Робота з іноземними замовниками: що потрібно знати про документи та розрахунки

Багато українських підприємців і компаній співпрацюють з іноземними клієнтами. Особливо часто з експортом послуг зіштовхуються розробники ПЗ та інші представники IT-галузі.

Розглянемо поетапно, що необхідно зробити, якщо Ви маєте намір співпрацювати із іноземними замовниками та займатися зовнішньоекономічною діяльністю.

1. Реєструємо юридичну особу- ФОП чи ТОВ

Якщо ваша діяльність поки ще не має офіційного статусу, тоді, щоб працювати з серйозними іноземними компаніями, краще офіційно оформити свою справу -зареєструвати ФОП або ТОВ. Для організації експорту-імпорту товарів, можна використовувати - лише ТОВ на загальній системі оподаткування чи спрощеній, крім видів діяльності, що обмежені діючим законодавством. Для організації надання послуг на експорт можна вибирати як ФОП, так і ТОВ, як загальну систему оподаткування, так і єдиний податок. Тільки зверніть увагу, що якщо ви все-таки віддаєте перевагу єдиному податку (спрощеній системі), то зможете бути тільки на 3й групі (зі ПДВ чи без) і будете обмежені обсягом доходу до 7 585 500 грн на рік. Згідно із поточним законодавством, тільки на цій групі - можна здійснювати зовнішньоекономічну діяльність.

2. Треба відкрити валютний рахунок

Для фінансових розрахунків із замовниками, Вам потрібно буде відкрити валютний (мультивалютний) рахунок в банку. Для цього необхідно вибрати відповідний для вас банк та укласти з ним договір про відкриття рахунку.

3. Документи для роботи з іноземним замовником

Основними документами, які будуть потрібні для роботи з клієнтом і які вимагатиме банк для підтвердження грошових надходжень від контрагента, - це контракт, додаткові угоди про зміну умов (зміна платника, строки і умови поставки, тощо), інвойс, акти про взаємозалік заборгованості чи переуступку боргу (якщо реалізовуються товари, при додатковому фінмоніторингу банку треба мати коносамент та митну декларацію).

4. Правила ЗЕД-контракту та Інкотермс 2020

Один із головних документів, який буде необхідний вам у процесі співробітництва з іноземним партнером, - це контракт (договір ЗЕД). Після ухвалення законопроекту №4496 «Про внесення змін у деякі законодавчі акти України (про усунення адміністративних бар'єрів для експорту послуг)» - було дозволено укладати контракти, як у письмовій так і у електронній формі. Також банки більше не можуть вимагати переклад англомовного договору на українську. Одним із видів укладання ЗЕД також вважається виконання та оплата послуг на підставі рахунків на оплату послуг-інвойсів, що за своєю економічною суттю прирівнюються до актів наданих послуг.

Важливою умовою, при здійсненні експортно-імпортної діяльності товарів - є виконання та дотримання правил міжнародної торгівлі Інкотермс 2020. Це міжнародні правила, визнані урядовими митними органами, юридичними компаніями та підприємцями у всьому світі, як основні умови для міжнародної торгівлі товарами. Сфера дії Інкотермс (Incoterms) поширюється на права та обов'язки сторін за договором купівлі-продажу в частині перевезення товару від продавця покупцю, відповідальності за втрату та пошкодження товару, його митного очищення та страхування. Правила Інкотермс 2020 - це остання версія правил, яка актуальна в 2022 році і буде діяти протягом цього десятиліття, до 2030 року. Наступний перегляд правил Інкотермс планується у 2029 році.

5. Розрахунки з іноземним замовником

Зверніть увагу, що оплата за послуги/товари від іноземного контрагента спочатку буде приходити не на ваш банківський рахунок, а на розподільний (транзитний) рахунок банку. Щоб отримати винагороду, вам потрібно буде підтвердити документально - надати в банк інвойс чи контракт- або інші підтверджуючі документи, що можуть вимагати банки, що здійснюють валютний нагляд за ЗЕД, згідно внутрішньої політики банку. Обов'язковий продаж валютної виручки наразі відсутній. Але суб'єкти господарювання можуть її використовувати без конвертації тільки для придбання товарів та послуг, що використовуються в процесі виробництва. Уся решта підлягає конвертації за фіксованим курсом. У сфері послуг, де вага виробничих витрат невелика, це означає, що фактично обов'язковому продажу за заниженим курсом підлягає майже вся валютна виручка, яку треба використати для виплати зарплат чи на інші поточні потреби. У тих секторах, які потребують матеріальних витрат, використання валютної виручки жорстко обмежене критичним імпортом, таким чином, що деякі види комплектуючих, сировини та послуг, які не увійшли до списків критичного імпорту, взагалі неможливо легально імпортувати. Питання коригування списків критичного імпорту вирішуються в «ручному режимі» Мінекономіки, що несе у собі величезні ризики зловживань. В той же час, для платників, які мають на рахунках іноземну валюту- існує черговість для придбання валютних коштів: спочатку продаж власної валюти, а потім можливість придбання валюти через банківську установу.

