В условиях кризиса все больше организаций в Украине занимается стихийным сокращением расходов, в том числе на персонал, забывая, что организация - это, в первую очередь, люди.
Опытные руководители знают, что значительную часть расходов можно сэкономить именно через эффективную организацию закупок. Поэтому в условиях кризиса для компетентных закупщиков наступил звездный час. Как распознать эффективных закупщиков и которую добавленную стоимость они могут принести своим организациям, мы спросили у руководителя учебно-аналитического Центра совершенствования закупок KSE Ольги Терещенко.
ЛЗ: Почему эффективные закупки - спасательный жилет для бизнеса в условиях кризиса?
Ольга Терещенко: От эффективности работы закупщиков напрямую зависит эффективность вашего бизнеса. В передовых компаниях закупочным стратегиям уделяется большое внимание, ведь именно эффективная организация закупок может уменьшить расходы бизнеса, повысить конкурентоспособность и спасти коллег от сокращений.
Стихийное сокращение закупок в условиях кризиса не выход, ведь закупщики тратят заработанные бизнесом средства на приобретение товаров и услуг для дальнейшего эффективного функционирования организации. И часто прекратить закупки значит прекратить деятельность всей компании. Поэтому сейчас время компетентных закупщиков, которые на основе анализа данных могут управлять закупками и разрабатывать категорийные стратегии таким образом, чтобы бизнес не только существовал, но и повышал конкурентоспособность в условиях кризиса.
В этом смысле справедливо утверждение, что любой кризис - это новые возможности для развития. И увидеть и реализовать эти возможности может помочь предоставление больших полномочий компетентным менеджерам по закупкам.
ЛЗ: Какую добавленную стоимость приносят закупщики организации?
Ольга Терещенко: Очень много закупщиков и их руководителей считают, что основной ценностью для бизнеса данной функции является экономия на закупке необходимых товаров и услуг. Однако закупщики могут развивать бизнес в том, что приносят инновации с рынка.
Эффективный закупщик - это лицо, которое проводит переговоры и поддерживает отношения с поставщиками, своевременно адаптирует закупочные стратегии к новым условиям и умеет разрабатывать категорийные стратегии, учитывает стоимость жизненного цикла товара, приносит новые идеи и решения с рынка для удовлетворения потребностей бизнеса и усиления слабых мест. Именно в качественной экономии, в инновациях и в новых решениях и есть непосредственная ценность закупщиков для бизнеса.
ЛЗ: Как повлиял карантин на закупочную функцию организаций?
Ольга Терещенко: Центр совершенствования закупок KSE - это учебно-аналитический центр. Для того, чтобы разрабатывать исследования, инструменты и обучающие программы, которые удовлетворяют актуальные потребности закупщиков, мы всегда должны держать руку на пульсе. Поэтому очень тщательно прорабатываем фидбэк экспертов, выпускников и представителей сообщества закупщиков.
В мае 2020 мы проводили онлайн опрос закупщиков публичного и коммерческого секторов, чтобы понять, как изменилась жизнь ответственных за закупки работников в связи с кризисом. К счастью, в большинстве случаев зарплата закупщиков не изменилась (62%). Несколько уменьшилась зарплата у 22%, у 4% респондентов даже несколько увеличилась. Из офиса продолжают работать около 50% опрошенных закупщиков, онлайн из дома работает 16%. Остальные совмещает работу из дома с офисной.
Также мы спросили закупщиков, приходится ли им работать в выходные дни. 59% ответили, что в выходные дни они не работают. Почти всегда в выходные работает каждый десятый, каждому третьему приходится работать иногда. О чем говорят данные результаты. Они указывают на то, что в условиях кризиса руководство чувствует ценность ответственных за закупки и снабжение, ожидания и нагрузка на закупочную функцию увеличилась. Сократили во время карантина одного человека из 200. В среднем, это достаточно положительная тенденция
Вместе с тем, согласно нашему опросу, каждый второй закупщик часто и остро ощущает потребность учиться и получать актуальные в сфере закупок знания. Для публичного сектора это связано с введением в действие новой редакции закона о публичных закупках. Закупщики из коммерческого сектора осознали, что для дальнейшего функционирования организации нужно быстро принимать решения на основе анализа данных, разбираться в мировых трендах, инновациях и категорийных стратегиях.
