Один із критично важливих інструментів для компаній під час воєнного часу - система електронного документообігу (ЕДО). З нею можна дистанційно працювати, оперативно та безпечно підписувати договори з партнерами й підтримувати діяльність бізнесу. Утім, це далеко не всі можливості, які відкриває ЕДО для підприємств. Саме тому команда Київстар Бізнес підготувала відповіді на найпоширеніші запитання, які виникають у компаній під час переходу на електронний документообіг.
Чи має електронний документ юридичну силу?
Відповідно до Закону України оригіналом е-документа є його електронний примірник. Він повинен мати обов'язкові реквізити та електронний підпис. Водночас якщо ви надішлете один і той самий електронний документ кільком колегам чи партнерам, то кожен екземпляр буде вважатися оригіналом. Це стосується й електронних документів, що зберігаються на декількох флеш-накопичувачах.
Паперові документи відправляються поштою чи кур'єром, а як бути з електронними документами?
Процес відправки поштою чи кур'єром може тривати довго, а особливо під час війни, коли працівники та контрагенти перебувають в різних містах України та за кордоном. А щоб ваш партнер швидко отримав свій електронний екземпляр договору, вам потрібні лише ЕДО та кілька хвилин. Завдяки цьому ви зможете зекономити робочий час на інші важливі завдання.
Чи можна податкові звіти подавати онлайн?
Так, згідно з Податковим кодексом України платники податків мають можливість відправляти звітність онлайн. Паперові екземпляри звітів залишились у минулому. Є лише дві причини, через які податкова може відмовитись приймати електронний документ: 1) ваш кваліфікований електронний підпис (КЕП) недійсний, 2) недійсна печатка платника податків.
Де зберігається електронний документ?
Паперові документи мають властивість псуватися, вигорати на сонці, рватися через неякісний папір, а іноді знищуватися з метою юридичної або фінансової шкоди підприємству. На відміну від них е-документи містяться у хмарній системі електронного документообігу, яка реєструє дії з файлом: хто створив, хто підписував. Водночас видалити документ із системи можна лише за погодженням сторін.
Чи можна сфальсифікувати е-документ?
Підробити е-документ, підписаний кваліфікованим електронним підписом (КЕП), неможливо. Перевірити дійсність КЕП на документі можна за допомогою сайту Центрального засвідчувального органу Мін'юсту.
Яка різниця між системою ЕДО та сервісом для онлайн-підписання документів?
Усе залежить від того, з якою періодичністю треба підписувати документи у вашій компанії. Для регулярного погодження електронних екземплярів використовуйте систему електронного документообігу, наприклад, Star.Docs від Київстар. Натомість сервісом для онлайн-підписання документів зручно користуватися, якщо на вашому підприємстві погодження документів потрібне раз у квартал або ще рідше.
Що потрібно зробити, перед впровадженням ЕДО у компанії?
По-перше, отримайте кваліфікований електронний підпис.
По-друге, напишіть інструкції з використання КЕП та зведення ЕДО.
Далі, розкажіть співробітникам, як працювати з новою системою ЕДО - поясніть, що це не складно. Наприклад, функціонал системи Star.Docs від Київстар зрозумілий навіть новачкам.
Потім визначте, хто буде адмініструвати систему, контролювати процеси підпису та пересилання документів.
Після цього повідомте партнерів та контрагентів про те, що ваша компанія перейшла на систему електронного документообігу для спільного підписання е-документів в єдиному електронному просторі.
Останній крок - зареєструйтеся в системі за допомогою реквізитів підприємства чи КЕП.
Як підписати документ, якщо працівник за кордоном без доступу до робочого ноутбука?
Сервіс Star.Docs допомагає узгоджувати документи, використовуючи навіть планшет або смартфон, що підключені до мережі інтернет. Цілодобовим доступом до хмарної платформи можна скористатися перебуваючи у будь-якій країні світу.
Як саме електронний документообіг допомагає підприємству економити кошти?
З електронним документообігом компанія може заощаджувати на закупівлі паперу, фарбах для принтера, не сплачувати за друк паперових документів, відправку їх поштою чи кур'єром, а також скоротити витрати на технічне обслуговування устаткування.
Усе це допомагає вивільнити кошти для розвитку компанії. Зручно, що під час воєнного стану Star.Docs від Київстар доступний без додаткових оплат. Тому компанії можуть легко перейти на користування системою електронного документообігу, не витрачаючи бюджет компанії.
Використовуйте усі можливості ЕДО для свого бізнесу - реєструйтесь у системі Star.Docs від Київстар.
