Зміни у порядку реєстрації представництв компаній нерезидентів в Україні
До введення у дію Закону України "Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо впорядкування діяльності відокремлених підрозділів юридичної особи, утвореної відповідно до законодавства іноземної держави" № 3257-IX від 14 липня 2023 року (далі - "Закон"), процедура реєстрації представництв в Україні була застарілою та не відповідала реаліям сьогодення, а відтак потребувала оновлення. Така проблема була значною мірою вирішена після 3 вересня 2024 року, тобто з дати набрання чинності Законом.
Наразі процедура реєстрації здійснюється не міністерствами, а державними реєстраторами. Відповідно до Закону, інформація про представництва компаній-нерезидентів вноситься до Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань (далі - "Реєстр") з присвоєнням представництву відповідного ідентифікаційного коду. Нові правила також застосовуються до представництв іноземних банків (необхідна попередня акредитація в Національному банку України).
Крім того, Закон значно скоротив строки реєстрації представництв. Тепер представництво можна зареєструвати протягом 5 робочих днів з моменту подачі документів. Раніше реєстраційні документи розглядалися необґрунтовано довго (20 робочих днів для більшості суб'єктів, проте на практиці значно довше), зокрема через затягування розгляду відповідними державними органами (міністерствами).
Перелік документів/інформації для реєстрації також зазнав змін, а саме: окрім визначеного переліку документів, відтепер необхідно подавати положення чи інший установчий документ відокремленого підрозділу юридичної особи, структуру власності іноземної юридичної особи, а також інформацію та документи щодо особи кінцевого бенефіціарного власника.
Вебінар від Академії LIGA ZAKON: Іноземні представництва: переосмислення. Оподаткування, бухгалтерський облік, трансфертне ціноутворення, перевірки
Актуальні проблеми
1. Зміни щодо особи представника компанії нерезидента для цілей проведення державної реєстрації
Відповідно до Закону, представником компанії нерезидента для проведення державної реєстрації створення представництва може бути виключно особа з числа спеціально визначених суб'єктів первинного фінансового моніторингу. Такими суб'єктами, зокрема, є: адвокатські бюро, адвокатські об'єднання, адвокати, які здійснюють адвокатську діяльність індивідуально, суб'єкти господарювання, що надають юридичні послуги тощо. Водночас Закон визначає, що для цілей первинної реєстрації представником може виступати лише суб'єкт первинного фінансового моніторингу, що здійснює свою діяльність одноособово.
З приводу вищевказаного обмеження, окремі пояснення були надані Міністерством юстиції України у листі №125957/8.4.3/32-24 від 11 вересня 2024 року. Міністерство роз'яснює, що суб'єктом первинного фінансового моніторингу, що провадить свою діяльність одноособово, можуть бути адвокати, які здійснюють адвокатську діяльність індивідуально, та фізичні особи-підприємці, які надають юридичні послуги. При цьому реєстратор встановлює належність заявника до визначеного кола суб'єктів первинного фінансового моніторингу таким чином:
якщо заявником є адвокат, що здійснює адвокатську діяльність індивідуально, - за відомостями Єдиного реєстру адвокатів України;
якщо заявником є фізична особа-підприємець, основним видом діяльності якого є надання юридичних послуг, - за відомостями Реєстру.
На практиці це означає, що в кожному конкретному випадку реєстратори будуть перевіряти, чи може особа виступати заявником для мети створення представництва. Деякі реєстратори вважають, що на практиці проблем не має виникати у разі, якщо належним чином засвідчена довіреність була видана, скажімо, на юриста (адвоката), що виступатиме заявником від імені представництва. Водночас на практиці таке обмеження може створювати додаткові проблеми для іноземних юридичних осіб.
При цьому незрозуміло, чому Закон встановив обмеження для первинної реєстрації та саме щодо суб'єктів, які можуть виступати заявниками. Також варто відзначити, що до проведення інших реєстраційних дій щодо представництв вищезазначені обмеження не застосовуються. Наприклад, представником для цілей державної реєстрації змін до відомостей про представництво, що містяться в Реєстрі, або державної реєстрації припинення (ліквідації) представництва, може бути будь-яка належним чином уповноважена особа.
Також, залишається невизначеним питання щодо можливості підписання документів (рішення) для реєстрації представництва в Україні, зокрема представником компанії нерезидента за довіреністю. Державні ресторатори мають різні позиції з цього приводу та очікують на офіційні роз'яснення.
Хочете отримати ще більше аналітичних матеріалів за цією темою? Вони постійно доповнюються у новій LIGA360. Дізнайтесь більше переваг, замовивши персональну презентацію менеджера.
2. Перенесення існуючих представництв до Реєстру
Представництва, створені до набрання чинності Законом, мають з часом бути перенесені до Реєстру. Для цього постановою № 1004 від 3 вересня 2024 року Уряд затвердив Порядок перенесення до Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань відомостей про наявні і зареєстровані філії та представництва юридичних осіб, утворених відповідно до законодавства іноземних держав.
