|
Створення компанії в Україні є складним та тривалим процесом, який не завершується рукостисканням власників та державною реєстрацією. Майбутня доля компанії вирішується упродовж перших місяців її діяльності.
На власників лягають обов'язки не тільки виконати численні вимоги законодавства, пов'язані з бухгалтерським, кадровим та військовим обліками, формуванням статутного капіталу, оформленням прав на офіс, інтелектуальну власність тощо, а й закласти стратегію подальшого руху компанії.
Будь-які помилки у цей період можуть боляче нагадати про себе як в короткостроковій перспективі, так і через три, і через п'ять, а то й більше років, коли до бізнесу почнуть навідуватися перші перевірки контролюючих органів.
Нижче, на прикладі товариств з обмеженою відповідальністю (ТОВ) та акціонерних товариств (АТ), які є найпоширенішими формами ведення бізнесу в Україні, зібрано основні моменти, що важливо врахувати та проконтролювати власникам після появи їх компанії в державному реєстрі.
1. Урегулювання роботи органів та посадових осіб компанії
Органи компанії можна поділити на органи управління та інші. До органів управління, як правило, відносять загальні збори учасників (акціонерів), виконавчий орган та, у випадку утворення, наглядову раду, а до інших - різного роду контролюючі чи консультаційні утворення (ревізійна комісія, орган внутрішнього аудиту, консультаційна рада тощо).
Посадовими особами, у свою чергу, виступають члени таких органів, а також будь-які інші особи, визначені законодавством або статутом.
Базові положення про органи управління (їх компетенція, повноваження, порядок ухвалення рішень) містяться в законодавстві та обов'язково фіксуються в статуті ще до державної реєстрації створення компанії. І якщо для загальних зборів учасників (акціонерів) таких базових положень загалом достатньо, робота інших органів та посадових осіб, потребує додаткових заходів.
По-перше, будь-які колективні органи вимагають чітких процедур реалізації ними компетенції та повноважень. Якщо цього не закріплено в статуті, в окремих процедурних документах (наприклад, положеннях) мають бути визначені порядки проведення їх засідань, формування кворуму, правила фіксації та подальшого донесення рішень, а також інші організаційні моменти.
Аналогічні документи необхідні і посадовим особам, особливо якщо їх робота пов'язана з контролюючими функціями.
По-друге, відносини з посадовими особами потребують договірного регулювання. У більшості випадків із ними допускається укладення як трудових договорів (контрактів), так і цивільно-правових договорів. Проте, можуть бути винятки. Наприклад, в АТ із виконавчим директором може укладатися виключно трудовий договір (контракт), а із невиконавчим директором, який є незалежним, - виключно цивільно-правовий договір.
З огляду на особливо важливий статус посадових осіб у компанії, актуальним також є додаткове укладення з ними угод щодо нерозголошення, неконкурування, конфлікту інтересів тощо.
По-третє, будь-який договір із посадовими особами вимагає інших супровідних документів. І якщо будь-які формальності між сторонами цивільно-правових договорів (акти, рахунки тощо) регулюються самими договорами, тому їх складно упустити з уваги, то укладення трудових договорів (контрактів) вимагає виконання трудового законодавства: підготовку наказів про прийняття на роботу, формування особових карток та справ, внесення записів до трудових книжок, офіційне інформування про важливі аспекти роботи. У випадку працевлаштування громадянина іншої держави - цьому також має передувати отримання дозволу від центру зайнятості.
Про початок будь-яких трудових відносин, крім як з членами виконавчих органів, в обов'язковому порядку повідомляються податкові органи.
2. Оформлення печатки
Використання печатки в Україні не є обов'язковим, а наявність або відсутність відбитку печатки на документах не створює юридичних наслідків.
Проте, якщо про використання печатки зазначено в статуті компанії, деякі партнери, зокрема банки та фінансові установи, можуть насторожитися, отримавши документ без її відбитку. Щоби уникнути таких ситуацій, варто не тільки фізично виготовити печатку (або кілька), а й документально визначити порядок її застосування. Як правило, такі положення фіксуються в інструкції з діловодства або наказах виконавчого органу.
Додатково може також бути оформлена електронна печатка, яка буде використовуватися для електронного документообігу.
3. Відкриття банківських рахунків
У сучасних умовах наявність банківського рахунку є обов'язковою умовою для здійснення практично будь-яких фінансових операцій.
