Перевірки Держпраці відновлено: як підготуватися бізнесу

Чому заговорили про перевірки

19 липня 2022 набув чинності Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо оптимізації трудових відносин», який розблокував діяльність Інспекції Держпраці з перевірок бізнесу.

прямо у законі зроблено акцент на перевірки щодо дотримання повоєнних змін у КЗоТ, законності звільнення під час війни та, звичайно, пошук неофіційно працевлаштованих.

Що там зі штрафами

Починати завжди потрібно з кінця. Нагадаємо про відповідальність, що може наступити як результат перевірки Інспекції Держпраці:

- Штрафні санкції. На сьогодні штраф за кожного “непрацевлаштованого” - 65000 грн.

- Рідше, але цілком ймовірно - декілька статей Кримінального кодексу (штраф від 34 до 85 тис. грн, позбавлення права займати певні посади чи займатися певною діяльністю на строк до 5 років, виправні роботи на строк до 2 років, арешт до 6 місяців)

Підготовка VS гасіння полум'я

Майже всі представляють собі перевірки собі так. Спочатку підприємство беруть штурмом, далі забігає надцять чоловік. І потім два тижні на території панує хаос, діяльність компанії паралізовано. Всі максимально налякані.

Хочу запевнити, що для тих хто не готується заздалегідь - так і відбувається.

Бізнес, що провів домашню роботу, чекає на перевірку як на доставку піци - трошки з претензією “ми ж готувалися, а вони запізнюються”.

Для того, щоб перевірка пройшла легше, пропоную таку логіку підготовки.

Зміст підготовки:

1. Розбираємося як проходить перевірка;

2. Готуємо документи;

3. Окремо готуємо до перевірки керівництво та персонал;

4. Правильно розподіляємо акценти у стратегії захисту;

5. Заздалегідь проводимо пошук юристів, хто допоможе якщо щось піде не так та допоможе оскаржити штрафи.

Законодавство

Перевірки проводяться на підставі:

- Закону України «Про основні засади державного нагляду (контролю) у сфері господарської діяльності»

- Порядку здійснення державного контролю за додержанням законодавства про працю, затвердженим постановою КМУ від 21.08.2019 р. №823.

Але є маленьке але. Порядок цей знову скасовано рішенням суду.

14.09.21 Шостий апеляційний адміністративний суд залишив у силі рішення суду першої інстанції (ЄДРСР, реєстр. № 99587459). Як результат Порядок № 823 - визнано протиправним та нечинним.

Мінекономіки вже розробило проєкт постанови КМУ “Про деякі питання здійснення державного нагляду та контролю за додержанням законодавства про працю”, але він і досі не затверджений.

Така ж історія вже відбулася у 2019 році. Але тоді новий порядок був по суті аналогічний скасованому. Тому юридична спільнота не плекає особливих надій на зміни у новому майбутній порядок, та вважає, що цілком обґрунтованим готуватися з орієнтиром по скасованими правилами.

Вважаємо за доцільне з одного боку готуватися до перевірок, бо питання ухвалення нового Порядку - справа нетривалого часу. Але з іншого, тримати на увазі, що сьогодні, до вас навіть не маю права вийти.

Процес перевірки за 2 хвилини

1. Неприємний дзвінок у домофон/або незнайомі люди на пропускному пункті.

Добре коли у вас не “прохідний двір”. Ми не раз чули від підприємців, що двері відчиняли бо, наприклад, була доставка з умовної нової пошти. Мабуть Інспекція проходила тренінги у правоохоронців.

Інструкція з перевірки дозволяє проводити перевірку у будь-якій час. Але цієї фішки Інспекція у останних не перейняла. Зазвичай на перевірку приходять у робочий час, частіше до 15.00. Бо Інспектори - не поліцейські - вони о 18.00 йдуть додому.

2. Хто буде на порозі

Бізнес наляканий історіями, коли на перевірку Інспекція залучає поліцію. Так, підтверджую, такі випадки є, і вони мають право їх залучати. Але це відбувається за певною процедурою, зокрема закон каже “у разі небезпеки для життя інспектора“. Тому поліцію залучають завжди коли потрібно перевірити великі об'єкти (щоб не розбіглися 1000 неоформлених співробітників). З іншого боку, якщо на невелике підприємство прийшли з поліції, це погано, значить “невипадкова” перевірка. Радив би не пропустити цей тривожний сигнал.

3. Пред'явлення інспектором документів

Інспекція Держпраці відрізняється від інших органів навіть на цьому етапі. Вони зобов'язані надати на огляд представнику підприємства, що інспектується, лише посвідчення. Направлення на перевірку - лише за вимогою.

