Цьогоріч бізнес зіткнувся з новими викликами - багато працівників вимушено перейшли на віддалену роботу. І якщо спочатку це викликало відчуття балансу життя/робота, то через три квартали онлайн-спілкування з колегами навіть інтроверти вже почали сумувати за звичним режимом та офісним життям. А керівники зіштовхнулися із зниженням ефективності роботи та складнощами в управлінні командою. Попереду новий локдаун. Тож компаніям важливо знайти спосіб покращити взаємодію між співробітниками, зміцнити емоційний зв'язок в колективі та налагодити процеси для віддаленої роботи.
Учасники онлайн-форуму “Бізнес без паперу” поділилися досвідом дистанційної роботи та розповіли про цифрові інструменти, які використовують.
Взаємодія команди: корпоративний дух та ефективний обмін інформацією
Команда - це один з найцінніших активів у бізнесі. Тому важливо її зберегти та допомогти адаптуватися. Адже не налагоджені процеси та нестабільний емоційний стан впливають на ефективність роботи.
За даними дослідження компанії 4Service, приблизно 30% опитаних співробітників відмічають, що в них знизилася залученість та ефективність роботи. Щоб поновити їхній високий рівень, необхідно підтримувати корпоративну культуру та налаштувати регулярний обмін інформацією. І для цього потрібно знайти зручні цифрові інструменти.
Корпоративний месенджер. Для швидкого спілкування між колегами як з одного відділу, так і з усієї компанії. Найрозповсюдженіші варіанти: Slack, Microsoft Teams, Skype, Telegram.
У месенджерах можна створювати тематичні канали (наприклад, по окремих проєктах, відділах та навіть для обговорення спільного хобі), інтегруватися з різними сервісами планування задач (JIRA, Trello, SharePoint тощо) налаштовувати ботів, які сповіщають про події або відповідають на популярні запити. Це швидше і набагато зручніше ніж спілкування через e-mail.
Програма для відеозв'язку. Майже в усіх месенджерах вже є можливість дзвонити один одному, використовуючи відео-зв'язок. Але вони не підходять для спілкування великої кількості людей. Тому для великих нарад або зустрічей відділу краще використовувати спеціальні програми.
Найрозповсюдженіші варіанти: Zoom, Whereby, Hangouts, Google meet.
Важливо не лише знайти зручний інструмент, але й домовитися про єдині правила під час відео-спілкування. Чи вимикати мікрофони усім, крім спікера, як ставити запитання - голосом або у чаті, наскільки важливі ввімкненні камери учасників, тощо.
Дошка для відслідковування статусу задач. Коли усі були в одному офісі, то керівники постійно відслідковували, як просувається виконання задач та чим зайнятий кожен із співробітників. Але в умовах віддаленної роботи це значно важче, хоча ще важливіше. А допомогти в цьому можуть рішення для управління проєктами (таск-менеджери), в яких кожен працівник може додавати свої завдання та писати коментарі, які бачитимуть інші колеги.
Найрозповсюдженіші варіанти: Trello, Wrike, Битрикс24, MeisterTask.
Більшість із таких “дошок” можна налаштовувати за власними потребами та вподобаннями - від дизайну до синхронізації з месенджерами та іншими сервісами.
Онлайн-календар. Призначати відео-зустрічі, планувати час для сконцентрованої роботи та ставити собі нагадування про важливі події зручно у календарі з відкритим доступом для всіх співробітників.
Найрозповсюдженіші варіанти: Google Calendar, Outlook Calendar та iCloud Calendar.
Під час віддаленої роботи дуже важливо планувати не лише регулярні зустрічі для робочих задач, але також і для неформального спілкування. Адже в офісі колеги могли разом сходити на обід або за кавою та познайомитися ближче. Це зміцнює особисті зв'язки, які допомагають будувати ефективну роботу.
Не забувайте і про заходи для всієї компанії: онлайн-корпоративи, обговорення важливих новин та навчання. Такі івенти допомагають підтримувати корпоративну культуру та єдиний інформаційний простір для всієї компанії.
Навчання на відстані
Ще один виклик віддаленої роботи - навчання співробітників, а також адаптація новачків у компанії. Адже потрібно не лише ділитися з ними робочими знаннями, але й допомагати долучатися до команди та переймати корпоративний дух.
Звичайно, можна проводити онлайн-зустрічі, транслювати їх в YouTube та зберігати запис. Але для повноцінних навчальних курсів це не зручно. Тому їх створюють на LMS-платформах (learning management system).
Найрозповсюдженіші варіанти: AcademyOcean, Moodle, WebTutor.
Онлайн-навчання - один із трендів 2020 року. І зараз компанії навчають не лише співробітників та кандидатів на певні посади, але й клієнтів та партнерів. А деякі навіть тих своїх працівників, які вже пішли на пенсію.
На LMS-платформах можна налаштовувати дизайн під корпоративні стандарти, відслідковувати прогрес учнів, перевіряти знання тестами та видавати сертифікати.
Дистанційний обмін документами
Під час першого локдауна перехід на віддалену роботу для більшості бізнесів був екстренним, тому такі процеси як підписання та відправка документів не були переведені в онлайн. І компанії стикалися з проблемами:
як поставити підпис директора, який працює поза офісом;
як перевірити точність усіх формулювань та цифр у договорах - перед підписанням надсилати їх юристу;
якщо в документах помилка, то їх потрібно повертати поштою та знову чекати декілька днів;
де зберігати оригінали документів, якщо всі працюють з дому.
І навіть якщо компанія змогла подолати усі ці перепони, то співробітники точно відчули усі недоліки такої схеми. Через затримку з обробкою документів можна втратити чимало коштів.
Електронний документообіг вирішує ці проблеми. І зараз саме час його налаштувати, адже за багатьма прогнозами фахівців, ми зможемо повернутися до повноцінної роботи в офісі ще не скоро. А оцінивши усі переваги підписання та зберігання онлайн-документів, більшість компаній ніколи не повернуться до паперових.
При виборі сервісу варто надавати перевагу хмарним - для користування потрібен лише комп'ютер, браузер та інтернет. Оптимально, щоб розпочати роботу з документами можна було одразу після реєстрації на сайті.
Починайте з тих документів, які найчастіше використовуєте, і поступово переходьте до інших.
Однією з головних тем на цьогорічному онлайн-форумі “Бізнес без паперу” була думка, що для налагодженні ефективної віддаленої роботи потрібно сприймати її не як тимчасове явище, а як нову реальність. Зрозуміти, що бізнес ще дуже довго не зможе повернутися до офісів та звичних процесів. Тому потрібно модернізуватися, адаптуватися та налагоджувати взаємовідносини як з працівниками, так і з партнерами та клієнтами на відстані. Для того, щоб цей час став поштовхом до прориву, потрібно знайти якомога більше способів автоматизувати рутинні задачі, такі як надсилання документів, обмін інформацією, навчання нових співробітників, тощо. А вільний час та ресурси направити на розвиток компанії, пошук нових ідей та клієнтів.
Читайте також:
Як бізнесу підвищити ефективність в умовах кризи
ЕЦП або КЕП: чим підписувати електронні документи?
Електронний документообіг: на які ризики зважати та як їх мінімізувати
