Система KPI на підприємстві
16.40, 7 липня 2020
645
0
Автор: Марія Дячук, засновник міжнародної рекрутингової компанії ATIKON
Як управляти ефективністю і мотивувати

Наскільки успішно працює мій бізнес? Наскільки ефективні співробітники в моїй компанії? Як управляти ефективністю і мотивувати досягати великих результатів?

Ви здивуєтеся, але далеко не в кожній компанії впроваджена система ключових показників ефективності. Дуже часто наші співробітники не мають розуміння власної ефективності і не можуть відповісти на питання, який результат вони створюють, а тим більше його не вимірюються.У підсумку ми отримуємо багато дій заради дій, а платити заробітну плату хочеться за результат, чи не так?

Для технічного відстеження та постійного моніторингу бренду компанії в мережі рекомендуємо звернути увагу на рольове місце HRа в системі LIGA360. IT-екосистема являє собою єдиний робочий простір для всієї команди, в тому числі для роботи віддалено. Набір інструментів для моніторингу трудового законодавства, з усіма новаціями та експертними коментарями, а також модуль системи аналітики та моніторингу медіа-простору Semantrum для відстеження згадок бренду і відгуків про компанію.

Як же побудувати робочу систему ефективних показників, щоб вона була простою, зрозумілою, реальної і приносила результат?

ЕТАП №1. Виділіть стратегічні цілі компанії на певний період. Наприклад, впровадження на ринок нового продукту, масштабування компанії, збільшення виробничих потужностей і т.д. Тут мова йде про глобальні цілі, які необхідні для розвитку і процвітання вашої компанії. Цілі повинні мати своє вираження в кількісних і якісних показниках. 

ЕТАП №2. Складіть план завдань для кожного підрозділу вашої компаній, який буде сприяти досягненню цілей і відповідати на питання, що необхідно для цього.Визначте результат (продукт) кожного завдання і встановіть терміни.

ЕТАП №3. Усередині кожного підрозділу поточний план завдань розбивається на підзадачі і ділиться між співробітниками. Призначаються відповідальні особи за реалізацію. Один з ключових показників, в даному випадку, може виглядати, як співвідношення виконаних завдань (реалізованих продуктів) до запланованих.

Аналіз і моніторинг контрагента в режимі 24/7
Отримувати інформацію про юридичних, фізичних осіб та ФОП можна в автоматичному режимі

Порядок дій по визначенню KPI в розрізі кожної посади 

У кожної посади має бути свій опис, мається на увазі набір цінних функцій для досягнення цілей компанії.

Будь-яка діяльність має свою послідовність.

Будь-яка функція має свій продукт. Продукт виражається в кількісному і якісному показниках і відображає ефективність спеціаліста. 

Ключовим показником ефективності є результат, за який ви готові платити заробітну плату співробітнику! Тобто це те, що є цінним для вас тут і зараз на етапі розвитку вашої компанії. 

Для того, щоб побачити наочно, візьмемо простий і зрозумілий приклад виділення ключових показників для посади менеджера з продажу:

Функція = продукт = ключовий показник ефективності

Функція: Збільшення бази клієнтів = Продукт: кількість знайдених нових клієнтів, які висловили згоду на придбання послуги = Ключовий показник ефективності = 5 нових клієнтів.

Функція: Контроль дебіторської заборгованості = Продукт: своєчасно отримана постоплата = Ключовий показник ефективності: дебіторська заборгованість не перевищує норми 10%

Функція: Виконання плану продажів = Продукт: гроші в касі = Ключовий показник ефективності: 500 000грн.

Прописавши всі функції під будь-яку посаду за таким принципом, вам відразу стане зрозуміло, які показники мають істотне значення, а які допоміжні, але на них теж слід дивитися для своєчасного контролю та зміни ситуації, щоб досягти мети. Саме за таким принципом ми працюємо з компаніями, коли реалізовуємо проект з побудови системи KPI. На підставі даних показників вибудовується система оплати праці, де кожен з показників має свою питому вагу і відповідно до нього розподіляється змінна частина заробітної плати..