Відкриття банківських рахунків компаніями може здійснюватися у будь-яких банках України, а всі пов'язані з цим процедури в більшості моментів регулюються внутрішніми правилами банків. Як правило, значний об'єм документів не вимагається, проте, процедури фінансового моніторингу та ідентифікація менеджменту, особливо основного керівника (тобто того, який відображений в державному реєстрі), можуть дещо ускладнити процес.
При відкритті важливо визначити необхідні для компанії валюти банківських рахунків, а також належно сформувати перелік розпорядників (тобто осіб, які зможуть здійснювати фінансові операції та керувати рухом коштів) та порядок їх взаємодії, налаштувати доступи до електронного банкінгу та банківські ключі
4. Отримання електронних підписів
Електронні підписи не варто плутати із банківськими ключами. Останні використовуються лише для доступу до електронного банкінгу, у той час як сфера застосування електронних підписів значно ширша: з їх допомогою ведеться електронний документообіг, подається обов'язкова звітність та реалізується доступ до електронних державних послуг.
Сьогодні основний керівник компанії практично не може не мати електронного підпису.
Отримати електронні підписи посадові особи та інші представники компанії (якщо такі є) можуть тільки особисто (оскільки процедура вимагає персональної ідентифікації) через державні органи, або через кваліфікованого надавача електронних довірчих послуг «ЦСК «Україна» та акредитовані ним центри сертифікації (банки, M.E.Doc, Vchasno чи СОТА).
5. Оформлення офісу
Обов'язковою умовою для державної реєстрації створення компанії є наявність у неї місцезнаходження - місця ведення діяльності чи офісу, з яких проводиться управління. Інформація про місцезнаходження обов'язково зазначається у рішенні про створення компанії та у заяві про державну реєстрацію; в статут такі відомості краще не вносити.
Користування офісом може бути безкоштовне та випливати із прав власності (якщо, наприклад, офіс в статутному капіталі компанії), або ж може бути оформлене оплатними договорами оренди чи суборенди. Офісом може бути навіть проста квартира власника, що, авжеж, не найкращий варіант, особливо якщо надалі компанією планується отримання дозвільних документів або участь у публічних закупівлях. Проте, конкретних вимог чи обмежень немає. Права на офіс не перевіряються в момент державної реєстрації та можуть бути оформлені у прийнятний спосіб після її завершення.
Однак, оскільки будь-який власний або орендований офіс є об'єктом оподаткування, про нього важливо повідомити податкові органи за місцем обліку компанії шляхом подання форми 20-ОПП упродовж 10 робочих днів після державної реєстрації.
6. Формування статутного капіталу
Статутний капітал є не тільки обов'язковою вимогою законодавства для більшості підприємницьких компаній, а й показником фінансової стабільності та можливості компанії покрити потенційні борги перед кредиторами.
У ТОВ статутний капітал складається з часток власників, які у гривневому еквіваленті відображають розмір їхніх вкладів (грошових, майнових чи немайнових). Розмір статутного капіталу та частки власників фіксуються в рішенні про створення ТОВ, а їх фактичне внесення повинне бути здійснене кожним із власників упродовж шести місяців після державної реєстрації створення компанії, якщо інший строк не передбачено статутом.
Для ТОВ важливо контролювати такий строк, як і фактичне внесення вкладів власниками. Оскільки це не тільки впливає на фінансові спроможності компанії, а й вимагає додаткових дій у випадку прострочення чи невнесення вкладу (це може бути необхідність виключення одного з таких власників, або ж зменшення статутного капіталу, перерозподілу часток чи навіть ліквідація).
Статутний капітал АТ складається з акцій, емісія (випуск) та сплата повної вартості яких здійснюється власниками до моменту державної реєстрації. Проте, коли АТ уже буде фігурувати в державному реєстрі, важливо завершити реєстрацію акцій у Національній комісії з цінних паперів та фондового ринку, а також урегулювати відносини по управлінню ними з депозитарною установою.
7. Організація юридичної роботи та комплаєнсу
Організація юридичної служби (працевлаштованого юриста чи окремого юридичного відділу, формування стабільної співпраці із зовнішніми юридичними радниками) безумовно входить до найважливіших перших кроків бізнесу.
Як правило, юридична робота на цьому етапі включає в себе не тільки супровід державної реєстрації створення компанії, а й формування шаблонів договорів із клієнтами та партнерами, інших документів (актів, рахунків, наказів тощо), зокрема і для бухгалтерських та кадрових потреб, налаштування загальної та електронної систем документообігу, а також запровадження базових процедур комплаєнсу, механізмів захисту інтелектуальної власності та конфіденційної інформації.
