З моменту набрання чинності Порядком організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України № 1487 від 30 грудня 2022 року (далі – «Порядок»), пройшло понад п'ять місяців, однак питання ведення військового обліку на підприємстві і досі залишається одним із найбільш актуальних.
У попередній публікації нами було надано рекомендації HR-менеджерам щодо алгоритму їхніх дій під час прийняття на роботу та звільнення працівників в межах ведення військового обліку. У даній статті нами буде розкрито основні нюанси ведення персонального військового обліку (далі – «ПВО») на підприємстві незалежно від форми його власності.
Блок 1. Визначення працівників, відповідальних за ПВО на підприємстві
Порядком розмежовуються працівники, які відповідальні за організацію та за безпосереднє ведення ПВО на підприємстві. Так, згідно з пунктом 8 Порядку, керівник підприємства є відповідальним за організацію ПВО, тоді як працівник(-и) служби персоналу/служби управління персоналом – за ведення ПВО на підприємстві.
Пунктами 9-12 Порядку встановлюються норми щодо кількості працівників, відповідальних за ведення ПВО, а також вимоги до їх кваліфікації. Так, якщо на підприємстві на ПВО перебуває:
- від 501 до 2000 призовників, військовозобов’язаних та резервістів, то відповідальною за ведення ПВО має бути призначена одна особа;
- від 2001 до 4000 призовників, військовозобов’язаних та резервістів, то відповідальними за ведення ПВО мають бути призначені три особи;
- від 4001 до 7000 призовників, військовозобов’язаних та резервістів, то відповідальними за ведення ПВО мають бути призначені три особи, а на кожні наступні від 1 до 3000 призовників, військовозобов’язаних та резервістів – по одній особі додатково.
За наявності на ПВО менше 500 осіб обов’язки з ведення ПВО покладаються на працівника служби персоналу, якому встановлюється доплата в розмірі до 50% посадового окладу. В інших випадках посадові оклади працівників, відповідальних за ведення ПВО, встановлюються на рівні посадових окладів працівників служби персоналу.
Загальна кількість працівників, відповідальних за ведення ПВО, визначається станом на 1 січня поточного року з урахуванням загальної кількості призовників, військовозобов’язаних та резервістів, які перебувають на ПВО.
Зауважимо, що працівник, відповідальний за ведення ПВО, має відповідати кваліфікаційним вимогам, визначеним Національним класифікатором ДК 003:2010 «Класифікатор професій» для інспектора з військового обліку.
При цьому, оскільки «Класифікатор професій» наразі не містить кваліфікаційних вимог до інспектора з військового обліку, підприємство може самостійно розробити посадову інструкцію такої особи/положення про таку особу з огляду на її обов’язки, передбачені Порядком. У наказі про затвердження такої посадової інструкції або відповідного положення рекомендуємо передбачити здійснення перегляду документу протягом певного строку після набрання чинності змін до «Класифікатора професій» в частині кваліфікаційних вимог до інспектора з військового обліку.
Після визначення працівників, відповідальних за ПВО на підприємстві, виконанню підлягають наступні дії:
|
№ |
Пункт Порядку |
Дії |
Строк виконання |
|
1. |
Пункт 13 Порядку |
Повідомлення районного (міського) територіального центру комплектування та соціальної підтримки (далі – «ТЦК») про призначення керівника відповідальним за організацію ПВО та працівника(-ів) служби персоналу – відповідальним(-ими) за ведення ПВО на підприємстві (форма повідомлення затверджена у Додатку 1 до Порядку). Рекомендуємо підприємству видати наказ про призначення керівника підприємства відповідальним за організацію ПВО, а окремого працівника(-ів) відповідальним(-и) за ведення ПВО (може бути один або два окремі накази) та повідомити про це ТЦК. |
Протягом 7 календарних днів з дати видання наказу про призначення |
|
2. |
Пункт 12 Порядку |
Визначення потреби у підвищенні кваліфікації працівника(-ів), відповідального(-их) за ведення ПВО на підприємстві. |
Щороку до 1 жовтня |
|
3. |
Пункт 12 Порядку |
Підвищення кваліфікації працівником(-ами), відповідальним(-ими) за ведення ПВО на підприємстві. Здійснюється на договірних засадах закладами освіти, що провадять відповідну освітню діяльність та мають ліцензії на таку діяльність за програмами підготовки. |
Не рідше одного разу на 5 років |
Блок 2. Правила військового обліку
Відповідно до пункту 19 Порядку, підприємства виготовляють друкарським способом Правила військового обліку згідно з формою, затвердженою Додатком 2 до Правил, та вивішують їх на видному місці в загальнодоступних приміщеннях. З метою реалізації зазначеної вимоги рекомендуємо окремо видати наказ про забезпечення виконання нових Правил військового обліку.
