ПРАВОВА ПОДІЯ:
Мін'юст затвердив Порядок виконання архівними установами запитів юридичних та фізичних осіб та оформлення архівних довідок (копій, витягів). Про це йдеться в наказі від 2 березня 2015 року № 295/5. У документі передбачено, що надання документної інформації за запитами юридичних і фізичних осіб здійснюється шляхом складання і відправлення інформаційних документів.
ВПЛИВ НА БІЗНЕС:
Усі види інформаційних документів надаються із застереженням, що вони не можуть бути розмножені, в інший спосіб тиражовані або включені до інформаційної мережі, бази даних без дозволу архіву, який надав такі документи, або без дозволу Державної архівної служби. Інформаційні документи надсилаються фізичним або юридичним особам разом із супровідним листом.
Зазначається, що виконання запитів у архіві організовується за наявності в запиті найменування організації, її місцезнаходження (для юридичної особи), прізвища, імені, по батькові, місця проживання (для фізичної особи), теми (питання), хронологічних рамок запитуваної інформації.
Запити розглядаються керівництвом архіву, направляються на виконання до відповідного структурного підрозділу або безпосередньо виконавцю і виконуються на підставі оригіналів документів і друкованих видань, що зберігаються в архіві.
Щодо архівних довідок, копій і витягів, то вони згідно з Порядком засвідчуються підписом керівника архіву і гербовою печаткою архіву.
Текст архівних довідок повинен відповідати суті запиту без зайвих слів. Невідповідність окремих відомостей, що містяться в документах архіву, даним, викладеним у запиті, не може бути перешкодою для внесення їх до тексту архівної довідки, якщо інша документна інформація не залишає сумнівів у тотожності особи або фактів.
У тексті архівних довідок не дозволяється робити виправлення, не допускаються коментарі, власні висновки виконавця. Роз'яснення щодо виявлених у документах відомостей викладаються в довідці після зазначення пошукових даних або в супровідному листі. Архівна довідка оформляється на державній мові, повинна мати реєстраційний номер і дату оформлення. Архівні копії і витяги оформляються в такому ж порядку, як і довідки.
Працівники архіву відповідають за достовірність інформації, викладеної в інформаційних документах, а також за своєчасність надання відповідей на запити.
ПРОТЕ:
Слід зазначити, що діловодство щодо виконання запитів ведеться окремо від загального діловодства архіву.
