Як працювати з іноземними замовниками: рекомендації юриста

1. Як оформити діяльність виконавця

Перед початком роботи в сфері надання послуг іноземцям, якими вважаються громадяни та юридичні особи, які є резидентами інших держав (далі - іноземці), необхідно детально продумати, яким чином ви зможете надавати такі послуги та отримати оплату за такі послуги на ваш рахунок.

Відповідно до вимог чинного законодавства України, фізичні особи, які бажають працювати «на себе», в залежності від мети та власних цілей, можуть здійснювати свою діяльність як само зайняті особи в статусі фізичних осіб-підприємців (далі - ФОП), або повинні утворювати юридичну особу. В Україні найбільш поширеними формами діяльності юридичних осіб є товариства з обмеженою відповідальністю (далі - ТОВ). Отримання статусу ФОП або реєстрація ТОВ не потребує особливих зусиль, однак припинення діяльності як ФОП так і ТОВ може зайняти період не менше одного місяця оскільки такі особи підлягають проведенню позапланових виїзних перевірок зокрема податковими органами.

Однак якщо фізична особа бажає отримувати кошти від іноземних осіб, залучати їх як інвесторів, надавати їм послуги, для цього необхідно відкривати ТОВ або отримувати статус ФОП з 3 групою оподаткування. Іншим групам, які перебувають на спрощеній системі оподаткування заборонено займатися зовнішньо економічною діяльністю.

Звертаємо увагу на те, що після утворення ТОВ або отримання статусу ФОП необхідно чітко дотримуватися вимог податкового законодавства щодо сплати податків, зборів та інших обов'язкових платежів. Значно полегшить виконання податкових обов'язків, обліку доходів та контролю власних фінансових операцій наймання бухгалтера. Як за кордоном так і в Україні все більш поширеною практикою стає укладення договорів «аутстафінгу» або надання послуг. Тобто, укладається договір з консалтинговою або аудиторською компанією, які надають послуги бухгалтерського супроводу. Використання послуг кваліфікованих бухгалтерів значно знизить будь-які податкові або фінансові ризики, які можуть виникнути під час здійснення діяльності.

2. Перевірка контрагентів

Перш ніж встановити ділові відносини з іноземним замовником, необхідно детально ознайомитися, ким насправді є замовник. Адже можуть бути випадки, коли створюються компанії-оболонки або одноденні компанії, в результаті співпраці з якими є велика ймовірність не отримати бажану винагороду за надані послуги.

Під час проведення зустрічей та перемовин з потенційним замовником послуг варто обов'язково отримати для ознайомлення статутні документи замовника, максимально розширену структуру власності та інші документи, які на ваш погляд, можуть здатися необхідними. Дана інформація важлива для того, щоб впевнитися в платоспроможності замовника, у відсутності санкцій щодо замовника або його засновників.

До основних документів, в яких ви знайдете найбільше інформації відноситься:

1. Certificate of good standing - в даному документі міститься інформація, яка підтверджує, що компанія не перебуває в процесі припинення, зареєстрована та діє відповідно до законодавства країни замовника.

2. Article of incorporation - даний документ містить домовленості між засновниками компанії замовника щодо їх впливу на діяльність компанії замовника, порядок розподілу прибутків та збитків, припинення договірних відносин.

3. Article of association/ Charter - Статут компанії, в якому прописано основні положення діяльності компанії, її учасників, повноваження органів управління та інше.

5. витяг з торгового, банківського або бізнес реєстру - це витяг, схожий на витяг з ЄДРПОУ, однак містить інший об'єм інформації. Зазвичай в таких витягах вказано назву адресу реєстрації, інформацію про органи управління (директор, дирекція) та їх склад, та інше.

Окрім перевірки документів нерезидента важливо перевірити відкриті джерела в мережі інтернет щодо замовника, зокрема сайт замовника, його профілі в Facebook, LinkedIn.

Дані перевірки займають досить багато часу, однак це дасть змогу бути більш впевненими в надійності замовника та дійсно розуміти з ким ви збираєтеся працювати.

3. Вимоги, правила ЗЕД

Надання послуг резидентом України нерезиденту відноситься до зовнішньо-економічної діяльності, яка регулюється чинним законодавством України.

На даний час зовнішньо економічні договори (далі - ЗЕД), відповідно до чинного законодавства України, можна укладати як в письмовій так і електронній формі. Одним з видів укладання ЗЕД також вважається виконання та оплата послуг на підставі рахунків на оплату послуг, так званих інвойсів.

Однак, з метою мінімізації ризиків не виконання умов договорів, рекомендуємо укладати ЗЕД договори в письмовій або електронній формі.

Оскільки сторони ЗЕД знаходяться в різних державах, вони повинні відповідати як вимогам чинного законодавства України так і вимогам діючого законодавства країни, законами якої регулюється діяльність вашого замовника (контрагента).

Під час оформлення ділових відносин у формі договору, замовник може надіслати вам свою редакцію договору про надання послуг.

Дуже важливо перед підписанням такого договору детально ознайомитися з усіма умовами такого договору, зрозуміти їх зміст. Якщо якісь умови такого договору ви не зможете виконати або не погоджуєтеся з ними, важливо вказати замовнику, які умови вас задовольнятимуть. Також важливо розуміти всі положення договору, пов'язані з обов'язками та відповідальністю замовника. Важливо, щоб договір містив положення, який би захищав не тільки інтереси замовника, а й виконавця.

Рекомендовано кожному виконавцю мати власний стандартний договір про надання послуг, в якому враховувалися б всі умови та положення, які б захищали права та інтереси виконавця.

4. Порядок та особливості валютних розрахунків, їх облік

Оскільки розрахунки із іноземними замовниками майже завжди відбуваються в іноземній валюті (найчастіше долар США або євро), вам, як виконавцю необхідно відкрити відповідний рахунок в обраному банку.

Звертаю особливу увагу на вибір банку, через який ви будете отримувати оплату від замовника. Національний банк України, як регулятор, здійснює загальне регулювання в банківській діяльності. Ним встановлено ряд загальних правил, які зобов'язані виконувати всі банки, які здійснюють діяльність на території нашої держави. Однак кожен банк по своєму може виконувати таке регулювання. Кожен банк може додатково встановлювати власні вимоги до клієнтів, які бажають використовувати банк для здійснення господарської діяльності. Також банки зобов'язані проводити фінансовий моніторинг та контролювати дотримання вимог валютного законодавства клієнтами такого банку. У зв'язку з цим, перелік документів для відкриття валютного рахунку в банку може відрізнятися. Також банки наділені повноваженнями перевіряти на підставі яких саме документів вам надходять кошти із-за кордону та можуть у вас, як отримувача коштів, запрошувати додаткову інформацію щодо платника (замовника) та джерел походження його коштів. Майже завжди банки просять надати їм копію договору або інвойсу на підставі якого здійснюється зарахування коштів.

Оскільки частину документів національні банки можуть вимагати від замовника, важливо, щоб ви до укладення договору обговорили можливість таких запитів із замовником і в договорі про надання послуг зазначити про це в окремому положенні.

Підсумовуючи вище викладене, надання послуг іноземним замовникам вважається вигідною діяльністю, однак до її реалізації необхідно підходити максимально підготовленим в юридичному значенні цього слова.