Фінмоніторинг: як підготуватися до перевірок НБУ

Щоразу на початку місяця банки та небанківські фінансові установи затамувавши подих очікують на повідомлення від Національного банку України (далі - Національний банк) про застосовані ним протягом місяця заходи впливу. Зокрема, за порушення вимог законодавства у сфері запобігання та протидії легалізації (відмиванню) доходів, одержаних у злочинний спосіб, фінансування тероризму та фінансування розповсюдження зброї масового знищення (далі - законодавство у сфері запобігання та протидії). Мільйонні штрафи й рішення про відкликання ліцензій змушують напружитись навіть найбільш витривалих та оптимістично налаштованих гравців ринку фінансових послуг. Фінансовий моніторинг стає для установ проблемою № 1, породжуючи логічне питання: як підготуватись до перевірок Національного банку.  

Особливо питанням підготовки до перевірок переймаються небанківські надавачі фінансових послуг, які, на відміну від банків, перебувають під наглядом Національного банку з 01.07.2020 року (початок реформи «спліт»). І хоча відтоді минуло понад три роки, гостро питання постало лише зараз, бо досі перевірки було призупинено у зв'язку із запровадженням воєнного стану, а ще раніше - з метою запобігання виникненню й поширенню коронавірусної хвороби (COVID-19). 

Різновиди перевірок з питань фінансового моніторингу 

Перш ніж перейти до рекомендацій, пропоную з'ясувати, які ж узагалі перевірки бувають і в чому їхня відмінність. 

Порядок організації й здійснення Національним банком нагляду у сфері запобігання та протидії легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення (далі - ПВК/ФТ) передбачає застосування положення про порядок організації та здійснення нагляду у сфері фінансового моніторингу, валютного нагляду, нагляду з питань реалізації і моніторингу ефективності персональних спеціальних економічних та інших обмежувальних заходів (санкцій), що затверджене постановою Правління Національного банку від 30.06.2020  № 90 (далі - положення № 90).  

Положення № 90 передбачає два різновиди контролю: виїзні перевірки та безвиїзний нагляд. 

Виїзна перевірка проводиться інспекційною групою Національного банку безпосередньо за місцем розташування банку/установи за визначений період їхньої діяльності. Бувають плановими або позаплановими. Виїзна перевірка може охоплювати весь перелік питань діяльності банку/установи або здійснюватися лише з окремих питань. У першому разі йдеться про комплексну перевірку, у другому - про тематичну. 

Безвиїзний нагляд передбачає аналіз діяльності банку /установи з питань дотримання ними вимог законодавства, який здійснюється працівниками Національного банку на постійній основі без їхньої присутності за місцем розташування банку/установи. Безвиїзний нагляд передбачає аналіз інформації, яка є в розпорядженні Національного банку, та інформації, яку він може отримати від суб'єктів первинного фінансового моніторингу, щодо яких Національний банк, відповідно до Закону України «Про запобігання та протидію легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення» (далі - Закон № 361), виконує функції регулювання й нагляду (далі - СПФМ) та від органів державної влади. Стаття 18 Закону № 361 надає Національному банку право одержувати від СПФМ інформацію, документи та їх копії, а також право на безоплатний доступ до відповідних інформаційних систем (баз даних) органів державної влади. 

Отже, у межах безвиїзного нагляду Національний банк перевіряє здебільшого інформацію, яка є в його розпорядженні, а саме дані, які установи надають регулятору на постійній основі, виконуючи вимоги низки нормативно-правових актів. Для цього важливо забезпечити повне, достовірне та своєчасне надання такої інформації, здійснювати це регулярно та відповідально. Якщо на постійній основі не виконувати обов'язкові дії, підготуватись до безвиїзного нагляду неможливо.  

Під час виїзної перевірки регулятор отримує доступ, зокрема, до документів, які раніше в поле його зору не потрапляли. Тому установа має можливість підготуватись та доопрацювати те, що треба було виконати ще вчора.   

5 дієвих порад небанкам, які дають їм змогу підготуватися до перевірки 

Порада № 1: підготуйте обов'язкові документи 

Будь-яка перевірка починається з повідомлення про її проведення та запиту надати документи. Лист, який надсилається установі, містить перелік інформації/документів, які необхідно підготувати та/або надати Національному банку у встановлений строк.  

