ГУ ГНС в Днепропетровской области напоминает, что налогоплательщики обязаны вести учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения и/или налоговых обязательств, на основании первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством.
Также налогоплательщики обязаны обеспечить хранение таких документов в течение определенных законодательством сроков, но не менее чем 1095 дней (2555 дней - для осуществления налогового контроля за трансфертным ценообразованием) со дня представления налоговой отчетности, для составления которой используются отмеченные документы, а в случае ее неподачи - с предусмотренного НКУ предельного срока представления такой отчетности и документов, связанных с выполнением требований другого законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, - не менее чем 1095 дней со дня осуществления соответствующей хозяйственной операции (для соответствующих разрешительных документов - не менее 1095 дней со дня завершения срока их действия) (п. 44.3 ст. 44 НКУ).
В случае ликвидации налогоплательщика документы за период деятельности налогоплательщика не менее чем 1095 дней (2555 дней), которые предшествовали дате ликвидации передаются в архив.
Следовательно, налогоплательщики обязаны обеспечить хранение документов.
Попробуйте онлайн-версию Книги учета с Liga:REPORT для ФЛП. Сервис содержит все необходимые формы отчетов с подсказками, налоговый календарь, автоматические напоминания, проверку задолженности перед государством, а самая удобная отчетность для ФЛП - в решении LIGA360:Предприниматель. Попробуйте бесплатный тест прямо сейчас.
Согласно ст. 13 Закона Украины от 22 мая 2003 года № 851-IV "Об электронных документах и электронном документообороте" субъекты электронного документооборота должны хранить электронные документы на электронных носителях информации в форме, которая дает возможность проверить их целостность на этих носителях.
Срок хранения электронных документов на электронных носителях информации должен быть не меньше срока, установленного законодательством для соответствующих документов на бумаге.
В случае невозможности хранения электронных документов на электронных носителях информации в течение срока, установленного законодательством для соответствующих документов на бумаге, субъекты электронного документооборота должны принимать меры относительно дублирования документов на нескольких электронных носителях информации и осуществлять их периодическое копирование в соответствии с порядком учета и копирования документов, установленного законодательством. Если невозможно выполнить отмеченные требования, электронные документы должны храниться в виде копии документа на бумаге (в случае отсутствия оригинала этого документа на бумаге). При копировании электронного документа с электронного носителя информации обязательно осуществляется проверка целостности данных на этом носителе.
При хранении электронных документов обязательно соблюдение таких требований:
1) информация, которая содержится в электронных документах, должна быть доступной для ее дальнейшего использования;
2) должна быть обеспечена возможность восстановления электронного документа в том формате, в котором он был создан, отправлен или получен;
3) в случае наличия должна храниться информация, которая дает возможность установить происхождение и назначение электронного документа, а также дату и время его отправления или получения.
Субъекты электронного документооборота могут обеспечивать соблюдение требований относительно сохранения электронных документов путем использования услуг посредника, в том числе архивного учреждения, если такое учреждение соблюдает требований настоящей статьи. Создание архивов электронных документов, представление электронных документов архивным учреждениям Украины и их хранения в этих учреждениях осуществляется в порядке, определенном законодательством.
Частью третьей ст. 8 Закону Украины от 16 июля 1999 года № 996 - XIV "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине" установлено, что ответственность, в частности, за сохранение обработанных документов, регистров и отчетности в течение установленного срока, но не менее трех лет, несет уполномоченный орган (должностное лицо), который осуществляет руководство предприятием, или владелец в соответствии с законодательством и учредительными документами.
Следовательно, электронные формы первичных документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов (кроме единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование), а также архив файлов отчетности, поданной контролирующим органам в электронном виде, должны храниться плательщиками налога на электронных носителях информации в форме, которая дает возможность осуществить проверку их целостности на этих носителях, в течение срока, установленного законодательством для хранения соответствующих документов на бумаге.
Самая удобная отчетность для ФЛП - в решении LIGA360:Предприниматель. Все необходимые формы для госорганов, подсказки и автоматическая проверка ошибок. Попробуйте бесплатный тест прямо сейчас.
Читайте также:
Как ФЛП на общей системе обязан вести учет доходов и расходов
Налоговики рассказали, как правильно вести кассовую книгу
Что делать, если потеряны первичные документы
Первичные документы в электронной форме: предоставление при проверке