Розглянемо другий приклад для посади юриста:

Функція = продукт = ключовий показник ефективності

Функція: Ведення договірної роботи = Продукт: Узгоджені і підписані договори з клієнтами = Ключовий показник ефективності: 10 узгоджених і підписаних договорів. Чому відповідальність за підписання договорів, на мій погляд, повинна лежати на юристі, а не на менеджері з продажу?Багато компаній до сих пір змішують зони відповідальності, і менеджер з продажу виконує функціонал і юриста, і маркетолога і т.д.Відволікаючи продавців від того, чим вони повинні дійсно займатися, а саме продавати, ви втрачаєте потенційний дохід. Тому ми завжди рекомендуємо ретельно переглянути функціонал, щоб кожен займався своєю справою і виробляв свій продукт. Чому саме 10 узгоджених і підписаних договорів? Норма може визначатися на підставі аналізу минулих періодів + потреба, згідно з планом розвитку компанії.Наприклад, для того, щоб заробити 500 000грн., якщо у вас фіксована вартість послуги, наприклад 50 000грн. Вам необхідно укласти 10 договорів. Тут все зрозуміло. Або ж ви можете привласнити балову систему, за кожен укладений договір в залежності від його складності, типовий або нетиповий і т.д.

Функція: Підготовка і реалізація позовів по заборгованостях = Продукт: Виграні позови = Ключовий показник ефективності: Сума до повернення, за виграними позовами. Так само показником ефективної роботи юриста може бути бальна система, відповідно до складеного чек-листу з привласненими балами за цінні функції. 

Наприклад,

Перелік функцій

Бали

Погодженні типові договори і додаткові угоди, включаючи договори підряду (за кожен укладений договір / додаткова угода)

2

Узгоджені з клієнтом нетипові договори (за кожен укладений договір)

4

Розроблені нові договори (за кожен новий розроблений договір)

2

З усіма співробітниками підписані NDA і договори про збереження ТМЦ

1

Всі договори занесені до реєстру і фактично знаходяться в офісі

2

На зборах регулярно відбувається інформування співробітників по всім змінам в законодавстві

2

На всі запити відповідних органів, було підготовлена і направлена відповідь (за відповідь на кожен лист, претензію)

2

Підготовлені та вчасно подані до суду всі процесуальні документи (за кожен документ)

3

Всі контрагенти перевірені (за кожного перевіреного контрагента)

1

КІЛЬКІСТЬ БАЛІВ:

Приклад системи балів для розрахунку ефективності для посади головного бухгалтера: 

Перелік функцій

 

Бали

Заповнений і своєчасно наданий фінансовий прогноз

10

Заповнений і своєчасно наданий звіт за попередній тиждень

10

Кількість проведених платежів, відповідних регламенту. Кожен платіж - 1 бал.

1

Своєчасно надана коректна відомість по заробітній платі

10

(1 помилка - 1 бал)

Своєчасно перераховані заробітні плати

10

Своєчасно подана звітність в податкову

10

Кількість проведених касових операцій

1 операція – 1 бал

Цей список у кожного індивідуальний і залежить від того, які завдання вирішує ця посада у вашій компанії. 

Ще одним найбільш легким визначенням ключових показників для подібних посад, є співвідношення кількості виконаних завдань до поставлених. Для цього у вас повинна бути впроваджена система, в якій фіксуються завдання і таймінги. 

Показники ефективності змінюються і залежать від того, що цінного може принести посада тут і зараз в цей період часу.

Рекомендується встановлювати не більше 3-4 ключових показників для посади, з яких один є визначальним, тобто головним.

Читайте нас в соціальних мережах
Підпишіться, щоб бути в курсі усіх бізнес-новин

Періоди вимірювання показників ефективності

Хтось використовує тижневий цикл, хтось місячний, є квартальний, піврічний і річний. Не всі показники можна вимірювати швидко, є більш глобальні цінні завдання, на реалізацію яких йде багато часу, відповідно це теж необхідно враховувати. 