Національний банк обов'язково запитує, серед іншого, такі документи: 

1. внутрішні документи установи у сфері ПВК/ФТ, які діяли в період перевірки; 

2. ризик-профіль установи, результати оцінки ризик-профілю, аналіз наявних заходів з управління ризиками ВК/ФТ для їх зниження (мінімізації), дані ризик-апетиту установи у сфері ПВК/ФТ; 

3. щомісячні звіти, які надавались відповідальним працівником згідно з вимогами частини 5 статті 9 Закону № 361. 

Зазначені документи великі за обсягом та вимагають належної змістовності. Принаймні повинні бути такими. Їх неможливо створити «за ніч перед екзаменом». Тому установи, для яких питання підготовки до перевірки є актуальним, мають почати саме з них - критично проаналізувати, доопрацювати, створити в разі, якщо їх досі немає. 

Порада № 2: готуйте інформацію/матеріали/документи заздалегідь 

Пункт 21 розділу ІІ  положення № 90 надає Національному банку право запитувати в установи інформацію, визначаючи форму (паперова або електронна), обсяг, формат, структуру, порядок, терміни і носії надання такої інформації. Як правило, регулятор запитує інформацію про фінансові операції установи у форматі xlsx та використовує типову форму запиту.  

Для фінансових компаній, які є платіжними установами, типова форма відповіді передбачена в додатку 2 до положення № 90. Найперше мається на увазі таблиця 2, котра містить 20 колонок інформації й стосується УСІХ переказів коштів, що здійснені установою за період. 

Для інших небанківських установ форма залежить від різновиду фінансових операцій, які має право здійснювати установа відповідно до отриманих ліцензій, і містить суттєві дані щодо фінансової операції. 

Наприклад, інформація про фінансові операції з надання клієнтам-юридичним особам коштів у позику, зокрема й на умовах фінансового кредиту, буде охоплювати такі дані: 

1. Найменування клієнта  

2. Код за ЄДРПОУ клієнта  

3. Cума виданого кредиту відповідно до договору, грн.  

4. Номер і дата договору  

5. Адреса сайту/назва застосунку, за допомогою якого було ініційовано отримання позики (за умови дистанційного надання кредиту) або адреса відокремленого підрозділу установи (за умови беспосереднього контакту сторін)   

6. Спосіб надання суми виданого кредиту (готівковий/безготівковий)  

7. Інформація про фінансову установу, за допомогою якої здійснено надання  кредиту (найменування, код за ЄДРПОУ, адреса, якщо кредит видано готівкою)  

8. Стан договору з надання кредиту  

9. Інформація про фінансову установу, за допомогою якої здійснювалось повернення наданого кредиту (найменування, код за ЄДРПОУ)  

Не треба чекати на запит. Варто розпочати готуватись якомога раніше. Ще краще - запровадити можливість автоматичного формування xlsx-таблиць.  

По-перше, це дасть змогу скоротити час на підготовку відповіді. Зазвичай Національний банк відводить на це не більш ніж 10 робочих днів. За значного обсягу операцій часу на підготовку може забракнути. По-друге, в установи з'явиться можливість дивитись на свою діяльність очима інспектора.  

Порада № 3: дивіться на діяльність установи очима інспектора 

Одним із основних принципів запобігання та протидії, відповідно до статті 3 Закону № 361, є застосування ризик-орієнтованого підходу під час проведення фінансового моніторингу.  

Вимога застосовувати у своїй діяльності ризик-орієнтовний підхід стосується не тільки СПФМ. Згідно зі статтею 18 Закону № 361 Національний банк, як суб'єкт державного фінансового моніторингу, також зобов'язаний здійснювати регулювання й нагляд у сфері запобігання та протидії з урахуванням ризик-орієнтованого підходу.  

Це означає, що регулятор, проводячи перевірку, насамперед зверне увагу на клієнтів установи, які здійснюють великомасштабні операції, потім на тих, які частіше за інших користуються послугами установи та/або здійснюють незвичні/сумнівні/непрозорі операції.  