Без загальних політик захисту інтелектуальної власності та конфіденційної інформації, технічних налаштувань та окремих договірних положень для всіх складових компанії (від менеджменту до кожного працівника) захистити їх від крадіжки чи витоку практично неможливо. Втрата секретів не тільки знизить конкурентні переваги бізнесу, а й може значно порушити його потенціали до подальшого розвитку.
У той же час, єдині стандарти перевірки клієнтів та партнерів, оцінки угод дозволять уникнути токсичної співпраці та тривалих відносин з ненадійними особами, що часто шкодить бізнесу не менше будь-яких крадіжок, витоків чи внутрішніх проблем.
Крім того, вже на стартовому етапі юристів важливо залучити до захисту комерційного найменування та реєстрації торгової марки бізнесу, якщо така є або планується. Адже чим успішнішим ставатиме бренд компанії, тим більше з'являтиметься охочих маніпулювати його репутацією та впливом.
Юридична робота часто недооцінюється компаніями, проте, завжди настає момент розуміння, що якби юрист із самого моменту створення був би залучений до роботи компанії - власники змогли б уникнути значної кількості проблем та судових спорів. Наша команда надає комплексні юридичні послуги й допомагає бізнесам передбачати та уникати правових загроз, створюючи надійний юридичний фундамент ще на старті.
8. Налаштування бухгалтерського обліку
Бухгалтерський облік є ледь не найважливішим процесом в компанії, що ведеться безперервно з першого дня її роботи і до моменту ліквідації.
Найпершим кроком у організації бухгалтерського обліку є визначення відповідальної особи. Це може бути як безпосередньо виконавчий орган, так і працевлаштовані бухгалтер чи бухгалтерська служба, або ж незалежні спеціаліст чи бухгалтерська компанія.
Така відповідальна особа має забезпечити підготовку облікової політики компанії, відобразити всі внески до статутного капіталу компанії, а також розпочати підготовку до першого звітного періоду та перших платежів.
Не менш важливим на стартовому етапі роботи компанії є встановлення доцільності та необхідності застосування міжнародних стандартів у своєму бухгалтерському обліку, визначення систем і форм контролю господарських операцій, а також належні інтеграція обігу бухгалтерських документів в загальну систему документообігу та налаштувати своєчасної подачу всіх обов'язкових звітів.
Недоліки в бухгалтерському обліку є однією з головних проблем бізнесу, а податкові органи - одні з перших, хто навідується з перевірками, тому увага до вибору відповідальних осіб та загальної організації бухгалтерського обліку має бути одним із найбільших пріоритетів.
Наша команда бухгалтерів підтримує бізнеси різних розмірів та секторів, надаючи комплексні бухгалтерські послуги. Так ми допомагаємо клієнтам уникати помилок і бути впевненими в безперебійній роботі свого бізнесу.
9. Визначення організаційної структури, налаштування кадрового та військового обліку
Кадровий облік спрямований на організацію праці персоналу в компанії та її документальне оформлення згідно з законодавством. Як і у випадку з бухгалтерським обліком, він ведеться безперервно з першого дня роботи компанії і до моменту її ліквідації.
Початковим етапом є визначення компанією своєї організаційної структури шляхом затвердження таких документів як структура та штатна чисельність, а також штатний розпис.
Далі слідує визначення відповідальних осіб (окремого працевлаштованого кадровика чи кадрової служби), а також аналіз та унормування основних кадрових процесів: прийняття на роботу, переведення, звільнення, оформлення відпусток та навчань. Вони потребують розробки відповідних шаблонів договорів, наказів, заяв, а також затвердження правил внутрішнього трудового розпорядку та посадових інструкцій, уведення табелів обліку робочого часу, графіків відпусток тощо.
Авжеж перелік є приблизним, оскільки кадровий облік потребує ледь не щоденної роботи з новими кадровими процесами та ситуаціями. Варто також не забувати про необхідність врахування нормативів робочих місць для працевлаштування осіб з інвалідністю, особливих умов кадрового обліку в компаніях зі шкідливими або важкими умовами праці, специфіку для тимчасових та сезонних працівників, дистанційних та надомних працівників, якщо такі є, особливості оплати понаднормових годин праці, що не рідкість на стартовому етапі бізнесу.
