Как подготовиться к проверке Гоструда?

На период карантина бизнес предстал перед значительными вызовами и ограничениями. Поэтому желание работодателя оптимизировать расходы, связанные с организацией рабочего процесса, являются обоснованными.

В сфере трудовых отношений Государство настоятельно рекомендовало и рекомендует не оптимизировать расходы путем нарушения законодательства, а именно не скрывать отношения с работниками, не выплачивать заработную плату в «конвертах», поскольку в будущем предприятия ждут тщательные проверки.

За вами следят

С 1 июля 2021 года Государственной службой Украины по вопросам труда (далее - Гоструда) во взаимодействии с Государственной налоговой службой Украины (далее - ГНС) начато инспектирование по вопросам выявления незадекларированных работников, с учетом Национального плана совместных действий по снижению уровня незадекларированного труда на 2021 год, согласованного Национальным трехсторонним социально-экономическим советом.

Мероприятия по детенизации занятости и доходов населения проводятся Гоструда постоянно, особенно начиная с октября 2018 года, после распоряжения Кабинета Министров Украины № 649-р от 05.09.2018 года.

Фактически, предметом инспекций являются формы проявления незадекларированного труда, а именно:

• неформальная занятость в формальном секторе;

• занятость в неформальном секторе;

• сокрытие фактически отработанного рабочего времени и выплата заработной платы «в конверте»;

• подмена фактических трудовых договоров гражданскими и хозяйственными, а также искусственное использование дистанционных и аутсорсинговых механизмов для сокрытия наемного труда;

• неоформление должным образом вторичной занятости лиц, имеющих оформленные трудовые отношения по основному месту работы.

По данным Государственной службы статистики Украины в 2018 году 3,54 млн человек были неформально занятыми. А за период карантина, вероятно, эта цифра значительно увеличилась.

Гоструда на своей официальные web-странице сообщает, что только за 2 дня инспекционной кампании (с 1 по 2 июля этого года) было начато 152 инспекционных посещений, в ходе которых выявлено 240 работников, допущенных к работе без заключения трудовых договоров. По сообщению Гоструда, отбор работодателей, которые имеют высокий риск использования незадекларированного труда, осуществляется информационными базами ГНС по критериям:

• несоответствие количества работников фактическим объемам производства;

• наличие случаев использования незадекларированного труда, выявленных другими контролирующими органами;

• отсутствие наемных работников у работодателей сферы торговли и услуг, которым выданы лицензии на подакцизные товары и т.п.

Интересен тот факт, что даже после завершения инспекционных мероприятий, Гоструда продолжает отслеживать количество работников работодателя, который проходил проверку, и, в случае обнаружения уменьшения количества работников при сохранении уровня активности хозяйственной деятельности, внимание контролирующего органа будет особенно пристальным.

Следует отметить, что инспектирование проводится не только по вопросам выявления незадекларированных работников, но и по соблюдению работодателем трудового законодательства в целом.

Работодатели, к вам едет ревизор!

К неожиданной инспекционной проверке нужно подготовиться. К сожалению, риски выявления нарушений существуют из-за ошибок работников, их невнимательности и халатности в работе.

Поэтому рекомендуется периодически проводить кадровый юридический аудит всех документов, связанных с регулированием трудовых отношений. Его могут осуществить как работники компании, так и сторонние специалисты, рекомендации которых, на мой взгляд, станут более объективными.

За время проведения аудитов юридической фирмой «Ильяшев и Партнеры», ни разу нам не была предоставлена идеальная кадровая документация и только благодаря нашим рекомендациям по устранению недостатков, Клиентам удавалось избежать риска взыскания финансовых санкций.

Более того, в условиях ограничительных карантинных мероприятий, когда кадровые работники работали в дистанционном режиме, вопрос проверки отсутствия ошибок при установлении, изменении и прекращении трудовых отношений является чрезвычайно актуальным.

В любом случае, осуществление деятельности без нарушения трудового законодательства не избавит вас гарантированно от штрафа. Следует помнить, что вероятной задачей инспектора труда является выявление нарушения, за которое можно наложить штраф. Такое нарушение не обязательно будет основываться на положениях действующего законодательства, а, скорее всего, будет субъективной позицией инспектора, которую придется оспаривать.

Стратегия законной деятельности

Крайне важно убедиться в том, что на вашем предприятии разработаны и оформлены все внутренние документы, необходимые для его нормального функционирования, которые соответствуют всем требованиям трудового законодательства и учитывают нормы специального законодательства в связи с карантином (особенно, учитывая динамичность изменений).

Только такой подход поможет вашему предприятию успешно продолжать свою деятельность и быть готовым к любым проверкам, которые могут случиться в любой момент.

Рекомендую проверить ваше предприятие на наличие, как минимум, такого набора документов:

• организационная структура предприятия;

• штатное расписание с должностями, названия которых должны соответствовать ГК 003:2010;

• личные карточки работников;

• трудовые договоры с работниками;

• должностные и рабочие инструкции работников;

• правила внутреннего трудового распорядка;

• положения о структурных подразделениях предприятия;

• приказы и заявления о приеме на работу и прекращение трудовых отношений, изменение условий труда, отпуск, командировки, премирование, взыскания;

• книга учета приказов;

• табели учета использования рабочего времени;

• документы, подтверждающие согласие каждого работника на обработку его персональных данных;

• документы в сфере пожарной безопасности;

• документы в области охраны труда, включая программу вводного инструктажа по охране труда и тексты инструктажа на рабочих местах, положение о системе управления охраной труда, журналы, инструкции и приказы (включая приказ о назначении ответственного за охрану труда).

