1. Вступ
Об'єднання співвласників багатоквартирного будинку (ОСББ) - це не комерційний «бізнес-суб'єкт», але це юридична особа, що управляє грошовими потоками співвласників, укладає договори, зберігає документи й впливає на якість життя всього будинку. Це робить ОСББ привабливою ціллю для тих, хто прагне швидко взяти під контроль рахунки, печатку, реєстри або майнові рішення. У практичному вимірі це означає: хто контролює «юридичні важелі» (рішення зборів, підписанта, пакет документів до ЄДР, доступи до банку й державних сервісів), той контролює організацію. Тому добре налаштована процедура - кращий запобіжник проти будь-яких маніпуляцій.
2. Як відбувається «рейдерство» щодо ОСББ: типові сценарії
Сценарій 1. Реєстраційний бліц. До ЄДР подаються підроблені протоколи «загальних зборів» із нібито обраним новим головою/правлінням. Якщо запис пройшов без зауважень, то банк і контрагенти бачать іншу посадову особу, а далі вже силове захоплення на підставі даних із реєстру.
Сценарій 2. Збори-фантоми. Цей сценарій не такий прямолінійний як перший, проте не відзначається особливим дотриманням процедур, а робиться лише вигляд. Оформлюються підтвердження псевдоповідомлення співвласників будинку про заплановані збори ( замість особистого повідомлення кожного співвласника, тимчасово встановлюється інформація в ліфті або холі будинку), проводиться непрозорий підрахунок голосів, обманом підписуються довіреності із невизначеним переліком повноважень, в тому числі і на голосування, а також формуються опитувальники для голосування із підписами від осіб які не є співвласниками ( орендарі, родичі, сусіди, тощо). Далі звернення до реєстратора та силове захоплення.
Сценарій 3. Договірна засідка. Нав'язування «своєї» керуючої компанії/підрядника на підставі фіктивних рішень або за їх відсутності з перевищенням правлінням або головою правління наявних у нього повноважень за статутом, щоб швидко перенацілити платежі. ОСББ начебто існує, але фактичні платежі отримує компанія управителя залучена таким ОСББ, що робить таке ОСББ лише формальною прокладкою, а реальне управління здійснює залучений управитель. Іноді така ситуація виникає не внаслідок умисних дій керівництва ОСББ, а у зв'язку із відсутністю необхідних знань або просто недбалим ставленням відповідальних осіб ОСББ до залучення управителя, підписання договору на управління із невигідними для ОСББ умовами, надання довіреностей без обмеження повноважень, тощо. В такому випадку розірвання договору з кабальними для ОСББ умовами стає дуже складним, а ОСББ перетворюється у безправного глядача.
Сценарій 4. Силовий тиск. Фізичне захоплення печатки, первинних документів, техніки або комори з архівом; блокування доступу до приміщення ОСББ. Підставою для таких дій іноді буває таке, що не набрало законної сили судове рішення, рішення обмеженої кількості співвласників яке не має юридичної сили, тощо. Найчастіше силовий варіант застосовується разом із одних із вищеописаних сценаріїв як кінцева фаза рейдерства. Але іноді він використовується як самостійний сценарій.
Ключ до протидії - усунути «щілини»: неоднозначні норми статуту, хаотичний документообіг, «спільні» паролі, безхазяйні архіви, відсутність юридичного аудиту договорів та довіреностей перед їх укладенням/виданням, тощо.
Захистіть свою нерухомість від шахрайства та “чорних реєстраторів”. Сервіс SMS-Маяк миттєво сповістить про зміни в Реєстрі речових прав та незаконні процедури. Ставте свої об'єкти на контроль прямо зараз.