Згідно з пунктом 34 Порядку, щодо ПВО підприємства здійснюють наступні дії:
|
№ |
Дія |
Рекомендації |
|
1. |
Доведення до призовників, військовозобов’язаних та резервістів Правил військового обліку під особистий підпис під час прийняття на роботу. |
Рекомендуємо також довести Правила військового обліку до відома працівників, які вже перебувають на ПВО на підприємстві, за можливості, під їхній особистий підпис. З урахуванням кількості працівників з цією метою можливе запровадження окремого журналу. |
|
2. |
Проведення відповідної роз’яснювальної роботи серед призовників, військовозобов’язаних та резервістів щодо виконання ними Правил військового обліку. |
Конкретні вимоги, яким саме чином має проводитись роз’яснювальна робота, Порядком не визначені. Тому, під такою роботою може розумітись також проведення семінару, вебінару тощо фахівцями у цій сфері. У такому разі, з метою фіксації проведення роз’яснювальної роботи у формі відповідного заходу рекомендуємо видати наказ про його проведення та забезпечення обов'язкової участі працівників у такому заході, а також скласти список осіб, які взяли участь у такому заході. |
|
3. |
Постійний контроль за виконанням призовниками, військовозобов’язаними та резервістами Правил військового обліку; інформування ТЦК, органів СБУ, підрозділів Служби зовнішньої розвідки про їх порушення. |
Конкретні вимоги, яким саме чином має здійснюватись такий контроль, Порядком не визначені. Тому, до форм контролю можуть належати контрольні опитування, анкетування, перевірка виконання працівником окремих дій тощо. Незалежно від обраної форми контролю рекомендуємо фіксувати факт його здійснення, оскільки під час проведення перевірки на підприємстві також перевіряється організація здійснення контролю за виконанням призовниками, військовозобов'язаними та резервістами Правил військового обліку та проведення відповідної роз'яснювальної роботи. |
Блок 3. Ведення ПВО на підприємстві
Основними документами в частині ведення ПВО на підприємстві є:
- списки ПВО;
- відомість оперативного обліку;
- справи з копіями військово-облікових документів.
Що стосується списків ПВО, то з огляду на пункти 33, 36-40 Порядку, підприємство здійснює складання та затвердження списків ПВО за формою, встановленою Додатком 5 до Порядку. Списки ПВО ведуться в електронній та/або паперовій формах, містять інформацію про працівників, що вимагається Порядком, затверджуються (підписуються) керівником підприємства та особою, відповідальною за ведення ПВО.
Списки ПВО складаються окремо за групами:
- перша - щодо військовозобов’язаних (резервістів) офіцерського складу;
- друга - щодо військовозобов’язаних (резервістів) рядового, сержантського та старшинського складу;
- третя - щодо військовозобов’язаних та резервістів з числа жінок;
- четверта - щодо призовників.
Після складення списки ПВО підлягають реєстрації в службі діловодства підприємства.
Відомість оперативного обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів містить інформацію про чисельність призовників, військовозобов'язаних та резервістів та підлягає заповненню за формою, встановленою Додатком 12 до Порядку. Така відомість підлягає веденню в електронній та/або паперовій формі, зберігається разом зі списками ПВО. Відомість, як і списки ПВО, підлягає реєстрації в службі діловодства підприємства (пункти 33, 40 Порядку).
