Що потрібно знати роботодавцям про відпустки в умовах воєнного стану

Законодавчими актами, що визначають державні гарантії реалізації працівниками права на відпустки є: Закон України «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504/96-ВР (далі - Закон про відпустки) та Кодекс законів про працю України (далі - КЗпП).

Проте з початку війни було прийнято низку законодавчих актів, якими було внесено зміни до трудового законодавства.

Зокрема, Законом України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-ІХ зі змінами та доповненнями (далі - Закон) було внесено зміни до порядку надання та компенсації відпусток, розрахунку стажу для щорічних основних та додаткових відпусток, встановлено деякі обмеження, а також додано нові види відпусток.

Тобто, у період дії воєнного стану не застосовуються норми законодавства про працю в частині відносин, що врегульовані зазначеним Законом. Важливо зазначити, що цей Закон діє винятково протягом періоду воєнного стану та втрачає чинність з дня його припинення або скасування, крім частини 3 ст. 13 Закону.

Змін багато, тому аби не заплутатися і не допустити помилок, у цій статті ми допоможемо розібратися, які нововведення слід нині враховувати та розглянемо деякі нюанси надання та оформлення відпусток працівникам під час дії воєнного стану.

Надання щорічної відпустки

Насамперед, нагадаємо про основне правило при наданні відпусток, яке не зазнало змін, і про яке не слід забувати, це те, що відпустки мають надаватися відповідно до графіка відпусток. Наявність графіка дає можливість роботодавцю своєчасно письмово попередити працівника про дату початку відпустки, підготувати відповідні розпорядчі документи, виплатити працівнику заробітну плату за час відпустки і, врешті-решт, відправити у відпустку працівника, який з будь-яких причин відмовляється її використати.

Нижче пропонуємо розглянути, яких саме змін станом на сьогодні зазнало законодавство про відпустки в період дії воєнного стану.

Протягом дії воєнного стану роботодавець звільнений від обов'язку щодо надання працівнику відпустки тривалістю більш ніж 24 календарні дні, коли більша тривалість відпустки передбачена працівнику законодавством, колективним і трудовим договором.

Тобто, надання працівнику щорічної основної відпустки за рішенням роботодавця може бути обмежено тривалістю 24 календарні дні за поточний робочий рік.

Якщо тривалість щорічної основної відпустки працівника становить більше 24 календарних днів, то різниця днів відпустки не втрачається, надання невикористаних у період дії воєнного стану днів такої відпустки переноситься на період після припинення або скасування воєнного стану. Про це зазначає Мінекономіки на своєму офіційному сайті в коментарі до Закону № 2136.

Зауважимо, що обмеження тривалості відпустки 24 календарними днями, які можуть надаватися під час воєнного стану, стосуються виключно щорічної основної відпустки.

При цьому працівникові також можуть бути надані щорічні додаткові відпустки, соціальні та інші відпустки, які передбачені Законом про відпустки.

У разі, якщо щорічна відпустка працівника, запланована графіком відпусток, припадає на період оголошеного такому працівнику простою та такий працівник не виконує роботи на об'єктах критичної інфраструктури, роботодавець повинен видати наказ про припинення простою й після цього оформити працівнику відпустку.

Грошова компенсація за всі дні невикористаної щорічної відпустки, а також додаткової відпустки працівникам, які мають дітей

У разі звільнення працівника в період дії воєнного стану йому виплачується грошова компенсація відповідно до ст. 24 Закону про відпустки. Звертаємо увагу на те, що норма, яка діяла до початку війни щодо перерахування грошової компенсації за бажанням працівникові на рахунок підприємством під час звільнення за переведенням (п. 5 ст. 36 КЗпП), не діє в період дії воєнного стану.

Окрім цього, у разі смерті працівника грошова компенсація за не використані ним дні щорічних відпусток, а також додаткової відпустки працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину - особу з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи, що не була одержана за життя, виплачується членам сім'ї такого працівника, а в разі їхньої відсутності - входить до складу спадщини.

Відмова в наданні відпустки під час війни

У період дії воєнного стану роботодавець може відмовити працівнику в наданні будь-якого виду відпусток (крім відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами та відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку), якщо такий працівник залучений до виконання робіт на об'єктах критичної інфраструктури. До наступних відносять об'єкти, які є важливими для економіки, національної безпеки та оборони, порушення функціонування яких може завдати шкоди життєво важливим національним інтересам.

Відповідно до роз'яснень Держпраці в Запорізькій області, у період дії воєнного стану роботодавець може відмовити працівнику в наданні невикористаних днів щорічної відпустки за попередні періоди. Але це право роботодавця, а не обов'язок.