3. Превентивні дії варіант №1: статут, збори й документообіг
Статут як захисна конструкція. Пропишіть однозначно: строки й способи повідомлення про збори (пошта, електронні засоби зв'язку, особисте вручення). Крім того, зафіксуйте формат порядку денного зборів, суб'єктів які мають право ініціювати збори, правила очного/заочного/змішаного голосування, вимоги до кворуму, алгоритм створення лічильної комісії, порядок оприлюднення результатів. Якщо у статуті «білих плям» немає - простір для маніпуляцій зникає. Додатково деталізуйте процедурні деталі, а саме хто, коли й як готує матеріали до зборів; як перевіряються повноваження учасників голосування та підписантів опитувальників; як ведеться реєстр площ об'єктів нерухомості для підрахунку під-час голосування. Впровадьте уніфіковані шаблони: повідомлення про збори, журнал реєстрації учасників зборів, формат опитувальника та бюлетеня на голосування, вимоги до протоколу з обов'язковим зазначенням усіх реквізитів для ЄДР: дати, кворум, формулювання рішень, підписи, додатки, посилання на відеозапис за потреби. Деталізація які пункти заповнюються власноручно кожним із співвласником, а які можуть заздалегідь заповнюватись організаторами зборів.
Фіксація процесу. Обов'язковий відеозапис зборів і підрахунку голосів. Визначений порядок збереження всіх бюлетенів, якщо голосування проводиться шляхом заповнення бюлетенів, опитувальників, журналів та оригіналів відеозапису.
4. Превентивні дії варіант №2: фінанси, банк і реєстрації
У разі підозр про можливі зловживання з боку співробітників ОСББ які мають доступ до КЕП ( бухгалтер, заступник голови, юрист) запровадьте двопідписність, підключіть SMS інформування.
Моніторинг ЄДР. Підключіть офіційні або надійні комерційні сповіщення про зміну даних юридичної особи. Реагування має бути регламентоване: хто дивиться пошту/додаток, хто телефоном «заморожує» банк і інформує контрагентів, хто готує скаргу до Мін'юсту.
Оновлюйте дані вчасно. Актуальний керівник і адреса в ЄДР - ваше перше «щеплення» від втручань. Уникайте ситуацій, коли фактичний голова ОСББ вже інший, а в реєстрі вказаний попередник. Це класична точка входу під час тимчасової неврегульованості.
Документування рішень. Рішення зборів формулюйте чітко, в тому числі для зручності реєстратора: чіткі пункти, без багатозначностей, із посиланням на статут із додатками (списки, бюлетені, відеопосилання). У спорі виграє той, чиї документи можна зрозуміти та перевірити за формою й змістом.
Отримай комплексну інформацію щодо ризиків роботи з контрагентами - у новій LIGA360. Перевіряй 28 ризик-факторів, повне досьє, структуру власності, податкову, судову інформацію, активи та власність, медіаактивність. Замов персональну презентацію менеджера сьогодні.
5. Превентивні дії варіант №3: надійні договори із залученими управителями
Якщо ОСББ не вбачає можливості або необхідності безпосереднього здійснення управління будинком, а має намір делегувати дані повноваження компанії, яка на цьому спеціалізується, то перед укладенням договорів із потенційним управителем проводьте прозору процедуру відбору (хоч би спрощений «тендер» із 2-3 пропозиціями), перевіряйте контрагента: бенефіціари, судові спори, податковий стан, наявність персоналу/техніки, репутаційні ризики та конфлікт інтересів (чи не пов'язаний із членами правління).
Ключові умови договорів з управителем/підрядниками.
Предмет. Чіткий перелік послуг, переліки робіт/періодичність, розподіл повноважень, відповідальність за невиконання.
Ціна і зміни. Фіксація тарифу, порядок індексації (прозора формула або рішення зборів), заборона одностороннього підвищення, заборона на односторонню зміну умов договору на підставі певних подій чи економічних факторів ( висока інфляція, підвищення мінімальної зарплатні, цін на електроенергію, тощо.
Додаткові роботи. Проведення робіт які вимагають додаткових оплат тільки за умови отримання погодження правління ОСББ або загальних зборів співвласників; визначення форми кошторисів і актів; заборона «постфактум» вимагати оплату без отримання замовлення на проведення певних робіт.