Приведенный перечень является базовым и, в реальности, как правило, шире, поскольку зависит от сферы деятельности и специфики предприятия. Отсутствие хотя бы одного необходимого документа, его некорректное содержание может стать последствием не только вынесения обязательных к исполнению предписаний и штрафных санкций по результатам таких проверок, но и привести к сложностям контроля трудового коллектива, судебным спорам и финансовым затратам, в том числе на юристов и адвокатов. Очевидно, что такие расходы можно уменьшить, если в максимально возможной степени предупреждать соответствующие проблемы доступными правовыми способами.

Полномочия Гоструда

Осуществляя контроль за соблюдением законодательства о труде, Гоструда должно руководствоваться Законом Украины «Об основных принципах государственного надзора (контроля) в сфере хозяйственной деятельности» (далее - Закон), Кодексом законов о труде и Порядком осуществления государственного контроля за соблюдением законодательства о труде, утвержденным постановлением Кабинета Министров Украины № 823 от 21.08.2019 года (далее - Порядок контроля), который предусматривает, что объектом посещения по вопросам соблюдения законодательства о труде являются юридические лица (включая их структурные и обособленные подразделения, не являющиеся юридическими лицами) и физические лица, использующие наемный труд. Другие субъекты, кроме приведенных выше, Гоструда не контролирует.

Инспекторы труда при наличии служебного удостоверения беспрепятственно имеют право:

- в любое время суток, с учетом требований законодательства об охране труда, заходить в любые производственные, служебные, административные помещения объекта посещения, в которых используется наемный труд;

- знакомиться с любыми документами, ведение которых предусмотрено законодательством о труде, содержащими информацию/сведения по вопросам, которые являются предметом инспекционного посещения, с целью проверки их соответствия нормам законодательства;

- в одиночку или в присутствии свидетелей задавать руководителю и/или работникам объекта посещения, другим лицам, обладающим необходимой информацией, вопросы, касающиеся законодательства о труде, получать на указанные вопросы устные и/или письменные объяснения;

- при наличии признаков уголовного преступления и/или создания угрозы безопасности инспектора труда привлекать работников правоохранительных органов;

- на предоставление рабочего места с возможностью ведения конфиденциального разговора с работниками относительно предмета инспекционного посещения;

- фиксировать проведение инспекционного посещения средствами аудио-, фото- и видеотехники;

- получать от органов государственной власти, объектов посещения информацию и/или документы, необходимые для проведения инспекционного посещения.

Требование инспектора труда о предоставлении для ознакомления документов (их копий) или выдержек из документов, объяснений, доступа ко всем видам помещений, организации рабочего места, предъявленное в рамках полномочий, является обязательным для исполнения. В случае создания препятствий в проведении инспекционного посещения предусмотрен штраф в трехкратном размере минимальной заработной платы, установленной законом на момент выявления нарушения. На сегодня это 18 тыс. грн.

Другой вопрос - создание препятствий в проведении инспекционного посещения по вопросам выявления неоформленных трудовых отношений, что приведет к штрафу в шестнадцатикратном размере минимальной заработной платы, а это 96 тыс. грн.

По результатам контрольного мероприятия может быть выявлено:

• фактический допуск работника к работе без оформления трудового договора (контракта) или оформление работника на неполное рабочее время в случае фактического выполнения работы полное рабочее время, установленное на предприятии;

• нарушение установленных сроков выплаты заработной платы работникам, других выплат, предусмотренных законодательством о труде, более чем за один месяц, их выплата не в полном объеме;

• несоблюдение минимальных государственных гарантий в оплате труда;

• нарушение других требований законодательства о труде.

Все перечисленные нарушения предусматривают возложение ответственности на юридическое и физическое лицо-предпринимателя в виде штрафа. Его размер может быть весьма существенным. Например, по последним сообщениям Гоструда, 8 июля 2021 года в Винницкой области было выявлено более 60 работников без надлежащего оформления трудовых отношений, то есть, неоформленных, что является основанием для наложения на лицо, которое использовало незадекларированный труд такого количества лиц, штрафа в размере 1,08 млн грн (18 000 гривен * 60 человек).

Безусловно, возможно предположить, что информация, установленная инспекторами труда во время упомянутой проверки, была ошибочной или субъективной, и Винницкая Компания сможет защитить свои интересы в правовой плоскости.

Инспектор vs юрист

Идеальный рецепт, как не заработать штраф - не нарушать закон! Но придирчивый инспектор труда вероятнее всего найдет нарушение, если только более придирчивый юрист не обнаружит его раньше, и компания не успеет его устранить до проверки.

Как показывает мой двадцатилетний опыт, единственным эффективным методом подготовки к проверке Гоструда является квалифицированная юридическая поддержка, которая должна быть предоставлена до, в ходе и после проверки.

Если возникает спор с Гоструда или его территориальным органом, то последнюю точку всегда поставит суд. Главное - не молчать, не медлить и отстаивать свои права.

Валерия Гудий, советник, адвокат ЮФ «Ильяшев и Партнеры»