В этом году бизнес столкнулся с новыми вызовами - многие работники вынужденно перешли на удаленную работу. И если сначала это вызывало у них ощущение баланса жизнь/работа, то через три квартала онлайн-общения с коллегами даже интроверты начали скучать по привычному режиму и офисной жизнью. А руководители столкнулись со снижением эффективности работы и сложностями в управлении командой. Впереди новый локдаун. Поэтому компаниям важно найти способ улучшить взаимодействие между сотрудниками, укрепить эмоциональную связь в коллективе и наладить процессы для удаленной работы.
Участники онлайн-форума "Бизнес без бумаги" поделились опытом дистанционной работы и рассказали о цифровых инструментах, которые используют.
Взаимодействие команды: корпоративный дух и эффективный обмен информацией
Команда - это один из самых ценных активов в бизнесе. Поэтому важно ее сохранить и помочь адаптироваться. Ведь неотлаженные процессы и нестабильное эмоциональное состояние влияют на эффективность работы.
По данным исследования компании 4Service, примерно 30% опрошенных сотрудников отмечают, что у них снизилась вовлеченность и эффективность работы. Чтобы восстановить их высокий уровень, необходимо поддерживать корпоративную культуру и настроить регулярный обмен информацией. И для этого нужно найти удобные цифровые инструменты.
Корпоративный мессенджер. Для быстрого общения между коллегами как из одного отдела, так и всей компании. Самые популярные варианты: Slack, Microsoft Teams, Skype, Telegram.
В мессенджерах можно создавать тематические каналы (например, по отдельным проектам, отделам и даже для обсуждения совместного хобби), интегрироваться с различными сервисами планирования задач (JIRA, Trello, SharePoint и т.д.) настраивать ботов, которые сообщают о событиях или отвечают на популярные запросы. Это быстрее и гораздо удобнее общения через e-mail.
Программа для видеосвязи. Почти во всех мессенджерах уже есть возможность звонить друг другу, используя видеосвязь. Но они не подходят для общения большого количества людей. Поэтому для совещаний или встреч отдела лучше использовать специальные программы. Самые распространенные варианты: Zoom, Whereby, Hangouts, Google meet.
Важно не только найти удобный инструмент, но и договориться о единых правилах во время видеообщения. Выключать ли микрофоны всем кроме спикера, как задавать вопросы - голосом или в чате, насколько важны включенные камеры участников и т.п.
Доска отслеживания статуса задач. Когда все были в одном офисе, то руководители постоянно следили за продвижением выполнения задач и чем занят каждый из сотрудников. Но в условиях удаленной работы это значительно труднее, хотя еще важнее. А помочь в этом могут решения для управления проектами (таск-менеджеры), в которых каждый работник может добавлять свои задачи и писать комментарии, которые будут видеть другие коллеги.
Самые популярные варианты: Trello, Wrike, Битрикс24, MeisterTask.
Большинство из таких "досок" можно настраивать под собственные потребности и предпочтения - от дизайна до синхронизации с мессенджерами и другими сервисами.
Онлайн-календарь. Назначать видео-встречи, планировать время для сконцентрированной работы и ставить себе напоминания о важных событиях удобно в календаре с открытым доступом для всех сотрудников.
Самые удобные варианты: Google Calendar, Outlook Calendar и iCloud Calendar.
Во время удаленной работы очень важно планировать не только регулярные встречи для рабочих задач, но и для неформального общения. Ведь в офисе коллеги могли вместе сходить на обед или кофе и познакомиться поближе. Это укрепляет личные связи, которые помогают строить эффективную работу.
Не забывайте и о мероприятиях для всей компании: онлайн-корпоративы, обсуждения важных новостей и обучение. Такие ивенты помогают поддерживать корпоративную культуру и единое информационное пространство для всей компании.
Обучение на расстоянии
Еще один вызов удаленной работы - обучение сотрудников, а также адаптация новичков в компании. Ведь нужно не только делиться с ними рабочими знаниями, но и помогать вливаться в команду и перенимать корпоративный дух.
Конечно, можно проводить онлайн-встречи, транслировать их в YouTube и сохранять записи. Но для полноценных учебных курсов это не удобно. Поэтому их создают на LMS-платформах (learning management system).
Самые распространенные варианты: AcademyOcean, Moodle, WebTutor.
Онлайн-обучение - это один из трендов 2020 года. И сейчас компании обучают не только сотрудников и кандидатов на определенные должности, но и клиентов и партнеров. А некоторые даже тех своих работников, которые уже ушли на пенсию.
На LMS-платформах можно настраивать дизайн под корпоративные стандарты, отслеживать прогресс учеников, проверять знания тестами и выдавать сертификаты.
Дистанционный обмен документами
Во время первого локдауна переход на удаленную работу для большинства бизнесов был внезапным, поэтому такие процессы как подписание и отправка документов не были переведены в онлайн. И компании сталкивались с проблемами:
как поставить подпись директора, который работает вне офиса;
как проверить точность всех формулировок и цифр в договорах перед подписанием - тратить время еще раз на отправку юристу;
если в документах ошибка, то их нужно возвращать почтой и снова ждать несколько дней;
где хранить оригиналы документов, если все работают из дома.
И даже если компания смогла преодолеть все эти препятствия, то сотрудники точно почувствовали все недостатки такой схемы. Из-за задержки с обработкой документов можно потерять немало денег.
Электронный документооборот решает эти проблемы. И сейчас самое время его настроить, ведь по многим прогнозам специалистов, мы сможем полноценно работать в офисах еще не скоро. А оценив все преимущества подписания и хранения онлайн-документов, большинство компаний никогда не вернутся к бумажным.
При выборе сервиса стоит отдавать предпочтение облачным - для пользования им нужен только компьютер, браузер и интернет. Оптимально, чтобы начать работу с документами можно было сразу после регистрации на сайте.
Начинайте с тех документов, которые чаще всего используете, и постепенно переходите к другим.
Одной из главных тем на онлайн-форуме "Бизнес без бумаги" был тезис, что для налаживания эффективной удаленной работы нужно воспринимать ее не как временное явление, а как новую реальность. Понять, что бизнес еще очень долго не сможет вернуться к прежним процессам. Поэтому нужно модернизироваться, адаптироваться и налаживать взаимоотношения как с работниками, так и с партнерами и клиентами на расстоянии. Для того, чтобы это время стал толчком к прорыву, нужно найти как можно больше способов автоматизировать рутинные задачи, такие как отправка документов, обмен информацией, обучение новых сотрудников и тому подобное. А свободное время и ресурсы направить на развитие компании, поиск новых идей и клиентов.
Читайте также:
Как бизнесу повысить эффективность в условиях кризиса
ЭЦП или КЭП: чем подписывать электронные документы?
Электронный документооборот: какие риски учитывать и как их минимизировать
