Ця сторінка також доступна для перегляду українською мовою

Перейти до української версії сайту

Базовий комплаєнс на підприємстві: рекомендації юриста

Тренд чи потреба?

Успішність бізнесу залежить від ряду умов та факторів – ціни та якості продукту (послуги), маркетингу, конкуренції на певному ринку, інноваційності підприємства та продукту (послуги), потреб ринку тощо.

Однак, усе більше пересічних споживачів звертають увагу не тільки на ціну та якість продукту, а також беруть до уваги позитивний імідж компанії, що виготовила потрібний товар та екологічність діяльності підприємства-виробника (надавача послуг).

Так, при виборі контрагента для здійснення підприємницької діяльності, переважна більшість підприємств в обов’язковому порядку перевіряють законність ведення потенційним контрагентом бізнесу та відсутність судових спорів, які свідчили б як про фіктивність діяльності контрагента, так і про прецеденти невиконання ним взятих на себе договірних зобов’язань; відсутність податкових боргів; відсутність скандальних ситуацій у соціальних мережах чи засобах масової інформації.

Кожен з перерахованих аспектів, що є потенційним ризик-фактором, є надзвичайно важливим для успішності та прибутковості підприємства, власники та керівництво якого зацікавлене у недопущенні настання вищеперерахованих негативних наслідків для компанії, що свідчить важливість та реальну потребу в комплаєнсі.

Комерційний комплаєнс

Основоположна мета кожного підприємства – отримання прибутку.

Зважаючи на це, важливе значення має повне розуміння свого продукту, що продається, чи послуг, які надаються, з точки зору їх відповідності вимогам чинного законодавства.

Постійний моніторинг змін до нормативних актів дозволяє оперативно врахувати прийняті нововведення що стосуються санітарних, екологічних чи інших вимог до певного продукту (послуги).

Якщо зазначені зміни не відслідковувати, підприємство, наприклад, може виготовити партію дитячого харчування згідно старих вимог ДСТУ, що діяли ще 1-2 дні до набрання чинності нових вимог.

Які наслідки? Продати виготовлену продукцію буде неможливо, а компанія зазнає збитків.

Таким чином, знати та відслідковувати законодавчі зміни, що стосуються вашої продукції (послуг) надзвичайно важливо.

Не менш важливо також знати все про свого контрагента і постійно оновлювати цю інформацію, особливо перед укладанням “великої” угоди, а надто, якщо це перша угода.

Обов’язково необхідно перевірити:

1) код ЄДРПОУ, адже саме він першочергово дозволяє ідентифікувати вашого контрагента, та уникнути укладання договору з юридичною особою зі співзвучною назвою та не потрапити на даний гачок шахраїв;

2) місцезнаходження  контрагента;

3) чи не знаходиться він на стадії банкрутства;

4) дані про керівника та відомості про обмеження його повноважень (у разі наявності буде вказано “згідно статуту”);

5) розмір статутного капіталу – чим менший розмір статутного капіталу, тим менші шанси вподальшому будуть стягнути заборгованість з боржника за рахунок внесеного до статутного капіталу майна та активів;

6) учасників підприємства, а також історію змін учасників та керівництва –постійні та часті зміни обов’язково мають вас насторожити.

Перевіряйте компанії, приватних підприємців та фізосіб у LIGA360
Система відобразить офіційні дані з держреєстрів: реквізити, судові справи, фінансовий і податковий стан

Виконання цих простих кроків дозволить уникнути великих проблем та не менш значних збитків.

Однак, варто пам’ятати, що хоча вищенаведені сервіси сприяють оптимізації часу на перевірку, проте вони не завжди надають останню актуальну інформацію, а офіційними відомостями для третіх осіб, зокрема вподальшому і для суду, є виключно відомості з державних реєстрів. З огляду на це, економія має бути раціональною, щоб не зазнати збитків, що будуть в десятки, а то і  сотні разів, більші за витрачені кошти на перевірку контрагента.

Корпоративний комплаєнс

Важливо не тільки вдало обирати контрагентів, а і самому бути надійним контрагентом.

Першочергово, потрібно якнайшвидше актуалізовувати відомості про: зміну власників частки у статутному капіталі, керівника, адресу, розмір статутного капіталу та навіть засоби зв’язку (телефон та електронну пошту), адже всі ці відомості вносяться до Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань та є офіційними для третіх осіб.