Платежі й контроль. Окремий рахунок ОСББ (без «змішування» коштів з рахунками управителя); щомісячна управлінська звітність у стандартизованій формі.
Дані та доступи. Власником усіх реєстрів, облікових записів, ключів доступу є ОСББ; управитель користується ними виключно як повірений із обов'язком повернення в день припинення договору.
Аудит і підряд. Право ОСББ на отримання інформації та визначеного переліку документів; заборона субпідряду без письмової згоди; відповідальність управителя за субпідрядника як за себе.
Відповідальність. Штрафи/пеня, відшкодування збитків.
Припинення. Проста процедура розірвання за ініціативою ОСББ, «перехідний період» (30-60 днів) із безперервністю послуг; обов'язкове повернення попередньо переданої документації та ключів від приміщень; обмеження розміру штрафу за розірвання без наявності порушень з боку залученого управителя.
Довіреності. Видавайте цільові довіреності (чіткі дії, строки, без фраз «всі повноваження, необхідні для…»), з особистою ідентифікацією довіреної особи; ведіть реєстр виданих довіреностей; централізовано відкликайте довіреності з повідомленням контрагентів і банку.
6. Превентивні дії варіант №4: цифрова та фізична безпека (КЕП, доступи, архіви)
КЕП і паролі. Кваліфіковані електронні підписи голови, бухгалтера, членів правління - у окремих захищених носіях із обмеженням доступу «за посадою», а не «за дружбою». Зробіть політику ротації паролів для всіх сервісів: банк, податкова, постачальники послуг, документообіг.
Архів і печатка. Печатка, первинна бухгалтерська документація, протоколи, списки реєстрації, бюлетені голосування, тощо, мають зберігатись у сейфі/опломбованих шафах. Доступ до приміщення обмежений. Бажано підключити охоронну сигналізацію та відеоспостереження.
7. План дій на перші 72 години після атаки
Перші години: фіксація й тимчасова «заморозка».
1. Негайно перевірити, що саме змінили в ЄДР. Для цього отримати витяг/виписку на момент виявлення.
2. Письмово повідомити банк і ключових контрагентів, що змін керівництва немає до завершення перевірки, попросити тимчасово зупинити зміни карток підписів і не проводити нетипові платежі.
3. Заблокувати доступи. У разі виявлення викрадення файлу КЕП звернутись до компанії надавача електронних послуг, яка видала сертифікат ключа для зміни пароля або блокування використання КЕП.
4. Ініціювати скасування довіреностей якщо незаконні дії вчиняються на підставі них.
5. Розпочати збір доказів: оригінали/копії протоколів «спірних зборів», якщо такі проводились, бюлетені голосування та опитувальні листи, відеозапис зборів та підрахунку голосів, формалізовані повідомлення співвласникам про спірні збори, листування з «новообраними» особами.
Адміністративний трек (скарга до Мін'юсту).
Куди подавати. Скаргу подають до Міністерства юстиції України (Колегія з розгляду скарг у сфері держреєстрації) або відповідного територіального управління Мін'юсту - залежно від того, хто саме вчинив реєстраційну дію. Якщо є сумніви щодо належного адресата, безпечно адресувати до центрального органу Мін'юсту - скаргу перерозподілять за належністю. Подання: особисто, поштою або через електронні канали (за наявності технічної можливості).
Що просити. Скасувати незаконну реєстраційну дію (запис у ЄДР), відновити попередні відомості, застосувати заходи реагування до реєстратора (у межах повноважень Мін'юсту).
Дані які слід вказати у скарзі.
Реквізити скаржника (ОСББ), контактні дані, ЄДРПОУ, адреса.
Повні дані про оскаржувану дію: номер і дата реєстраційної дії, назва суб'єкта державної реєстрації/нотаріуса.
Суть порушення: чому документи, подані для зміни керівника/складу правління, є неналежними (відсутність кворуму, неналежне повідомлення співвласників, фейкові довіреності, підроблені підписи/документи, порушення Статуту та Закону, тощо).
