Процес підготовки до перевірки є індивідуальним і обумовлюється специфікою його діяльності і бізнес процесів.
Контроль за роботодавцями в частині додержання ними законодавства про працю здійснює Державна служба України з питань праці (Держпраці), повноваження служби визначено в Положенні про Державну службу України з питань праці № 96 від 11 лютого 2015р.
Умови проведення перевірок визначає Закон України «Про основні засади державного нагляду (контролю) у сфері господарської діяльності» від 05.04.2007 № 877-V.
Існують два види перевірок інспекцією Держпраці, планові та позапланові.
З 13.03.2022р. діяв мораторій на проведення планових та позапланових кадрових перевірок Держпраці згідно з постановою Кабміну від 13.03.2022 р. № 303.
Починаючи з 19.07.2022 року Державою дозволено проводити перевірки інспекцією Держпраці в частині інспекційних відвідувань і в частині того чи є порушення законодавства про працю на підприємствах, чи немає такого порушення. Закон України №2136 від 15.03.2022 року дозволив такі інспекційні відвідування і дозволив перевіряти як фізичних осіб, так і юридичних осіб, які використовують найману працю.
09.03.2023р. було затверджено уніфіковані форми документів Держпраці (попередження, акти, вимоги, припис тощо) згідно з наказом від 09.03.2023 р. № 1243, наразі існує два плани планових перевірок:
1. План перевірок Держпраці на 2024 рік;
2. План комплексної перевірки на 2024 рік.
29.01.2024 Центральне міжрегіональне управління Держпраці повідомило про затвердження Національного плану спільних заходів щодо зниження рівня незадекларованої праці та виробничого травматизму на 2024 рік.
Підстави проведення перевірки Держпраці та інспектування
Підставою для інспекційного відвідування є будь-яка інформація про можливе використання незадекларованої праці, у тому числі від працівників, у тому числі колишніх, сторонніх людей, конкурентів, будь-яких державних органів, у тому числі місцевого самоврядування.
Інспектор праці має право завітати без попередження. Інспектор праці зобов'язаний пред'явити службове посвідчення, а також за вимогою копію направлення на проведення інспекційного відвідування. Перевірка може проходити на місці або дистанційно. Інспектор має вільний доступ до будь-яких виробничих, службових та адміністративних приміщень.
Інспектор може перевіряти будь-які документи, що стосуються працівників, наодинці або у присутності свідків спілкуватися з керівником та працівниками.
Під час інспекційного відвідування дозволяється робити фото, відео або аудіозаписи, залучати правоохоронні органи.
Якщо інспектор праці відмовиться показати службове посвідчення, або воно є в наявності, але є сумніви щодо його дійсності, перевірити посвідчення і фото інспектора можна в реєстрі на сайті Держпраці, якщо такий докумен відсутній це є підставою недопущення такого інспектора до перевірки.
Варто пам'ятати, що інспектор вправі витребувати лише ті документи, що безпосередньо стосуються предмета перевірки. Вимоги щодо надання інших документів є перевищенням повноважень інспектора, і воно є незаконними.
Дізнайся більше про повноваження Держпраці в LIGA360: що можуть робити, чим загрожують перевірки, як оскаржити та інші практичні рекомендації
Документи які можуть перевірятися інспектором та мають бути упорядковані та в наявності
Законодавство України з охорони праці складається з Закону України «Про охорону праці» від 14 жовтня 1992 р. № 2694-XII (далі - Закон № 2694) та низки підзаконних актів (нормативно-правові акти з охорони праці (НПАОП), що уточнюють положення Закону № 2694.
Приблизний перелік документації, що має бути на підприємстві, та яка підлягають перевірці є наступним: дозвільні документи, положення, інструкції, накази, навчання відповідальних осіб та працівників, інструктажі, атестація робочих місць, матеріали медоглядів, матеріали нещасних випадків, якщо такі були, та ін.