Міністерство юстиції України відповідає за перенесення до Реєстру відомостей про відокремлені підрозділи на основі реєстрових даних, отриманих від Міністерства економіки України, Національного банку України, Державної служби статистики України та Державної податкової служби України. Таке перенесення може бути автоматичним, але тільки після доопрацювання програмного забезпечення Реєстру. Після цього Міністерство юстиції має розмістити на веб-сайті оголошення про впровадження доопрацьованого програмного забезпечення Реєстру, що стане початком відліку річного строку для завершення автоматичного перенесення. Зважаючи на те, що таке оголошення досі не опубліковано, терміни залишаються невизначеними.
Разом з тим, передбачено альтернативний механізм - перенесення за ініціативою представництва. Форма відповідної заяви була запроваджена наказом Міністерства юстиції України № 2518/5 від 26 серпня 2024 року під номером 11. Заповнена заява подається представником представництва (керівником або уповноваженою за довіреністю особою) до Департаменту державної реєстрації Мін'юсту. Заявник повинен пред'явити документ, що посвідчує особу (повноваження), інші документи чи сплата адміністративного збору не вимагаються.
У заяві необхідно зазначати усю інформацію, яка подавалася відокремленим підрозділом до відповідного органу реєстрації (акредитації). При цьому важливо, щоб заява повністю відповідала реєстровим даним, наданим Міністерству юстиції. За наявності розбіжностей державний реєстратор може відмовити у перенесенні відомостей до Реєстру.
Зважаючи на невизначений дедлайн автоматичного перенесення, бажано ініціювати перенесення самостійно. Це дозволить спростити необхідну в майбутньому державну реєстрацію або сприяти отриманню інших публічних послуг, наприклад, бронювання на порталі Дія військовозобов'язаних працівників критично важливого представництва.
4 нових режими для розслідування контрагентів - в новій LIGA360. Санкційні зв?язки, родинний бізнес, міжнародний бізнес, зв?язки між двома компаніями. Оцініть зручність миттєвого аналізу бізнес-ризиків, замовивши презентацію LIGA360.
3. Ліквідація представництв: нові перешкоди в умовах змін
Ліквідація представництва завжди була тривалою та багатоетапною процедурою. Останні зміни в законодавстві принесли як певне спрощення, так і нові виклики, особливо для тих представництв, ліквідація яких розпочалася, але не була завершена до набрання чинності новим Законом. Далі зосередимося на проблемних моментах.
Тепер рішення про ліквідацію представництва обов'язково підлягає державній реєстрації в Реєстрі. Для цього представництво має попередньо пройти процедуру перенесення до Реєстру. Подання рішення про ліквідацію на реєстрацію повинно відбутися протягом 10 робочих днів із дати його прийняття. Оскільки такі рішення часто приймаються за кордоном і потребують легалізації (апостилювання), зазначений строк виглядає необґрунтовано коротким.
Крім цього, до рішень про ліквідацію тепер застосовуються спеціальні вимоги. Воно має містити відомості про РНОКПП (або серію та номер паспорта) ліквідатора чи членів ліквідаційної комісії, а також інформацію про порядок та строк заявлення кредиторами своїх вимог. На практиці реєстратори поширюють ці вимоги й на рішення, прийняті до набрання чинності Законом. Це створює додаткові труднощі для представництв, які давно перебувають у процесі ліквідації. У багатьох випадках такі представництва змушені приймати нове або додаткове рішення про ліквідацію.
Однак у деяких ситуаціях прийняття нового рішення є технічно неможливим. Наприклад, це стосується випадків, коли ліквідація представництва супроводжувалася реорганізацією або припиненням відповідної іноземної юридичної особи. Якщо юридична особа вже припинена, прийняття нового рішення стає проблематичним, а законодавство наразі не пропонує чіткого вирішення цього питання.
Відтепер дані про взяття представництв на облік у контролюючих органах підтверджуються відомостями із Реєстру. Невизначеним залишається питання щодо перенесених представництв, які перебували в процесі ліквідації до набрання чинності Законом, зокрема, чи потрібно їм повторно проходити податкову перевірку та зніматися з обліку платників податків.
У підсумку
Новий Закон дійсно вирішив багато проблем та прояснив невизначеність щодо створення та діяльності представництв в Україні, зокрема, щодо строків для їх створення, порядку подання документів, реєстрації в Реєстрі тощо. Водночас, певні проблемні питання, які виникають на практиці, ще потребують уваги законодавця та конструктивних рішень.
Софія Мовчанець, юрист, ЮФ INTEGRITES
Ірина Каражбей-Труська, молодший юрист, ЮФ INTEGRITES