У період дії воєнного стану роботодавець може відмовити працівнику в наданні невикористаних днів щорічної відпустки. Також в період воєнного стану не застосуються норми ч. 7 ст. 79, ч. 5 ст. 80 КЗпП та ч. 5 ст. 11, ч. 2 ст. 12 Закону про відпустки, які передбачають, що:

• невикористана частина щорічної відпустки має бути надана працівнику, зазвичай, до кінця робочого року, але не пізніше 12 місяців після закінчення робочого року, за який надається відпустка;

• забороняється ненадання щорічних відпусток повної тривалості протягом двох років підряд, а також ненадання їх протягом робочого року особам віком до вісімнадцяти років та працівникам, які мають право на щорічні додаткові відпустки за роботу зі шкідливими і важкими умовами чи з особливим характером праці.

При цьому Закон не призупиняє і не скасовує норми ст. 9-1 КЗпП, а самі норми цієї статті не суперечать положенням Закону. Так, згідно зі ст. 9-1 КЗпП, додаткові порівняно з законодавством трудові і соціально-побутові пільги» підприємства, установи, організації в межах своїх повноважень і за рахунок власних коштів можуть встановлювати додаткові порівняно із законодавством трудові і соціально-побутові пільги для працівників.

Отже, з урахуванням особливостей організації праці та умов господарської діяльності в межах своїх повноважень, за рахунок власних коштів роботодавець має право надати працівникам в період дії воєнного стану основні оплачувані щорічні відпустки тривалістю більше ніж 24 дні. Надання відпустки більшої тривалості ніж 24 дні в період дії воєнного стану є правом, а не обов'язком роботодавця.

Таким чином, починаючи з 19.07.2022 роботодавець має право вирішувати на власний розсуд, чи надати працівнику щорічну основну відпустку в умовах воєнного стану повної тривалості, чи обмежити її 24 календарними днями. Крім того, роботодавець самостійно вирішує, чи надавати щорічну основну відпустку під час воєнного стану за минулий рік.

Відпустки без збереження заробітної плати

Протягом періоду воєнного стану роботодавець на прохання працівника може надавати відпустку без збереження заробітної плати без урахування норм ч. 1 ст. 26 Закону про відпустки. Нагадаємо, що на підставі цієї норми за сімейними обставинами та з інших причин працівнику може надаватися відпустка без збереження заробітної плати на термін, обумовлений угодою між працівником і роботодавцем, не більше 15 календарних днів на рік, але доки триватиме воєнний стан (наразі до 23 серпня), така відпустка може надаватися хоч на весь цей період.

Відпустка без збереження заробітної плати за цією підставою надається:

• без обмеження її тривалості, але в період дії воєнного стану;

• будь-якому працівнику незалежно від його категорії чи статусу, за його заявою та погодження роботодавцем;

• не є обов'язковою для прийняття рішення роботодавцем щодо її надання.

Однак, відпустка без збереження заробітної плати надаватиметься винятково з ініціативи працівника, і як вже зазначалося, роботодавець має право відмовити працівнику в наданні такої відпустки, якщо підприємство, де він працює, належить до критичної інфраструктури.

Час перебування у відпустці без збереження заробітної плати за цією підставою зараховується до стажу роботи, що дає право на щорічну основну відпустку.

Крім того, працівники мають право на відпустку без збереження заробітної плати на період карантину, встановленого Кабінетом Міністрів України відповідно до Закону України «Про захист населення від інфекційних хвороб». Термін такої відпустки не включається до загального терміну (15 календарних днів) відпустки без збереження заробітної плати, яка надається за сімейними обставинами та з інших причин. Нагадаємо, що на сьогодні дію карантину було продовжено до 31.08.2022.

Новий вид відпустки без збереження зарплати на час війни

З 19 липня 2022 року з'явився окремий вид відпустки без збереження зарплати на час війни - через виїзд за межі України.

За цією новою підставою відпустка без збереження заробітної плати надається:

• тривалістю - не більше 90 календарних днів у період дії воєнного стану. Закон не обмежив можливості працівника реалізувати своє право на цю відпустку кілька разів, однак загальна тривалість відпусток (частин) яку працівник може вимагати надати відповідно до цієї норми не може перевищувати 90 днів протягом дії воєнного стану. Вважаємо, що слід розраховувати 90 діб починаючи з 19 липня;

• виключно працівникам, які виїхали за межі території України або набули статус внутрішньо переміщеної особи, що підтверджується довідкою;

• в обов'язковому порядку за заявою працівника;

• роботодавець не може відмовити працівнику в наданні цієї відпустки. З огляду на умови її надання, працівник має підтвердити той факт, що він «виїхав за межі території України» або «набув статусу внутрішньо переміщеної особи». Спосіб підтвердження факту виїзду за межі України не визначений законом, відтак рішення щодо надання відпустки в цьому випадку прийматиметься роботодавцем на підставі наданих працівником доказів, які в достатній мірі підтверджують цей факт. У разі повернення працівника, який перебуває в зазначеній відпустці на територію України, з огляду на умови її надання, особа втрачає право вимагати продовження такої відпустки.