І дуже важливо не зловживати жодними нестандартними формами залучення осіб до праці, особливо коли мова йде про приватних підприємців. Письмові трудові договори (контракти) завжди залишатимуться найбільш надійними формами співпраці.
Особливе місце серед внутрішніх процесів компаній сьогодні займає також військовий облік, який повинен бути забезпечений скрізь, де працюють військовозобов'язані або призовники.
Військовий облік починається з призначення особи, відповідальної за ведення військового обліку (це може бути як будь-яка посадова особа, так і представник кадрової чи бухгалтерської служб, юрист, або ж навіть окрема посада), яка далі має забезпечити підготовку та оприлюднення правил ведення військового обліку, формування списків персонального військового обліку, перевірку військово-облікових документів, а також подання необхідних повідомлень до територіальних центрів комплектування та соціальної підтримки.
У випадку бронювання працівників від мобілізації, відповідальна особа із самого старту роботи повинна бути готова до щорічних перевірок її роботи територіальними центрами комплектування та соціальної підтримки. Порушення правил військового обліку може мати наслідки у вигляді штрафів до 59 500 гривень як для неї, так і для основного керівника.
10. Інше
Авжеж, наведений перелік моментів, які власникам важливо врахувати та проконтролювати після появи їх компанії в державному реєстрі, не є винятковим. Як не може існувати ніякий бізнес без банківських рахунків, так, наприклад, не може функціонувати без касових апаратів (РРО або ПРРО) той бізнес, який щодня здійснює розрахункові операції.
Для бізнесів, які планують займатися ліцензованою діяльністю (наприклад, надавати медичні чи освітні послуги, займатися будівництвом, перевезеннями, нафтопродуктами, продажем алкоголю), найважливішими упродовж перших місяців безумовно будуть дозвільні документи (ліцензії, декларації тощо) та їх отримання.
Бізнеси з великою кількістю учасників чи акціонерів після державної реєстрації створення можуть потребувати завершення фіксації всіх домовленостей. Наприклад, розподіл ролей, часток участі у фінансуванні компанії чи інших спеціальних обов'язків. Основним інструментом для цього є корпоративний договір, формування положень якого займе визначне місце у їх роботі упродовж перших місяців.
Для власників онлайн-бізнесів важливим є забезпечення законності їхніх сайтів з огляду на діючі вимоги щодо державної мови, реклами, захисту персональних даних та електронної комерції, а також оформлення прав інтелектуальної власності. Якщо такий бізнес планує пропонувати свої послуги, роботи чи товари резидентам Європейського Союзу, особлива увага має бути приділена також вимогам GDPR (Загального регламенту про захист даних). Це
пов'язано з екстериторіальністю вимог GDPR та ризиком накладення шалених штрафів від європейських контролюючих органів.
Тому повний спектр перших кроків завжди буде залежати від типу бізнесу, видів його діяльності та подальших планів власників.
Висновок. «Постреєстраційний» період безумовно є одним із найважливіших етапів у становленні повноцінного бізнесу. Комплексний та правильний підхід до організації базових процесів на старті не лише мінімізує регуляторні ризики та адміністративні труднощі в майбутньому, а й створює міцний фундамент для сталого розвитку. Адже це дає власникам змогу зосередитися на масштабуванні бізнесу, підвищенні його конкурентоспроможності та впровадженні інноваційних підходів у роботу компанії, а не на постійному виловлюванні операційних проблем та врегулюванні конфліктів із клієнтами, партнерами чи контролюючими органами.
Наша команда підтримує бізнеси комплексно та на різних етапах їхнього розвитку. Якщо у вас виникли питання або вам потрібна допомога з будь-яким із вище зазначених аспектів, ми будемо раді поспілкуватися, щоб зрозуміти ваші потреби та знайти найкраще рішення.
Більше про компанію та команду можна дізнатися на сайті:
Forvis Mazars - це провідна глобальна мережа професійних послуг, яка спеціалізується на аудиторських, бухгалтерських, консалтингових, податкових та юридичних послугах. Ми працюємо у понад 100 країнах і територіях світу. В Україні Forvis Mazars присутній вже 17 років та об'єднує понад 120 експертів. Наші офіси знаходяться в Києві та у Льові, але ми надаємо комплексний та гнучкий спектр послуг по всій Україні. Завдяки інтегрованому підходу ми можемо залучати на проєкт фахівців з усього світу та підтримувати клієнтів різного розміру та галузі - від малого та середнього бізнесу до найбільших транснаціональних корпорацій.
