Діджиталізація разом з прогресом дійшла і до кадрових документів. Ще в минулому році Кабмін запропонував перевести трудові книжки в цифровий формат. Тепер в Раді зареєстрували проект Закону № 3623 «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі». А це означає, що скоро його поставлять на голосування і перехід кадрових документів в онлайн залишиться лише питанням часу.
Звичайно, цей процес неминучий, оскільки всі сервіси поступово переходять в цифру. І в ньому однозначно є кілька позитивних моментів.
По-перше, це зручно всім - співробітникам, роботодавцю, пенсійному фонду та іншим організаціям, яким періодично потрібна інформація про зайнятість людини ( банкам при видачі кредитів). Співробітнику при працевлаштуванні не потрібно нічого приносити- вся інформація про попередні місця роботи є в базі даних. Ейчарам не потрібно просити виписки з трудової і отримувати їх в «натуральному вигляді», що теж полегшує життя і знижує навантаження на HR-відділ. Плюс до всього, можливість змінювати інформацію про працевлаштування знизиться до нуля. Уже не можна буде купити порожню книжечку і вписати в неї фіктивні дані. При цьому роботодавець завжди зможе, перед тим як викликати людину на співбесіду, перевірити його трудову історію і порівняти з резюме.Всі задоволені, win-win.
Але в даній реформі є великі мінуси, які з легкістю можуть перекрити весь позитив. Компанії обов'язково зіткнуться з великими труднощами при переході в цифру. І ось чому:
Перше. Проектом акту, зокрема, передбачається встановити п'ятирічний перехідний період для внесення до Держреєстру відомостей з паперових трудових книжок про трудову діяльність працівника (в цей період будуть застосовуватися як паперова трудова книжка, так і електронна форма вже внесених відомостей про трудову діяльність працівника з Держреєстру).
А це означає, що кадровиків в найближчі 5 років чекає подвійний облік. Поки трудові книжки будуть існувати в звичному нам книжковому форматі, нам доведеться вести їх за старою схемою - заповнювати, робити копії на прохання співробітника тощо. До цієї роботи додається ще одна - перенесення всіх відомостей в онлайн формат.
Друге. Законопроектом № 3623 буде встановлено, що після внесення відомостей про трудову діяльність працівника в Держреєстр, роботодавець зобов'язаний видати оригінал паперової трудової книжки йому на руки під підпис, при цьому також передбачено обов'язок роботодавця вносити на вимогу працівника в паперовій трудовій книжці записи про прийом на роботу, переведення та звільнення.
З великою впевненістю скажу, що перший час співробітники будуть просити про всяк випадок продублювати записи в паперову трудову книжку. Тому обіцяний спокій «нам буде тільки снитися».
Третє. Найбільший мінус нововведення - в нашій поки що недосконалій системі електронного документообігу. Як і будь-який механізм, база даних про трудову діяльність українців буде давати збої. Якщо в електронній версії була допущена помилка (неправильне написання прізвища, компанії) людину можна надовго «втратити» в цифровому полі разом з його трудовою історією. Відновлювати дані доведеться довго і болісно (бюрократичним способом-очно, особисто і з документами).
З цієї ж причини можливий ще один ризик - витоку інформації або кібератак. У нас, за традицією, на кожне цифрове ноу-хау знаходиться кілька кіберхакерів, які можуть ним скористатися.
Я вважаю, що така реформа потрібна і в довгостроковій перспективі вона всім полегшить життя. Тому, що наші трудові книжки в паперовому форматі - це такий «махровий бюрократизм» в яскравому його прояві. Але буде це не відразу, а тільки через 5-10 років - якщо у всіх нас вистачить терпіння та сил поставити процес на рейки. І найголовніше - ініціативу потрібно допрацювати за допомогою ейчарів-практиків перш ніж її впроваджувати по всій країні.
__
Для технічного відстеження та постійного моніторингу бренду компанії в мережі рекомендуємо звернути увагу на рольове місце HR в системі LIGA360. IT-екосистема являє собою єдине робочий простір для всієї команди, в тому числі для роботи віддалено. Рішення для HR-менеджера - це набір інструментів для моніторингу трудового законодавства, з усіма новаціями та експертними коментарями, а також модуль системи аналітики та моніторингу медіа-простору Semantrum для відстеження згадок бренду і відгуків про компанію.