Дозвільні документи поділяються на два типи - дозволи та декларації. Вони видаються або на обладнання, або на роботи підвищеної небезпеки.
У постанові Кабінету Міністрів України «Про затвердження Порядку видачі дозволів на виконання робіт підвищеної небезпеки та на експлуатацію (застосування) машин, механізмів, устатковання підвищеної небезпеки» від 26 жовтня 2011 р. № 1107, зазначено які саме роботи які виконуються на підприємстві, потребують отримання дозволу та/або подання Декларації.
Постанова Кабінету Міністрів України «Про затвердження переліку машин, механізмів, устатковання підвищеної небезпеки та внесення змін до деяких постанов Кабінету Міністрів України» від 3 лютого 2021 р. № 77, містить відомості щодо експлуатації обладнання що знаходиться на підприємстві, та на яке потрібно отримувати дозвіл та/або подавати Декларацію.
Також мають бути в наявності Положення, які описують елементи системи управління охороною праці. Як правило, вони розробляються на базі типових положень.
Вимоги до оформлення, складання, організації обліку та видачі інструкцій прописані в НПАОП 0.00-4.15-98, затвердженому наказом Комітету по нагляду за охороною праці Міністерства праці та соціальної політики України «Положення про розробку інструкцій з охорони праці» від 29 січня 1998 р. № 9.
Як підготуватися до перевірок держорганів? З рішенням LIGA360. Практичні рекомендації, докладні алгоритми дій й відповіді на питання щодо перевірок. Деталі за посиланням.
При проведенні інспектором перевірки перевіряється також приміщення та обладнання
Насамперед перевіряється технічний стан обладнання (зокрема, наявність паспортів, технічної документації на обладнання, відмітки про проходження технічних оглядів, порядок проведення технічного обслуговування тощо). Конкретний перелік питань визначається відповідними НПАОП.
Важлива наявність та стан засобів колективного та індивідуального захисту. ЗІЗ використовуються працівниками для запобігання або зменшення впливу шкідливих та небезпечних виробничих факторів.
Наявність знаків безпеки, розмітки, інформаційних плакатів та табличок. Знаки безпеки призначені для інформування працівників про наявність у робочій зоні шкідливих та небезпечних виробничих факторів. Вони забороняють дії, які можуть бути шкідливими, або дають вказівки щодо забезпечення безпеки при виконанні робіт.
Повний перелік чинних НПАОП вказаний в «Покажчику нормативно-правових актів з охорони праці». Оберіть та вивчіть ті НПАОП, які стосуються до вашого виду діяльності.
Також можна скористатися рекомендаціями Держпраці, де вказані основні вимоги НПАОП в залежності від виду діяльності.
Висновок
Важливо заздалегідь готуватися до перевірок, та мати упорядковану документацію та забезпечити безпечні умови праці. Потрібно ретельно вести документацію та періодично здійснювати перевірки самостійно, що б уникнути наявного виявлення порушень та негативних наслідків.
Можна провести кадровий аудит для перевірки наявності всіх документів, ведення яких передбачене законом. За результатом такого аудиту можуть бути виявлені документи, яких не вистачає та/або документи, що не відповідають вимогам закону за своїм змістом чи формою. Наступним етапом стане створення та/чи приведення у відповідність до закону таких документів.
Також слід перевірити бухгалтерську документацію щодо правильності нарахувань та своєчасності виплат заробітних плат та інших платежів, наявності актів виконаних-робіт та проведення розрахунків за цивільно-правовими договорами.
Варто не забувати і про персонал, адже інспектор може проводити бесіди і з ними, тому варто підготувати працівників у такий спосіб: розіслати інструкції з алгоритмом дій співробітників при перевірці, запросити юриста для проведення тренінгу або провести його самостійно.
LIGA360 LEGAL SOLUTION допоможе кожному фахівцю, що потребує аналізу законодавства й пошуку НПА. Керівникам, юристам, бухгалтерам, кадровикам та іншим фахівцям. Замовте доступ за посиланням.