Слід зазначити, що будь-яка відпустка не може надаватися примусово. Насамперед, це стосується відпусток без збереження заробітної плати. Звертаємо увагу, що Держпраці вже відновила перевірки роботодавців під час воєнного стану.

Стаж, що дає право на щорічну основну відпустку

Періоди, які зараховуються до стажу роботи, що дає право на щорічну відпустку, встановлено ст. 9 Закону про відпустки та ст. 82 КЗпП.

З 19.07.2022 до цих норм було внесено зміни. Зокрема, вони торкнулися працівників, призваних на строкову військову службу, військову службу за призовом осіб офіцерського складу, військову службу за призовом під час мобілізації, на особливий період, військову службу за призовом осіб із числа резервістів в особливий період, а також прийнятих на військову службу за контрактом, зокрема шляхом укладення нового контракту на проходження військової служби.

Таким чином, починаючи з 19.07.2022 період військової служби таких осіб не зараховується до стажу, який дає право на щорічну основну відпустку.

Тобто, до стажу для щорічної відпустки зараховується час проходження служби з дня призову по 18.07.2022 включно.

Зауважимо, що дані зміни не торкнулися добровольців тероборони. Тобто, період увільнення від роботи добровольців тероборони продовжує зараховуватися до стажу роботи, що дає право на щорічну основну відпустку.

Також слід зазначити, що період оплачуваного простою не з вини працівника (ст. 113 КЗпП) зараховується до стажу, що дає право на щорічну основну відпустку, в той час як призупинення дії трудового договору на час воєнного стану, не зараховується.

До війни при визначенні тривалості щорічної (основної і додаткової) відпустки і соціальної відпустки на дітей не враховувалися святкові та неробочі дні (ст. 5 Закону про відпустки та ст. 73 КЗпП).

У період дії воєнного стану святкових і неробочих днів немає, отже, під час війни свята входять у тривалість таких відпусток, як звичайні дні. Оскільки такі дні стали оплачуваними днями щорічної відпустки, то виключати їх з розрахунку немає потреби.

Також з'явилися нюанси й щодо включення до відпускного стажу періоду нової відпустки без збереження заробітної плати. Час перебування у відпустці без збереження заробітної плати за цією підставою не зараховується до стажу роботи, що дає право на щорічну основну відпустку відповідно до пункту 4 частини першої ст. 9 Закону про відпустки.

Оформлення та оплата відпустки під час воєнного стану

Окрім необхідності бути постійно в курсі нових змін, необхідно ще й правильно оформляти надання відпусток працівникам.

За загальним правилом відпустки оформляються на підставі заяв працівників або попередження про їхній початок. Але зважаючи на воєнний стан, у зв'язку з неможливістю подати оригінали заяв, працівники можуть направляти їх будь-яким доступним способом, наприклад, за допомогою електронної пошти чи месенджерів: Viber, Whats App, Telegram тощо. Тобто якщо роботодавцю надійде така заява, і він не проти надати працівнику таку відпустку, роботодавець, має видати наказ про надання щорічної (основної чи додаткової) відпустки.

Працівників, які виконують свою роботу дистанційно або виїхали за кордон, ознайомити з наказом про відпустку, за допомогою доступних засобів електронного зв'язку, наприклад зазначених вище.

Відповідно до нової редакції частини третьої ст. 115 КЗпП заробітна плата працівникам за весь час відпустки виплачується до початку відпустки, якщо інше не передбачено трудовим або колективним договором. Таким чином заробітна плата за весь час відпустки у загальному випадку повинна бути виплачена не пізніше моменту початку відпустки. При цьому, трудовим або колективним договором можуть бути встановлені інші умови здійснення такої виплати. Закон прямо не визначає заборони можливості визначення в колективних чи трудових договорах термінів виплати, що припадають на період після початку відпустки.

Відкликання працівника з відпустки

Згідно зі ст.79 КЗпП та ст.12 Закону про відпустки відкликати працівника з відпустки можна, якщо він перебуває в щорічній відпустці. При цьому відкликання допускається лише за згодою працівника і лише в окремих випадках, передбачених законодавством.

Відкликання працівника з інших видів відпусток законодавством не передбачено. Тож якщо працівнику надали відпустку без збереження заробітної плати, відкликати його з такої відпустки не можна. Але за згодою сторін трудового договору відпустку без збереження зарплати можна припинити достроково. Така процедура прямо не передбачена законодавством, але й не заборонена.

Отже, як бачите, в умовах воєнного стану змін дуже багато, законодавство змінюється практично щодня, тому важливо постійно тримати руку на пульсі, щоб бути в курсі всіх новацій трудового законодавства. Але пам'ятайте, що всі наведені в статті зміни, діють тільки в період воєнного стану, а після закінчення війни ми знову повернемося до звичних нам норм законодавства, які діяли до війни.