Норми трудового законодавства поширюються на всіх роботодавців, тому ФОП зобов'язані вести кадрову документацію, пов'язану з оформленням трудових відносин з найманими працівниками.
У ГУ Держпраці у Дніпропетровській області, після звернення підприємця, підготували перелік кадрової документації, яка повинна бути у ФОП:
- особисті картки працівників з наступним переліком копій документів: паспорт, диплом про освіту з додатком, ідентифікаційний код, посвідчення про наявність пільг (ветерани війни, чорнобильці, інваліди), свідоцтво про загальнообов'язкове державне соціальне страхування, фото (3х4), свідоцтво про шлюб, свідоцтво про народження дитини (до 15-ти років), медична книжка (у разі необхідності);
- накази і заяви на прийом на роботу і звільнення, переміщення, переведення, відпустки (у т. ч. додаткові, без збереження заробітної плати), відрядження, преміювання, дисциплінарні стягнення тощо;
- книга обліку наказів, що стосуються трудових відносин;
- журнал обліку руху трудових книжок і вкладишів до них (за власним бажанням);
- табелі обліку використання робочого часу, графіки змінності;
- документи, які підтверджують нарахування та виплату заробітної плати;
- договори про повну матеріальну відповідальність;
- договори цивільно-правового характеру, акти виконаних робіт;
- строкові трудові договори з найманими працівниками;
- посадові інструкції;
- трудові договори (у т.ч. контракти);
- графіки відпусток;
- штатні розклади;
- правила внутрішнього трудового розпорядку;
- положення про оплату праці (преміювання тощо);
- документи на проведення медогляду співробітників (у разі необхідності).
ФОП може створювати накази у довільній формі, але із зазначенням обов'язкових реквізитів, або брати за основу чи використовувати повністю зразки, затверджені наказом Держкомстату від 05.12.2008 № 489: типові форми наказу про прийом на роботу (№ П-1), надання відпустки (№ П-3), звільнення (№ П-4), табеля обліку робочого часу (№ П-5) та розрахункової відомості (№ П-6 та № П-7).
Підприємець веде трудові книжки працівників, які працюють у нього за основним місцем роботи понад 5 днів. Записи у трудову книжку ФОП робить самостійно при прийняті на роботу відповідно до укладеного трудового договору, а також при його розірванні. Записи в трудовій підприємець засвідчує своїм підписом і печаткою (якщо є). Трудові книжки працівників, праця яких пов'язана з наданням послуг (кухарі, няні, водії тощо), зберігаються у працівників.
***
Раніше ми писали, що Мінсоцполітики розробило проект змін до трудового законодавства, якими пропонується визначити ознаки наявності трудових відносин, що дозволятимуть ідентифікувати ФОП як найняту особу.
***
Нагадаємо, що згадані форми документів, у тому числі їх версії для друку, доступні у модулі «Форми та бланки» інформаційно-правових систем ЛІГА:ЗАКОН. Тестовим доступом до продуктів ІПС ЛІГА:ЗАКОН можна скористатися тут.