Нижче приклад показників для деяких посад:

Посада

Показники

Виконавчий директор

 

- Чистий прибуток компанії.

- Кількість виконаних завдань по стратегічним програмам у встановлений термін.

Директор з персоналу

- Продуктивний персонал.За основу береться найголовніший ключовий показник кожної посади. Далі виводиться процентне співвідношення співробітників, що виконують даний показник, до загальної кількості персоналу в компанії.

- Виконаний план підбору.- Кількість працівників, які успішно пройшли випробувальний термін.

 

Керівник відділу навчання

- Кількість набраних балів за програмами навчання.

- Кількість працівників з високою успішністю.

- Валовий прибуток в розрізі кожного співробітника компанії.

- Кількість виконаних завдань з розробки нових програм навчання.

 

Керівник відділу продаж

- Виконаний план продажів по новим клієнтам.

- Виконаний план по розширенню активної клієнтської бази.

- Виконаний план по дебіторської заборгованості.

- Виконаний план по продажу пріоритетних торгових марок.

- Виконаний план з розпродажу неліквідного товару і т.д.

Фінансовий директор

- Співвідношення валового доходу до планових витрат компанії.

- Прострочена кредиторська заборгованість.

- Сума активів компанії.

Керівник технічного відділу

- Дохід від поточних клієнтів.

- Кількість виконаних завдань в строк з надання продукту клієнту.

- Якість наданого продукту.

Маркетолог

- Кількість цільових відгуків, отриманих від рекламних кампаній.

- Кількість виконаних завдань по запуску рекламних кампаній відповідно до встановленого плану.

Менеджер з супроводу клієнтів

- Кількість балів набраних за оформлення накладних.(Встановлюється бал за обсяг позицій в накладній).

- Сума продажів в телефонному режимі.- Бал за дотримання стандартів телефонних комунікацій.

Як впроваджувати?

  1. Виділяємо показники ефективності за які ми готові платити заробітну плату.
  2. Визначаємо принцип розрахунку.
  3. Визначаємо джерела, з яких ми будемо отримувати дані.
  4. Розробляємо або допрацьовуємо відповідну звітність, де будуть фіксуватись данні.
  5. Пишемо пояснюючи інструкції.
  6. Визначаємо механізм вибіркової перевірки на відповідність отриманих даних.
  7. Проводимо відповідний інструктаж.
  8. Запускаємо пілотний проект.
  9. Аналізуємо результати і впроваджуємо на постійній основі.

Підводячи підсумки, хочеться все ж зробити акцент на слові «система».

Система - це взаємозв'язок елементів. Відповідно для того, щоб досягти спільної мети, всі KPI повинні мати взаємозв'язок. Наприклад, маркетолог відповідає за кількість отриманих відгуків, щоб у продавця були контакти клієнтів для здійснення продажу. Продавець відповідає за виконання плану продажів. Юрист відповідає за узгодження умов договору і його підписання, щоб продаж відбувся. Фінансовий відділ контролює надходження грошей, які розподіляє по фондам. HR відповідає за наявність необхідної кількості ефективних співробітників для того, щоб було кому виробляти продукти в кожному відділі і т.д.

Ми завжди враховуємо це, вибудовуючи систему в компанії власника. Якщо ви хочете досягти більш високих результатів, щоб у вашій компанії працювали продуктивні люди, які усвідомлюють, що вони отримують заробітну плату за результат, скористайтеся даним інструментом і нехай ваша компанія процвітає!

Марія Дячук, засновник міжнародної рекрутингової компанії ATIKON
15 років експертизи в області найму, навчання і управління персоналом 

Підпишіться на розсилку
Головні новини та аналітика для вас по буднях

Підпишіться на розсилку
Головні новини і аналітика для вас по буднях

Схожі новини

Ця сторінка також доступна для перегляду українською мовою

Перейти до української версії сайту