Оскільки порядок реєстрації списків ПВО та відомості оперативного обліку не визначений Порядком, він визначається безпосередньо підприємством. Рекомендуємо здійснювати реєстрацію цих документів в окремому журналі.
З огляду на пункти 37, 43 Порядку, до кожної з груп списків ПВО здійснюється формування справ з копіями військово-облікових документів працівників. В окремій справі зберігаються копії військово-облікових документів громадян, які не досягли граничного віку перебування в запасі та були виключені з військового обліку ТЦК, органами СБУ, підрозділами Служби зовнішньої розвідки. Відомості щодо військовозобов'язаних, які заброньовані на період мобілізації та на воєнний час, виокремлюються у списках ПВО військовозобов'язаних.
Складення та затвердження списків ПВО, заповнення відомості оперативного обліку, реєстрація цих документів, а також формування справ з копіями військово-облікових документів працівників здійснюється щороку до 25 січня (станом на 1 січня).
Ведення ПВО на підприємстві також включає низку інших дій, зміст та строки здійснення яких визначаються у таблиці нижче.
|
№ |
Пункт Порядку |
Дія |
Строк виконання |
|
1. |
Пункт 34 Порядку |
Внесення змін до списків ПВО на основі змін у даних працівників щодо прізвища, власного імені та по батькові (за наявності), реквізитів паспорта громадянина України та паспорта громадянина України для виїзду за кордон, адреси задекларованого/зареєстрованого місця проживання, адреси місця фактичного проживання, сімейного стану, освіти, місця роботи і посади. |
Протягом 5 календарних днів з моменту отримання інформації про зміни |
|
2. |
Пункт 34 Порядку |
Повідомлення ТЦК, органів СБУ, підрозділів Служби зовнішньої розвідки про зміну даних працівників у списках ПВО згідно з формою, затвердженою Додатком 4 до Порядку. Слід повідомляти той ТЦК, орган СБУ чи підрозділ Служби зовнішньої розвідки, на обліку якого перебуває відповідний працівник. |
До 5 числа кожного місяця за попередній місяць |
|
3. |
Пункт 34 Порядку |
Надання ТЦК списків працівників, які підлягають приписці до призовних дільниць згідно з формою, затвердженою у Додатку 6 до Порядку. |
Щороку до 1 грудня |
|
4. |
Пункт 35 Порядку |
Направлення військовозобов’язаних та резервістів, які досягли граничного віку перебування в запасі, до ТЦК, органів СБУ, підрозділів Служби зовнішньої розвідки для виключення з військового обліку. На підставі відмітки ТЦК, органу СБУ, підрозділу Служби зовнішньої розвідки у військово-обліковому документі про виключення військовозобов'язаного та резервіста з військового обліку у відповідній графі списків ПВО робиться відмітка «Виключено з військового обліку». |
Протягом 7 календарних днів з дня досягнення граничного віку |
|
5. |
Пункт 72 Порядку |
Видання наказу (розпорядження) про стан ПВО за минулий рік та завдання на наступний рік на підставі звітів, результатів вжитих заходів та перевірок стану ПВО в минулому році відповідно до компетенції. |
Щороку до 1 лютого |
Нагадуємо, що Порядок містить низку інших зобов'язань, що можуть бути покладені на HR-менеджера як на особу, відповідальну за ведення ПВО на підприємстві. Невиконання чи неналежне виконання будь-якого з таких зобов'язань може бути підставою для притягнення до адміністративної відповідальності. З огляду на це, з метою покращення роботи HR-менеджерів, питання щодо (1) звіряння облікових даних, перевірки стану ПВО на підприємстві та (2) алгоритму дій у разі отримання розпорядження про оповіщення працівників про їх виклик за повісткою будуть детально розглянуті у наступних статтях.
Дарія Шепель, молодший юрист ЮФ «Правовий Альянс»
Вікторія Ганжело, юрист ЮФ «Правовий Альянс»
Лідія Санжаровська, радник ЮФ «Правовий Альянс»