Якщо заздалегідь, до отримання запиту на проведення перевірки від Національного банку, сформувати xlsx-таблиці, про які зазначено вище, установа з великою вірогідністю зможе самостійно визначити, які саме клієнти передусім привернуть увагу інспекторів. Та зможе більш якісно підготувати справи цих клієнтів до перевірки. Якщо установа надає послуги юридичним особам, Національний банк зазвичай запитує не більш ніж 10-15 справ.  

Порада № 4: зробіть ревізію справ клієнтів 

Справи клієнтів, які в результаті потрапили у вибірку, піддайте прискіпливому аналізу.  

Обов'язково здійсніть кроки, передбачені в додатку 1 до положення про здійснення установами фінансового моніторингу, затвердженого постановою Правління Національного банку України від 28.07.2020  № 107 (далі - положення № 107). Перевірте: 

• наявність документів, що містять ідентифікаційні дані клієнтів та на підставі яких здійснено їхню верифікацію; 

• чи встановлений кінцевий бенефіціарний власник; 

• пов'язаний клієнт з політично значущими особами чи такого зв'язку немає. 

Варто пересвідчитись у правильності оцінки ризику клієнта. Мають бути враховані всі критерії ризиків, визначені Національним банком у додатку 18 до положення  № 107, а також ті, які виокремлено безпосередньо установою (за наявності). 

Під час розрахунку ризик-профілю враховуйте усі види діяльності клієнта (КВЕД), зазначені в ЄДР, а не тільки основний, навіть якщо клієнт цією діяльністю не займається. Йдеться про види діяльності, зазначені в пункті 4 та 5 частини 3 розділу І Критеріїв ризику ВК/ФТ, наведених у додатку 18 до положення  № 107. Не врахувати притаманний клієнту критерій ризику можна лише за наявності обґрунтованих підстав та/або пояснень. 

Зверніть увагу на діяльність клієнта (суть, масштаб, види). З'ясуйте, чи відповідають обсяги фінансових операцій, які клієнт планував проводити в установі, обсягам фактичних операцій та чи відповідають вони фінансовому сану клієнта. Якщо виникають інші питання, отримайте від клієнта додаткові пояснення. 

Здійсніть ретельний аналіз інформації про клієнта з метою виявлення критеріїв ризику, які можуть свідчити, що клієнт є компанією-оболонкою, та спростуйте їх. Ці критерії визначені в додатку 18 до положення  № 107. Навіть якщо ви на 100% упевнені, що компанія реально працює та не є фіктивною. Національний банк прискіпливо ставиться до таких моментів. 

Переконайтеся, що в діяльності клієнта немає фактів, які ведуть до обов'язку забезпечувати актуалізацію даних [зміна КБВ, керівника, місцезнаходження юридичної особи; закінчення строку (припинення) дії, втрата чинності чи визнання недійсними поданих документів; встановлення факту належності клієнта до PEP тощо]. Актуалізуйте документи. 

Проаналізуйте інформацію з Реєстру судових рішень, звертаючи особливу увагу на наявність кримінальних справ. Щодо фігурантів кримінальних справ мають застосовуватись додаткові заходи або в установи має бути обґрунтоване пояснення, чому в цьому не вбачається ризиків. 

Якщо коротко, то справи клієнтів, які здійснюють за участю установи наймасштабніші операції, мають бути ідеальними. 

Порада № 5: стежте за інформацією на сайті офіційного представництва Національного банку 

На сторінках офіційного інтернет-представництва Національного банку постійно оприлюднюється інформація про заходи впливу, які регулятор застосовує до банків та небанківських установ, роз'яснення, рекомендації. Аналіз публікацій та підстав, які призвели до застосування заходів впливу, надає розуміння проблемних питань, які перебувають у фокусі регулятора. Це також уможливлює своєчасне зосередження уваги на їх вирішенні. Попереджений, отже, озброєний.  

Замість висновку зазначу, що все перелічене треба робити на постійній основі. Однак якщо почати готуватись заздалегідь і виконати запропоновані дії, можна значно скоротити кількість питань, що, безумовно, виникнуть у процесі перевірки.