Крім того, варто згадати про граничні суми, терміни розрахунків за зовнішньоекономічними договорами та валютний контроль за здійсненням ЗЕД.

Для початку, варто відзначити, що:

• під валютний нагляд та фінмоніторинг підпадають операції від 400 000 грн;

• відсутній валютний контроль за операціями експорту послуг, робот, правами інтелектуальної власності;

• у випадку проведення платниками-експортерами та імпортерами взаємозаліку на підставі документів про припинення однорідних зобов'язань, валютний нагляд не припиняється;

• операції, що не вписуються в граничну суму 400 000 грн, проте мають регулярний характер ,наприклад в умовах рамкового довгограючого контракту- також можуть підпасти під додатковий фінмоніторинг, в залежності від встановленого порядку валютного контролю банку.

Деякі «хитрощі», щодо дроблення операції ЗЕД на декілька, які підпадають під зазначений розмір, не проходять, бо існує пряма законодавча заборона (Постанова Правління НБУ 02.01.2019 №5), в п.22 якій чітко зазначений виняток, а саме - крім дроблення операцій з експорту товарів або дроблення валютних операцій.

Також існує жорстка заборона без виключень, щодо валютних розрахунків із контрагентами/учасниками з РФ та РБ, яка стосується валюти розрахунків : російські рублі та білоруські рублі (п.17 Постанови НБУ від 24.02.2022 року №18, яка регулює роботу банківської системи в період воєнного стану). Інші обмеження, встановлені зазначеним нормативним актом - мають деякі виключення, повний перелік яких наведено в п.172.

Тепер, поговоримо щодо термінів розрахунків у ЗЕД та основні нюанси, що виникають при трактуванні діючої законодавчої бази в Україні на даний час. На сьогоднішній день виручка від експорту послуг підлягає зарахуванню на валютні рахунки в строки, зазначені в контрактах, але не пізніше 180 календарних днів з моменту підписання договору чи дати інвойсу (Національний банк з 9 липня розширив строки розрахунків за експортно-імпортними операціями із 120 до 180 днів, згідно із постановою із КМУ від 7 липня 2022 року № 761). Згідно із постановою КМУ 7 липня 2022 року № 761, нові вимоги застосовуватимуться до операцій резидентів з експорту та імпорту товарів, здійснених із 5 квітня 2022 року. Для операцій, що проводилися до відповідної дати, граничні строки розрахунків, як і раніше становлять 365 днів. Проте варто зазначити, що це стосується насамперед товарної продукції, тоді як обмеження на купівлю валюти та транскордонні перекази для імпорту послуг зберігатимуться. Підприємства матимуть змогу імпортувати лише ті послуги, роботи, права інтелектуальної власності та інші немайнові права, що входять до переліку, який також затверджено постановою КМУ від 7 липня 2022 року № 761.

Із метою зниження тиску на валютному ринку Національний банк зменшує з 10 до 2 робочих днів строк використання купленої для розрахунків валюти резидентами з 11 липня 2022 року. Відповідне обмеження не поширюється, зокрема, на купівлю валюти:

• для проведення резидентами мобілізаційних та інших заходів, визначених законами України, що регулюють відносини у сферах забезпечення національної безпеки та оборони;

• державними органами, уповноваженими згідно із законодавством України здійснювати оперативно-розшукову, контррозвідувальну, розвідувальну діяльність або досудове розслідування;

• Державною казначейською службою України;

• на підставі окремих рішень Національного банку, що приймаються на підставі звернень Кабінету Міністрів України, міністерств, Ради національної безпеки і оборони України, Служби безпеки України.

З інших новацій законодавства для вітчизняних платників, у яких наявна заборгованість перед іноземними постачальниками, за рекомендаціями та погодженням обслуговуючих/контролюючих установ банків існує можливість реструктуризації такої заборгованості , якщо умови відповідають (не є гіршими) ніж умови реструктуризації зовнішнього боргу України.

Це основні моменти, про які варто знати при здійсненні ЗЕД. Звичайно, в процесі подальшої роботи із іноземними клієнтами, може виникати багато нюансів і питань. Але для розуміння, як стартувати і що зробити на першому етапі, сподіюсь, мої поради вам допоможуть. Хочу відзначити, що процес ЗЕД, завжди був непростим, а в умовах воєнного стану в Україні та постійної зміни законодавчої бази, що регулює дану діяльність - варто звернутися до юридичної чи іншої консалтингової компанії, що спеціалізується на цих питаннях- для уникнення порушень валютного регулювання, що тягне за собою значні штрафні санкції і тд.