Не менш потрібно, щоб корпоративна структура підприємства була прозорою, а вся повнота управлінських рішень не концентрувалась в одних руках та передбачала колегіальне прийняття рішень щодо важливих питань.

Також необхідно забезпечити надійне місце зберігання печатки та основних документів (оригіналів установчих і реєстраційних документів, ліцензій, дозволів, оригіналів договорів тощо). Ключовий принцип – не зберігати важливі документи лише в одному місці. Це мінімізує ризик одночасного знищення усіх оригіналів документів, або ж їхнього вилучення під час обшуку тощо.

Актуальним на сьогодні залишається наявність у статутних документах так званих «антирейдерських пунктів», як то обмеження повноважень директора, засновників, особливі вимоги до укладання правочинів та своєчасна їх пролонгація.

Чинний Господарський кодекс дозволяє здійснювати підприємницьку діяльність без печатки, однак її наявність однозначно не буде зайвою, про що обов’язково потрібно зазначити в статуті. Крім того, важливо забезпечити захист печатки від підробки (за рахунок внесення контрольних міток, спеціальних шрифтів, растрових сіток, елементів, видимих тільки в ультра- фіолетовому світлі, тощо), що мінімізує ризик підробки.

Контролюйте ризики свого бізнесу – приймайте стратегічні рішення з LIGA360
Замовляйте презентацію IT-платформи всієї компанії LIGA360 та дізнайтеся: як управляти інформацією, налаштувати командну роботу для мінімізації ризиків, автоматизувати договірні процеси бізнесу

Організація договірної роботи

При підготовці, погодженні та підписанні будь-якого договору з контрагентом варто розуміти, що з приводу даної угоди потенційно може бути судовий спір.

Саме тому необхідно, щоб в договорі були враховані усі істотні умови для даного договору, які визначені законодавством. Так, деякі договори можуть мати 2-3 істотні умови (предмет, ціна, строк), а деякі, як Договір підряду в капітальному будівництві має відразу 20 істотних умов.

Відсутність у договір положень щодо досягнення про усі істотні умови договору сідчить, що сторони відповідної згоди не досягли, що є підставою для визнання даного договору неукладеним. Цим цілком можуть скористатись недобросовісні контрагенти.

Кожен з укладених вами договорів обов'язково повинен містити:

  • відомості про сторін договору, підписантів та їх повноваження;
  • чітко сформульований предмет договору, а також вимоги до товару та послуги;
  • зазначену ціну та порядок розрахунків;
  • строк дії договору та виконання зобов'язань (це не завжди одне і те ж!);
  • чітка фіксація факту приймання-передачі товару чи послуги;
  • відповідальність сторін;
  • гарантійні зобов'язання;
  • наслідки визнання якогось із положень договору недійсним не призводять до визнання усього договору недійсним;
  • можливість одностороннього розірвання договору;
  • можливість/неможливість заміни сторони договору без згоди контрагента;
  • наслідки невиконання чи неналежного виконання сторонами своїх зобов’язань;
  • способи врегулювання спорів між сторонами;
  • електронні адреси з яких відбувається комунікація між сторонами;
  • мова, якою укладається договір;
  • кількість примірників договору.

Для того, щоб не перевіряти “цінність” слова контаргента – усі істотні погодження щодо договору, обговорення внесених змін, або прийняття/неприйняття виконання договору важливо фіксувати у листуванні з контрагентом, або ж протоклах-погоджень чи розбіжностей.

Якщо контрагент спочатку прийняв товар, а потім відмовився від прийняття товару, або погодився на якусь умову договору, а в подальшому почав це заперечувати, то зафіксовані у листуванні дані факти стануть у нагоді. Так, Верховний Суд у Постанові від 19.01.2022р. по справі № 922/1246/21 наголосив, що ніхто не може діяти всупереч своїй попередній поведінці.

Якщо контрагент висловив свою згоду щодо певної умови договору, або ж прийняття товару, то шляху назад немає.

У свою чергу, не менш важливе значення має і те, хто пропонує ту чи іншу умову до договору, або ж навіть весь примірник договору. Так, досить традиційним для багатьох підприємств є використання єдиного шаблону на всі випадки життя. Однак подібна тактична «економія» може стати фатальною.

Верховний Суд у Постанові від 19.01.2022р. по справі № 530/1249/20, зазначив, що спірні положення договору трактуються проти сторони, яка це положення запропонувала.

