовой книги" остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры, которые являются отрывной частью листа кассовой книги, - "Отчет кассира" являются документами, по которым кассиры отчитываются относительно движения денег в кассе. Первые и вторые экземпляры имеют одинаковые номера.
Пунктом 35 разд. III Положения предусмотрено, что кассовые документы после составления кассиром отчета и обработки этого отчета комплектуются в хронологическом порядке, нумеруются, формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и хранятся в соответствии с законодательством Украины ответственным лицом, на которого руководителем возложена обязанность относительно их хранения.
При этом учреждения/предприятия при условии обеспечения надлежащего хранения кассовых документов имеют право вести кассовую книгу в электронной форме с помощью компьютерных средств. Программное обеспечение, с помощью которого ведется кассовая книга, должно обеспечивать визуальное отображение и распечатку каждой из двух частей листа кассовой книги ("Вкладной лист кассовой книги" и "Отчет кассира"), которые по форме и содержанию должны воссоздавать форму и содержание кассовой книги в бумажном виде.
Подать отчетность без ошибок и вовремя поможет онлайн-сервис Liga: REPORT. В нем все, что нужно предпринимателю - все актуальные формы отчетов с подсказками, шаблоны первичных документов, Электронная книга учета доходов. Убедитесь сами
На протяжении года "Вкладной лист кассовой книги" хранится кассиром отдельно за каждый месяц. После окончания календарного года (или в зависимости от потребности) "Вкладной лист кассовой книги" формируется в подшивку в хронологическом порядке. Общее количество листов за год удостоверяется подписями руководителя и главного бухгалтера учреждения/предприятия - юридического лица, а подшивки формируются в книгу. После окончания календарного года кассовая книга на электронных носителях передается для хранения в соответствии с законодательством Украины.
Согласно п. 44.3 в. 44 Налогового кодекса Украины налогоплательщики обязаны обеспечить хранение документов не менее как 1095 дней (2555 дней - для документов и информации, необходимой для осуществления налогового контроля за трансфертным ценообразованием) со дня представления налоговой отчетности, а в случае ее неподачи - с предусмотренного НКУ предельного срока представления такой отчетности. В случае ликвидации налогоплательщика документы за период деятельности налогоплательщика не менее 1095 дней (2555 дней - для документов и информации, необходимой для осуществления налогового контроля за трансфертным ценообразованием), которые предшествовали дате ликвидации налогоплательщика, в установленном законодательством порядке передаются в архив.
Вместе с тем, согласно ст. 352 п. 4.2 главы 4 разд. I Перечня типовых документов, которые создаются во время деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, срок хранения книг, журналов, карточек учета, в том числе кассовых документов (счетов, кассовых ордеров, доверенностей, платежных документов, накладных и тому подобное) составляет 3 года с учетом примечания 2 к ст. 186 п. 3.1 главы 3 разд. І Перечня № 578/5.
Следовательно, форма кассовой книги (типовая форма № КО-4) определена в приложении 5 к Положению, которым предусмотрено ведение этой книги на протяжении одного календарного года. При этом, если в кассовой книге остались не заполненны страницы (пустые), то на таких страницах проставляются прочерки или на следующей странице после последней записи вносится дата окончания книги и удостоверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия (юридического лица). Порядок закрытия кассовой книги в случае изменения ее формы в соответствии с законодательством, осуществляется таким образом, как и по окончании календарного года. В случае, если в течение календарного года кассовая книга заканчивается или меняет ее форма, то нумерация страниц в следующей кассовой книге должна начинаться с "1".
Если кассовая книга велась в электронной форме, то после окончания календарного года (или в зависимости от потребности) "Вкладной лист кассовой книги" формируется в подшивке в хронологическом порядке, которые формируются в книгу. Такая книга удостоверяется подписями руководителя и главного бухгалтера, и передается для хранения в соответствии с законодательством Украины.
При этом налогоплательщики обязаны после окончания кассовой книги, которая велась на бумажных или на электронных носителях, хранить ее в течение не менее 3 лет со дня представления налоговой отчетности, для составления которой используются отмеченные документы, а в случае ее неподачи - с предусмотренного НКУ предельного срока представления такой отчетности и документов, связанных с исполнением требований другого законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, - не менее чем 3 года со дня осуществления соответствующей хозяйственной операции (для соответствующих разрешительных документов - не менее 3 лет со дня завершения срока их действия).
Малый бизнес требует больших усилий. LIGA360 поможет держать на контроле свою предпринимательскую деятельность и экономить время. Получите полную базу законодательства, контролируйте отчетность и задолженность перед государством. Проверяйте поставщиков и клиентов. Попробуйте все преимущества LIGA360:Предприниматель, заказав тестовый доступ.
