Електронний документообіг (надалі - ЕДО) стає центральним елементом цифрової трансформації бізнесу, державного сектору та суспільства в цілому. За останні роки технології ЕДО значно удосконалилися, сприяючи автоматизації, зменшенню витрат, підвищенню ефективності та безпеки. Однак разом із популярністю ЕДО виникають і нові виклики, які вимагають ретельної уваги та рішень.
У 2024 році Україна зробила суттєві кроки у сфері цифровізації:
- Обов'язкове впровадження ЕДО для державних установ скоротило час на обробку документів і зменшило корупційні ризики.
- "Дія" отримала нові функції, які дозволяють бізнесу подавати документи в електронній формі, включаючи податкову звітність.
- Уряд посилив безпеку ЕДО-систем через збільшення кібератак і впровадив стандарти ISO 27001.
- Проект е-ТТН активно тестується бізнесом та знаходиться на етапі нормативного врегулювання цього питання.
- ЄСІТС стала обов'язковою і для юридичних осіб приватного права.
- CDTO областей доклали максимум зусиль для цифровізації регіонів: використання систем ЕДО, оцифрування документів, архівів тощо.
Глобально ж, зростання популярності штучного інтелекту (надалі - ШІ) стало світовою революцією у 2024му у сфері автоматизації обробки текстів, перекладу та аналізу документів. ЄС же впровадив регламент eIDAS 2.0 для спрощення транскордонної взаємодії. А за оцінками IDC, світовий ринок ЕДО у 2024 році зріс на 15% і досяг $15 млрд завдяки попиту не тільки великих компаній на хмарні рішення та SaaS-платформи.
Чого ж очікувати від 2025 для сфери ЕДО?
Цілком ймовірно, що
- МСБ буде зобов'язаний впроваджувати системи управління документами, інтегровані з державними реєстрами.
- Реформація е-суду та впровадження е-ТТН продовжиться і ці інструменти стануть ще краще автоматизованими.
- Українські компанії зможуть використовувати європейські сертифікати електронного підпису для роботи на зовнішніх ринках завдяки eIDAS 2.0 вже комфортно та безперешкодно (не забуваємо про Постанову КМУ від 22.11.2022 №1311).
- ШІ та блокчейн-технології використовуватимуться із ще ширшим размахом.
- І, звичайно ж, екологічний аспект: відмова від паперу вигідна та відповідає політиці сталого розвитку бізнесу.
До яких викликів готуватися?
- Попри зусилля урядів і компаній в часи важкої світової кризи, загрози кібератак не зменшуються. У 2024 році кібератаки на державні системи ЕДО в Україні зросли на 20% (за даними Держспецзв'язку). Інвестиції у кібербезпеку залишатимуться пріоритетом.
- Відмова від паперу неминуча, тому навчання працівників та їх обізнаність допоможе це робити легше та комфортніше.
- Багато країн ще не адаптували своє законодавство до сучасних технологій, таких як блокчейн і смарт-контракти.
Отже, електронний документообіг у 2025 році продовжуватиме невпинно укорінюватися як невід'ємна частина бізнес-процесів. Україна, як супер-діджитолізована держава (і це попри війну), демонструє швидкий прогрес у цій сфері, що дозволяє їй інтегруватися у глобальну економіку. Водночас, розвиток ЕДО потребує вирішення усіх викликів часу. Зрештою, саме гнучкість і здатність реагувати на зміни стануть запорукою ефективного використання ЕДО.
Запрошуємо на курс: "Перехід на ЕДО. Етапи впровадження. Практичні кейси".
