С 1 сентября 2021 года вступил в силу новый ДСТУ 4163:2020, который касается порядка оформления документов. Специалисты Юго-восточного межрегионального управления Министерства юстиции (г. Днепр) очертили ключевые новации ДСТУ.
Является ли этот стандарт обязательным к выполнению для всех субъектов хозяйствования и что именно он меняет - читайте также в материале "Новый стандарт ДСТУ 4163:2020: что изменилось в оформлении документов" издания БУХГАЛТЕР&ЗАКОН.
1. Областью применения ДСТУ 4163:2020, в отличие от ДСТУ 4163:2003, являюься организационно-предписывающие документы независимо от носителя информации, то есть стандарт определяет состав и содержание постоянной информации реквизитов для организационно-предписывающих документов независимо от носителя информации (бумажный, электронный). ДСТУ 4163:2003 не распространялся на процессы создания и обращения электронных организационно-предписывающих документов.
2. Изменился состав реквизитов документов, а именно: теперь ДСТУ 4163:2020 не предусматривает использования такого реквизита как "изображения наград", изменилась нумерация реквизитов, новым в перечне является реквизит 28 "отметка об ознакомлении с документом". Невзирая на отмеченные изменения в составе реквизитов, общее количество реквизитов остались неизменным - 32.
3. Новой является детализация состава справочных данных о юридическом лице, а именно детализация состава реквизитов почтового адреса - установлена четкая последовательность реквизитов: название улицы, номер дома, номер корпуса или офиса (при необходимости), название населенного пункта, района, области, почтовый индекс.
ДСТУ 4163:2020 предусмотрел допустимость указания в справочных данных двух адресов: юридического (отмеченного в ЕГРПОУ) и фактического (для переписки), если местонахождение юридического лица отличается от адреса фактического осуществления деятельности или размещения офиса.
4. Закреплены требования относительно соответствия места составления документа наименованию населенного пункта согласно Классификатору объектов административно-территориального устройства Украины. Например: г. Днепр; смт Гостомель Киевской области; с-ние Степное; Фастовского района Киевской области; с. Березовка Макаровского района Киевской области.
Однако, в случае указания в этом реквизите столицы "Киев" сокращение "г." не применяют.
5. Также в ДСТУ 4163:2020 четко отмечено, что датированию подлежат все служебные отметки, проставленные на документе, а именно: виза, резолюция, отметка о засвидетельствовании копии документа, отметка о поступлении документа к юридическому лицу, отметка о выполнении документа и отметка об ознакомлении с документом.
6. При применении в текстах нормативно-правовых актов и ссылках на них и в документах, которые содержат сведения финансового характера, словесно-цифровой способ указания дат ДСТУ 4163:2020 предусмотрел проставление нуля в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру.
7. Новый стандарт предусмотрел состав регистрационного индекса, способ отделения составных частей регистрационного индекса одна от другой, привел наглядные примеры.
8. Существенными стали и изменения в составе реквизита "подпись". ДСТУ 4163:2020 установил, что подпись должна содержать наименование должности лица, который подписывает документ, личную подпись (кроме электронных документов), собственное имя и фамилию. Кроме того, фамилия (в составе любого реквизита) печатается большими буквами. Инициалы лица, использование которых предусматривалось в ДСТУ 4163:2003, теперь не используются.
9. Важными являются положения, связанные с обеспечением функционирования украинского языка как государственного. Стандарт 2020 года устанавливает, что документы составляют на государственном языке, кроме случаев, предусмотренных законодательством о языках в Украине. Документы же, адресованные государственным органам, составляюттолько на украинском языке.
10. Кроме отмеченного, весомыми изменениями стали требования к изготовлению документов, а именно требования относительно использования шрифтов размерами 8-12, 12-14 и 14-16, использование межстрочных интервалов и придерживаться соответствующих отступлений от границы левого поля документа.
Новыми является и требования относительно способа печатания документов: тексты документов постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения печатают на одной стороне листа. Документы временного срока (до 10 лет включительно) хранения можно печатать на лицевой и обратной стороне листа.
Таким образом, по результатам анализа положений, которые нашли свое отображение в ДСТУ 4163:2020, видим очередную попытку унифицировать систему организационно-предписывающей документации и требования к оформлению документов. Однако для соответствующих субъектов при работе с документами обязательным также есть соблюдение требований и Закона Украины "Об электронных документах и электронном документообороте"и Типовой инструкции документирования управленческой информации в электронной форме и организации работы с электронными документами в делопроизводстве, электронного межведомственного обмена и Типовой инструкции делопроизводства в министерствах, других центральных и местных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Кабинета Министров Украины от 17 января в 2018 г. № 55, а также требований собственных инструкций из делопроизводства.
Где читать профессиональную аналитику об управлении персоналом? В рабочем пространстве LIGA360:HR- Менеджер. Настройте персональную ленту новостей из избранных источников, получайте доступ к аналитике по кадровому учету, читайте комментарии экспертов. Выбирайте свое решение LIGA360 по ссылке.