Вимоги: скасувати запис; відновити відомості; врахувати надані докази; витребувати оригінали у реєстратора;
Додатки до скарги у вигляді копій, а за наявності оригіналів надати засвідчені копії наступних документів:
чинний Статут ОСББ;
спірні протоколи/рішення легітимність яких під питанням. Якщо паралельно проводились інші збори, то надати протоколи легітимних зборів, журнал реєстрації учасників зборів, бюлетені/опитувальні листи;
довіреності (із деталізацією повноважень), докази їх підробки або обґрунтування відсутності необхідних повноважень для вчинення оскаржуваних дій;
докази належного/неналежного повідомлення співвласників;
відеозапис реєстрації/підрахунку (бажано на відповідному носії);
витяг із ЄДР «до» і «після» незаконних дій.
Практичні поради. Структуруйте скаргу: «факти -> норми статуту/закону -> порушення -> вимоги». Попросіть Мін'юст витребувати у реєстратора весь пакет, що став підставою для внесення запису (так простіше довести підробку або формальні дефекти).
Судові та кримінальні провадження.
1) Адміністративний позов - оскарження рішення/дій/бездіяльності реєстратора, нотаріуса. Вимога: скасувати реєстраційну дію, зобов'язати відновити попередні відомості.
Підсудність: окружний адміністративний суд за місцезнаходженням відповідача (реєстратора/нотаріуса/органу реєстрації).
Що надати: позов із обґрунтуванням порушень; перелік документів аналогічний тому, що описаний для надання до Мінюсту.
Разом із позовом подати клопотання про забезпечення доказів шляхом витребування матеріалів реєстраційної справи та клопотання про забезпечення позову в якому просити заборонити вчинення реєстраційних дій щодо ОСББ до вирішення спору.
2) Позов про визнання недійсними рішень загальних зборів/правління - за правилами відповідної юрисдикції (цивільної чи господарської) залежно від суб'єктного складу та предмета; перевіряйте актуальну практику Верховного Суду перед поданням. Найімовірніше спір буде розглядатись господарським судом. Похідні вимоги: повернення печатки/документації, якщо вони були викрадені або вилучені.
Підсудність: якщо господарська юрисдикція, то господарський суд області за місцезнаходженням відповідача або за угодою сторін.
Що додати: Статут, належні докази порушення процедури скликання/голосування, матеріали відеофіксації, реєстр співвласників і площ належних ним об'єктів нерухомості, довіреності, письмові пояснення свідків (за наявності), тощо.
3) Заява до поліції. Підстава - підроблення документів/печатки, привласнення/зловживання, несанкціоноване втручання в інформаційні системи. Додайте реєстр додатків і просіть невідкладні слідчі дії (виїмка у реєстратора, вилучення відео з камер, допити свідків).
На фоні зазначених вище дій обов'язково слід підтримувати комунікацію із співвласниками. Провести роз'яснювальну роботу та залучити до захисту ОСББ небайдужих співвласників. Пояснити, що сталося, які кроки зроблені, що ще потрібно вчинити.
8. Висновки
Рейдерські сценарії проти ОСББ тримаються на двох стовпах - слабких процедурах і повільній реакції. Усунути перший стовп допомагає «правильна» редакція статуту, стандартизовані положення та шаблони документів, дисципліна з КЕП і фізичними носіями. Другий стовп руйнується швидким антикризовим алгоритмом: фіксація змін, комунікація зі співвласниками та контрагентами, масив доказів, паралельне звернення до Мін'юсту зі структурованою скаргою та подача позовів до суду, із невідкладними забезпеченнями. Коли обидва напрями працюють синхронно, простір для маніпуляцій стрімко звужується. Критично важливо підтримувати цю готовність на щоденній основі - тоді навіть спроби захоплення обертаються коротким інцидентом без наслідків для будинку й співвласників.