ЛЗ: Поддерживает ли закупщиков в условиях кризиса ваш Центр?
Ольга Терещенко: Конечно, да. Карантинные мероприятия пришлись на выход новой редакции закона о публичных закупках. С другой стороны, закупщики коммерческого и общественного секторов поняли, что по старому работать в новых условиях невозможно. Нужно усиливать коммуникацию с поставщиками, вести переговоры, быстро приоритезировать закупки, менять планы и быстро учиться. В таких условиях мы не могли сложить руки и пустить все на самотек. Поэтому разработали ряд учебных активностей, аналитические исследования и инструменты, чтобы помочь закупщикам не только удержать, но и усилить свои позиции.
В данном контексте показательна акция #TogetherAtHomeWithCEP (СЕР - это сокращенное название нашего Центра на английском). Это была серия бесплатных онлайн вебинаров в прямом эфире на нашей Фейсбук странице с гуру закупок и преподавателями нашего Центра с колоссальным практическим опытом на наболевшие и важные темы, во время которых у каждого закупщика была возможность задать вопросы и услышать ответ здесь и сейчас. Некоторые эфиры набрали более 2000 просмотров без использования промо и рекламы. Для еще более комфортного восприятия мы опубликовали текстовые версии каждого прямого эфира на нашем сайте.
Также для подготовки закупщиков к новой редакции закона о публичных закупках, в котором, в частности, вводится новое понятие - стоимость жизненного цикла, - наш Центр разработал полиси бриф, в котором на конкретных примерах показал, как пользоваться данной методологией. Мы оперативно обновили такой инструмент, как Интерактивные схемы процессов закупок и разработали чат-бот, который поможет публичным закупщикам быстро пройти весь процесс.
ЛЗ: Какие курсы повышения квалификации закупщиков может предложить ваш Центр?
Ольга Терещенко: Зная, что роль закупщиков в бизнесе возросла, как и ожидания руководства от результатов их труда, а также видя результаты опроса, в котором каждый второй закупщик как публичного так и коммерческого сектора часто и остро ощущает потребность учиться в реальном времени, мы решили не ждать лучших времен и открыли набор на наши флагманские сертификационные курсы по повышению квалификации руководителей закупочных отделов и специалистов.
Так, до 20 мая публичные закупщики могли зарегистрироваться на курс "Специалист по публичным закупкам", который полностью построен на новой редакции закона. Для повышения эффективности руководителей закупочных отделов и ответственных за закупки сотрудников мы проводили набор на бизнес курс "Менеджер по закупкам". Данный курс учит компетентно экономить на закупках, применяя лучшие украинские и мировые практики и тренды. С помощью менторов преподавателей каждый студент курса разрабатывает индивидуальный проект, который решит проблемы организации, в которой он работает, а именно - категорийная стратегию.
Передовые мировые компании годами используют данный инструмент, а к нам он пришел сравнительно недавно. Понимая, что качественной информации для закупщиков на украинском и русском языках мало, мы построили курс таким образом, чтобы каждый выпускник в полном объеме мог приносить добавленную стоимость своей организации.
Очень хорошая тенденция, что и бизнес, и государственные организации понимают важность усиления закупочного отдела в условиях кризиса. Об этом свидетельствуют регистрации на наши курсы. У нас есть возможность оплаты для юридических лиц за обучение сотрудников, для оплаты физическими лицами за себя, а также возможность оплаты частично организацией, частично физлицом. И мы увидели, что даже в таких сложных обстоятельствах есть организации, которые вкладывают в развитие своих талантов и повышение квалификации закупочной команды. Поэтому уже сейчас мы можем видеть, какие бизнесі не только переживут кризис, но и выйдут из него более сильными и мощными.