Таким чином, кожне положення в договорі має бути ретельно проаналізоване, а всі погодження з контрагентом мають обов'язково фіксуватись, хоча б через електронну пошту.

Також важливо, щоб погодження кожного договору фіксувалось у відповідному акті-погодження (паперовому чи електронному) керівниками різних підрозділів підприємства, що істотно мінімізує ряд ризиків.

Організаційно-господарський комплаєнс

Примножуючі все нові і нові активи компанії необхідно ретельно стежити за вже наявними. Якщо володінні чи користуванні підприємства перебувають об’єкти нерухомого чи рухомого майна – радимо не рідше 1 разу на тиждень актуалізувати відомості про ці об’єкти  у державних реєстрах. Щодо об’єктів нерухомого майна, то з метою економії часу можна скористатись послугою SMS-маяк, яка буде сповіщати про будь-які зміни в Державному реєстрі речових прав на нерухоме майно щодо земельної ділянки.

Цікавитись поточним станом активів є не правом, а навіть обов’язком власника чи користувача, на чому наголосив Верховний Суд у Постанові від 22.09.2021р. по справі № 143/587/20, який обгрунтовуючи відсутність підстав на поновлення строку для звернення підприємства до Антирейдерської комісії зазначив, що інформація про речові права на нерухоме майно та їх обтяження є загальнодоступною, а тому відповідачі, як власники земельних ділянок, мали б цікавитися станом свого речового права відносно земельних ділянок, однак, не вчинили жодних дій, спрямованих на перевірку наявності та/або відсутності порушення своїх прав і, як наслідок, пропустили визначений законом 60-ти денний строк для подання скарги. 

Трудовий комплаєнс

У прагненнях зекономити на сплаті податків та соціальних виплат – роботодавці вдаються до хитрощів, або ж просто не оформлюють своїх працівників.

Радимо не вдаватись до цих маніпуляцій та належним чином оформляти трудові правовідносини зі своїми працівниками, адже штраф за 1 неоформленого працівника становить від 8 500 грн. до 17 000 грн.

Не менш важливо належним чином перевірити потенційного нового працівника на наявність інформації про нього у державних реєстрах, а також укласти з працівником договір про нерозголошення комерційної таємниці (так звані NDA). За розголошення конфіденційної інформації (її перелік має бути максимально детальним) працівника можна буде притягнути до відповідальності, стягнувши суму компенсації у разі доведення причинно-наслідкового зв’язку між розголошенням працівником конфіденційної інформації та завданою шкодою, як це зробило ТОВ “ПЮ ДЕФЕЛОПЕРС”, що вбачається з Рішення Печерського районного суду м. Києва від 20.05.2020р. по справі  № 757/17647/19-ц.

З огляду на постійну боротьбу за кращих працівників на ринку праці – не буде зайвим укласти з працівником так званий Договір про неконкуренцію (Non-compete agreement), підписавши який працівник зобов’яжеться не співпрацювати в жодній з можливих з вашим конкурентом після звільнення з вашої компанії.

Також важливо, щоб на підприємстві був та виконувався кодекс поведінки працівників, що дозволило б мінімізувати ряд проблем (зокрема виробничих травм, крадіжок тощо).

Заохочувати чи не заохочувати працівників доповідати про факти корпоративного шпигунства, крадіжок чи банального “прогулювання” роботи їхніми колегами – справа кожного роботодавця. Однак, якщо способи повідомлення даної інформації зробити максимально конфіденційними – це стане дієвим механізмом запобігання проблемних ситуацій.

Податковий та банківський комплаєнс

Своєчасна сплата податків та подання відповідних звітів та відомостей до податкової (наприклад реєстрація податкових накладних) є важливою умовою для співпраці з іншими контрагентами та уникнення зайвої уваги з боку податківців.

Натомість, протягом 2020-2021 р.р. податківці все активніше почали відмовляти у реєстрації податкових накладних, спрямованих на відшкодування ПДВ, з підстав удаваності господарських операцій. Так, податківці перевіряють не тільки діяльність вашої компанії, а і те, з ким ви співпрацюєте. До прикладу, якщо ваш контрагент віднесений до числа “ризикованих”, однак вас це не збентежило на етапі укладання угоди, то податківців це дуже зацікавить, а вам створить проблеми у вигляді відмови у реєстрації накладних.

