З 15 листопада в Кабміні офіційно запровадили е-документообіг. Відповідну постанову КМУ № 1087 прийнято 28 жовтня 2020 року. Тепер Уряд готує і приймає свої рішення в електронній формі, без дублювання на папері, включаючи супровідні листи, записки, довідки, протоколи й інші документи, за винятком інформації з обмеженим доступом.
Засідання регулярно проводяться в онлайн-форматі з використанням платформи Webеx від компанії Cisco, яка відома надійністю і безпекою своїх продуктів для роботи команд на відстані.
Рішення дозволило оперативно перенести багато процесів у діджитал-простір, скоротити ресурси, час і правильно організувати роботу під час карантину, а також стало важливим кроком побудови цифрової держави.
Вочевидь онлайн-формат засідань залишиться актуальним і після пандемії. Як мінімум такий інструмент буде корисним у період перебування у відрядженнях, допоможе оперативно ухвалювати важливі рішення і залишатися залученим до процесів управління.
Розробники сьогодні пропонують широкий вибір інструментів для переходу засідань в онлайн, але часто просто формату відеоконференції не вистачає, щоб закрити всі питання, особливо для органів влади, яким необхідно і важливо дотримуватися регламенту, процедури голосування і ухвалення легітимних рішень, а також зручності роботи з супровідною документацією.
Компанія Cisco спільно з ERC і Intecracy group вже підготувала нове комплексне універсальне рішення для держорганів - "Відеозасідання". Платформа поєднує веб-наради, роботу з електронними документами, функції голосування, а також відповідає протоколам безпеки держструктур, що підтверджують сертифікати та експертні висновки. Доступ надійно захищений, а всі учасники проходять ідентифікацію та автентифікацію.
У системі є можливість формувати розклади засідань, списки запрошених, порядок денний, контролювати строки підготовки документів. Впроваджено повністю автоматизовану систему голосування і підрахунку голосів з фотофіксацією голосуючого, візуалізацією процесу обговорення і голосування, кожен голос перевіряється ЕЦП/КЕП, а результати миттєво виводяться на екран.
|
Це зводить до мінімуму людський чинник при підрахунку голосів і будь-які похибки, які можливі за існуючою процедурою голосування підняттям рук і підрахунку голосів вручну.
"Відеозасідання" включає набір додаткових функцій:
підготовку документів, їх сканування і розпізнавання текстів;
гнучкий пошук документів та архів;
автоматичну фіксацію голосування понад 500 учасників;
запис засідання і трансляцію онлайн;
протоколювання рішень і формування звітів;
окрему можливість включати режим обговорення питання порядку денного;
встановлення регламенту виступу і можливість заблокувати мікрофон;
результати голосування можна оголошувати по групах, іменах, підсумках (за, проти, утримався);
є індивідуальні робочі місця для секретаря і учасників засідання.
Планується також запровадити поканальне розпізнавання голосу для запису стенограми і голосової біометричної автентифікації учасників.
|
Робоче вікно особи, яка голосує |
|
Вікно управління секретаря |
Таким чином, новий універсальний інструмент задовольняє регламентні вимоги, забезпечує конфіденційність і максимальний захист інформації.
Впровадження "Відеозасідання" від Сisco, ERC і Intecracy group можливе як для центральних органів влади (Кабмін, міністерства, служби, агентства, інші колегіальні органи), так і для місцевих органів державної влади і органів місцевого самоврядування (місцевих рад і їх виконавчих органів, депутатських комісій, місцевих адміністрацій).
