У Центральному міжрегіональному управлінні ДПС по роботі з великими платниками податків нагадали про правила ведення касової книги.
Так, згідно з п.п. 9 п. 3 розд. I Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, касова книга - це документ установленої форми, що застосовується для здійснення первинного обліку готівки в касі.
Відповідно до абзаців п'ятого та шостого п. 39 розд. IV Положення аркуші касової книги нумеруються та прошнуровуються, опечатуються відбитком печатки, за наявності її в установі/на підприємстві. Кількість аркушів у касовій книзі засвідчуються підписами керівника і головного бухгалтера установи/підприємства.
Записи в касовій книзі здійснюються у двох примірниках. Перші примірники, що є невідривною частиною аркуша касової книги - «Вкладні аркуші касової книги», залишаються в касовій книзі. Другі примірники, що є відривною частиною аркуша касової книги - «Звіт касира», є документами, за якими касири звітують щодо руху грошей у касі. Перші і другі примірники мають однакові номери.
Пунктом 35 розд. III Положення передбачено, що касові документи після складання касиром звіту та оброблення цього звіту комплектуються в хронологічному порядку, нумеруються, формуються в справи відповідно до номенклатури справ та зберігаються відповідно до законодавства України відповідальною особою, на яку керівником покладено обов'язок щодо їх зберігання.
При цьому установи/підприємства за умови забезпечення належного зберігання касових документів мають право вести касову книгу в електронній формі за допомогою комп'ютерних засобів. Програмне забезпечення, за допомогою якого ведеться касова книга, повинне забезпечувати візуальне відображення й роздрукування кожної з двох частин аркуша касової книги («Вкладний аркуш касової книги» і «Звіт касира»), які за формою і змістом повинні відтворювати форму й зміст касової книги в паперовому вигляді.
Подати звітність без помилок та вчасно допоможе онлайн-сервіс Liga:REPORT. У ньому все, що потрібно підприємцю - усі актуальні форми звітів з підказками, шаблони первинних документів, Електронна книга обліку доходів. Переконайтеся самі
Протягом року «Вкладний аркуш касової книги» зберігається касиром окремо за кожний місяць. Після закінчення календарного року (або залежно від потреби) «Вкладний аркуш касової книги» формується в підшивки в хронологічному порядку. Загальна кількість аркушів за рік засвідчується підписами керівника і головного бухгалтера установи/підприємства - юридичної особи, а підшивки формуються в книгу. Після закінчення календарного року касова книга на електронних носіях передається для зберігання відповідно до законодавства України.
Згідно з п. 44.3 ст. 44 Податкового кодексу України платники податків зобов'язані забезпечити зберігання документів не менш як 1095 днів (2555 днів - для документів та інформації, необхідної для здійснення податкового контролю за трансфертним ціноутворенням) з дня подання податкової звітності, а в разі її неподання - з передбаченого ПКУ граничного терміну подання такої звітності. У разі ліквідації платника податків документи за період діяльності платника податків не менш як 1095 днів (2555 днів - для документів та інформації, необхідної для здійснення податкового контролю за трансфертним ціноутворенням), що передували даті ліквідації платника податків, в установленому законодавством порядку передаються до архіву.
Разом з тим, відповідно ст. 352 п. 4.2 глави 4 розд. І Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, строк зберігання книг, журналів, карток обліку, у тому числі касових документів (рахунків, касових ордерів, довіреностей, платіжних документів, накладних тощо) становить 3 роки з урахуванням примітки 2 до ст. 186 п. 3.1 глави 3 розд. І Переліку № 578/5.
Отже, форма касової книги (типова форма № КО-4) визначена у додатку 5 до Положення, яким передбачено ведення цієї книги впродовж одного календарного року. При цьому, якщо у касовій книзі залишились не заповненні сторінки (пусті), то на таких сторінках проставляються прочерки або на наступній сторінці після останнього запису ставиться дата закінчення книги та засвідчується підписами керівника і головного бухгалтера підприємства (юридичної особи). Порядок закриття касової книги у випадку зміни її форми відповідно до законодавства, здійснюється таким чином, як і по закінченні календарного року. У разі, якщо протягом календарного року касова книга закінчується або змінюється її форма, то нумерація сторінок у наступній касовій книзі повинна розпочинатись з «1».
Якщо касова книга велась в електронній формі, то після закінчення календарного року (або залежно від потреби) «Вкладний аркуш касової книги» формується в підшивки в хронологічному порядку, які формуються в книгу. Така книга засвідчується підписами керівника і головного бухгалтера, і передається для зберігання відповідно до законодавства України.
При цьому платники податків зобов'язані після закінчення касової книги, яка велась на паперових або на електронних носіях, зберігати її протягом не менш як 3 роки з дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються зазначені документи, а в разі її неподання - з передбаченого ПКУ граничного терміну подання такої звітності та документів, пов'язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, - не менш як 3 роки з дня здійснення відповідної господарської операції (для відповідних дозвільних документів - не менш як 3 роки з дня завершення терміну їх дії).
Малий бізнес потребує великих зусиль. LIGA360 допоможе тримати на контролі свою підприємницьку діяльність й економити час. Отримайте повну базу законодавства, контролюйте звітність та заборгованість перед державою. Перевіряйте постачальників і клієнтів. Спробуйте всі переваги LIGA360: Підприємець, замовивши тестовий доступ.
