Как мы писали ранее, с 1 января предельный размер суточных расходов установлен в размере 417 грн (0,1 минимальной заработной платы) для командировок по Украине и 80 евро (по курсу НБУ) для командировок за границу. Суточные в установленных размерах не подлежат налогообложению НДФЛ и военным сбором (п. 170.9.1 НК), а любое превышение этих сумм облагается как дополнительное благо. При этом, законодательством не установлены минимальные и максимальные размеры командировочных расходов.
Инструкцией о служебных командировках (приказ Минфина от 13.03.1998 № 59) установлено, что предприятие обеспечивает работника авансом на командировку. Аванс выдается после подписания приказа о направлении работника в командировку, перед поездкой. Он может выдаваться как наличными, так и перечисляться в безналичной форме.
По завершению командировки, работник обязан отчитаться о количестве и направлении использования выданных на командировку средств. В пятидневный срок после возвращения он оформляет авансовый отчет (алгоритм составления отчета и пример заполнения соответствующей формы вы можете найти в разделе «Формы и бланки» информационно-правовых систем ЛІГА:ЗАКОН). После этого бухгалтерия проводит окончательные расчеты с работником.
Следует помнить, что работник обязан сохранять оригиналы подтверждающих документов (платежное поручение, расчетный и кассовый чеки, выписка с карточного счета, квитанция к кассовому ордеру и пр.) о расходах в командировке: билеты или транспортные счета (багажные квитанции), счета с гостиниц или от лиц, оказывающих услуги по размещению и проживанию.
О том, как отчитываться при приобретении электронных билетов при командировке, можно прочитать в наших предыдущих материалах.
Неизрасходованные средства подлежат возврату в кассу предприятия или зачислению на текущий банковский счет. При этом, если во время командировки наличные получалась с использованием платежных карточек, предоставить отчет и вернуть неиспользованную сумму нужно до завершения третьего банковского дня после окончания командировки.
В случае, если находясь в командировке, работнику пришлось потратить собственные средства на приобретение товаров (работ, услуг) для нужд предприятия, то по этим расходам работник также предоставляет авансовый отчет в бухгалтерию предприятия. Возмещения таких расходов относится к имущественным отношениям между субъектом хозяйствования и работником, и регулируется не трудовым, а гражданским законодательством. Исходя из положения ч. 2 ст. 530 ГК возмещение средств должно осуществиться в семидневный срок со дня предъявления требования (написание соответствующего заявления) работником.
Подборки и разъяснения нормативно-правовых актов относительно сроков командировки, их продолжение как по Украине, так и за границу, особенностей командировки на автомобиле можно найти в информационно-правовых системах ЛІГА:ЗАКОН.