Який вихід? Ретельно перевіряти контрагента, зокрема:

Перевірка вищевказаних реєстрів дозволить вам дізнатись максимальну інформацію про ведення контрагентом податкової звітності, що дозволяє сформувати уявлення про нього як бізнес-партнера загалом.

Також, подібна обачність дозволить уникнути таких негативних наслідків як відмова у реєстрації податкових накладних через “співпрацю з ризиковим контрагентом”. Зазначена підстава стала однією з улюблених для податківців у 2021 році.

Так, Верховний Суд у Постанові від 20.05.2021 року по справі №  826/16627/18 наголосив на важливості «належної податкової обачності» при виборі платниками податків контрагентів, адже це є законною передумовою отримання податкової вигоди. З цього правила випливає, що сумлінним платникам податку необхідно подбати про підготовку доказової бази, яка б підтверджувала прояв належної обачності, якщо податковий орган під час перевірки доведе, що платник податку діяв без належної обачності й обережності.

У свою чергу, у співпраці з банками варто керуватись готовністю надати документи, що підтверджують джерело походження коштів.

Залежно від банку вимоги щодо порогу, з якого починають перевіряти джерело походження коштів – різний. Однак, якщо вас цікавить саме надійне збереження коштів, то потрібно відкривати рахунки в банках з іноземним капіталом та високою надійністю на ринку.

Маркетинговий та медійний комплаєнс

Репутація компанії на сьогодні має важливе значення як для клієнтів, що обирають товар чи послугу, так і для контрагентів.

Так, нещодавній конфлікт, що виник між відвідувачем одного з закладів мережі “Хлібний” та персоналом через відмову в обслуговуванні українською, створив цілий медійний прецедент, який точно не додав популярності закладу та призвів до зменшення кількості відвідувачів.

Що варто було зробити? Залагодити відповідний конфлікт ще на етапі його зародження та недопустити витоку даної інформації в мережу.

Зважаючи на це, слідкувати за появою публікацій про ваше підприємство в ЗМІ та соціальних мережах надзвичайно важливо, адже опублікована інформація може бути повністю неправдивою та потребуватиме негайного спростування, в тому числі і в судовому порядку.

У свою чергу, розміщуючи якусь рекламу, зокрема в соціальних мережах необхідно, щоб вона відповідала вимогам Закону України “Про рекламу” та не вводила споживачів в оману щодо візуального вигляду продукту, його властивостей, ціни чи якості.     

Як спілкуватись з державними органами?

Якщо ви отримали запит чи вимогу від державного, зокрема правоохоронного органу, не кваптесь на нього відповідати. У вказаному запиті має бути зазначено строк, протягом якого відповідь має бути надана. Цей час варто використати для консультації з юристом, особливо, якщо просять надати копії документів.

Перевірте наявність усіх реквізитів, підстав, з яких вам надіслали цей лист, хто його підписав, наявність печатки тощо.

Будь-які відповіді потрібно надавати лише на письмові запити чи заяви. Якщо вас просять повідомити якусь інформацію по телефону – не повідомляйте.

 Вчитись ніколи не пізно і нікому не рано

На ваше підприємство прийшли з обшуком, а ваші працівники до цього не готові? Це ваша помилка.

Сьогодення диктує свої обов’язкові вимоги для успішної роботи бізнесу, одна з яких – це підготувати своїх працівників до потенційного раптового обшуку, візиту податкової чи держпраці.

“Як діяти під час обшуку? На які питання відповідати, а на які ні? Які права у працівників під час обшуку?” – відповіді на ці питання працівники повинні знати обов’язково.

Як до цього підготуватись? Домовитись з практикуючими адвокатами у сфері кримінального права та взаємодії з державними органами, які б провели спеціальний тренінг для працівників компанії, особливо топ-менеджменту. Безумовно, що ці знання можуть і не знадобитись, однак, якщо все ж подібна ситуація настане – витрачені кошти можуть компенсуватись в десятизначому розмірі.

Як підсумок, впровадження та дотримання вищевказаних базових рекомендацій з комплаєнсу потребує часових та фінансових витрат, які для багатьох, особливо невеликих підприємств, не є першочерговими чи запланованими, однак саме комплаєнс-контроль є тією життєво-важливою складовою успішності бізнесу, на якій базується інформаційна, комерційна та фінансова безпека компанії, ділова репутація та довіра з боку контрагентів та клієнтів.

Вибір за вами!

Підпишіться на розсилку
Головні новини і аналітика для вас по буднях
Схожі новини