Як ми писали раніше, з 1 січня граничний розмір добових витрат встановлено у розмірі 417 грн (0,1 мінімальної заробітної плати) для відряджень по Україні і 80 євро (по курсу НБУ) для відряджень за кордон. Добові у встановлених розмірах не підлягають оподаткуванню ПДФО та військовим збором (п. 170.9.1 ПК), а будь-яке перевищення цих сум оподатковується як додаткове благо. При цьому, законодавством не встановлено мінімальні та максимальні розміри відрядних витрат.
Інструкцією про службові відрядження (наказ Мінфіну від 13.03.1998 № 59) встановлено, що підприємство забезпечує працівника авансом на відрядження. Аванс видається після підписання наказу про направлення працівника у відрядження, перед поїздкою. Він може видаватися як готівкою, так і перераховуватися у безготівковій формі.
По завершенню відрядження, працівник зобов'язаний відзвітувати про кількість і напрямки використання виданих на відрядження коштів. У п'ятиденний термін після повернення він оформляє авансовий звіт (алгоритм складання звіту та приклад заповнення відповідної форми ви можете знайти у розділі «Форми та бланки» інформаційно-правових систем ЛІГА:ЗАКОН). Після цього бухгалтерія проводить остаточні розрахунки з працівником.
Слід пам'ятати, що працівник зобов'язаний зберігати оригінали підтверджуючих документів (платіжне доручення, розрахунковий та касовий чеки, виписка з карткового рахунку, квитанція до касового ордера тощо) про витрати у відрядженні: квитки або транспортні рахунки (багажні квитанції), рахунки з готелів або від осіб, що надають послуги з розміщення та проживання.
Про те, як звітуватись при придбанні електронних квитків при відрядженні, можна прочитати у наших попередніх матеріалах.
Невитрачені кошти підлягають поверненню до каси підприємства або зарахування на поточний банківський рахунок. При цьому, якщо під час відрядження готівка отримувалась з використанням платіжних карток, надати звіт і повернути невикористану суму потрібно до завершення третього банківського дня після закінчення відрядження.
У випадку, якщо перебуваючи у відрядженні, працівникові довелося витратити власні кошти на придбання товарів (робіт, послуг) для потреб підприємства, то за цими видатками працівник також надає авансовий звіт до бухгалтерії підприємства. Відшкодування таких витрат відноситься до майнових відносин між суб'єктом господарювання та працівником, і регулюється не трудовим, а цивільним законодавством. Виходячи з положення ч. 2 ст. 530 ЦК відшкодування коштів повинно здійснитись у семиденний строк від дня пред'явлення вимоги (написання відповідної заяви) працівником.
Добірки та роз'яснення нормативно-правових актів щодо строків відрядження, їх продовження як по Україні, так і за кордон, особливостей відрядження на автомобілі можна знайти в інформаційно-правових системах ЛІГА:ЗАКОН.