4. Запис до журнала перевірок

На практиці, не пам'ятаю жодного випадку, коли б у ситуації з цією інспекцією це хоч якось допомогло, наприклад, потім у суді. Журнал дієвий лише щоб відганяти дільничних інспекторів поліції, що прийшли за грошима. Та і ці історії вже у минулому.

5. Вирішення питання щодо допуску/недопуску до перевірки

Абсурд ситуації у тому, що підстав відмовити на підставі закону по суті немає. Єдиною підставою є - “Відсутність службового посвідчення у інспектора”. Але таких випадків за останні 3 роки не було.

Тому на перший план постає інше питання - рішення підприємства - допускати чи не допускати. Це ми розглянемо пізніше.

6. Пошук всіх співробітників та їх опитування

Це найцікавіший етап для перевіряючих. Бо якщо персонал не підготовлений до спілкування, то є бонусом для документування офіційно непрацевлаштованих.

7. Оголошення переліку питань, що їм цікаві та відповідного переліку документів

Керівнику, бухгалтеру або іншій особі від підприємства оголошується перелік питань та відповіді документів, які потрібно надати зараз.

8. Ретельний огляд приміщень

Якщо ж крім питання щодо перевірки офіційного працевлаштування стоїть ще, наприклад, охорона праці, то підприємство починають вивчати під мікроскопом. Особисто я не вірю, що всі правила з охорони праці можливо виконати в ідеалі.

9. Залишення запиту та залишення підприємства

Через 3-4 години перевіряючі завершать оформлення своїх документів, опитування співробітників, залишать вам запит на додаткові чи не отримані документи та покинуть приміщення.

З боку це виглядає так - зненацька зайшли, навели шороху і зникли.

10. Очікування від підприємства документів та пояснень

Це сама незрозуміла стадія. З одного боку стрес як почався, так і зник. Маю на увазі, що немає присмаку як після обшуків: обладнання на місці, співробітників на допити не викликають, керівника не везуть на обрання санкції щодо тримання під вартою. Бизнес може працювати і далі.

Також лякає тиша. З Інспекції ніхто не буде набирати та змушувати надати документи з запиту.

11. Оформлення результатів

Після того як підприємство надало всі пояснення і документи, інспектор складає Акт інспекційного відвідування. На підставі якого потім Інспекцією постановляється Постанова з накладенням штрафу.

Окремо треба сказати про Приписи. Це цікавий інструмент. Він діє відносно всіх питань, крім непрацевлаштованих. До складання Акту, інспектор складає припис щодо того що потрібно “виправити”. Якщо він буде виконаний, штрафів не буде.

Зі свого досвіду скажу, що процес перевірки виглядає завжди так у будь-якій точці країни. Дуже рідко буває, коли інспектор зайшов на 5 хвилин, не оглядачи підприємство, лише щоб залишити перелік документів, які йому потрібно надати до Інспецїї.

Що може інспектор

Потрібно чітко запам'ятати не весь перелік прав, а більше їх логіку.

Інспекція - не правоохоронний орган.

Вони мають багато прав (повний перелік у п.10 скасованого Порядку):

- безперешкодного доступу у будь-яке приміщення о будь-якій годині доби;

- вимагати будь-який документ, передбачений трудовим законодавством;

- проводити конфіденційні бесіди з працівниками;

- проводити фото- й відеозйомку на підприємстві, у тому числі під час опитування працівників.

АЛЕ інспектор НЕ має права щось самостійно брати. Це дуже принципово для побудови стратегії захисту.

І другий важливий момент, інспектор не може “тягнути” чи викликати потім до себе у Інспекцію ваших співробітників для відбору пояснень.

Підготовка документів

Кожен бухгалтер та кадровик знає перелік документів, якими повинні бути закриті ті, чи інші питання.

Звичайний їх перелік такий:

1. Щодо організації в цілому:

- організаційна структура підприємства;

- штатний розклад з посадами;

- правила внутрішнього трудового розпорядку;

- положення про структурні підрозділи підприємства;

- книга обліку наказів;

- табелі обліку використання робочого часу;

- документи у сфері пожежної безпеки та документи в сфері охорони праці (програма вступного інструктажу та положення з охорони праці, та інші відповідні журнали, інструкції та накази

2. Щодо кожного працівника:

- накази і заяви про прийом на роботу і припинення трудових відносин, зміну умов праці, відпустку, відрядження, преміювання, стягнення; трудові договори з працівниками;

- особисті картки працівників;

- посадові та робочі інструкції працівників;

- документи, що підтверджують згоду кожного працівника на обробку його персональних даних;

- документи, що підтверджують дотримання вимог з мінімальної зарплати, індексації зарплати, коригування відпускних при підвищенні окладів та ін.

3. У разі співпраці за цивільно-правовими договорами надаються також всі необхідні документи:
- самі договори;

- замовлення/тех. завдання;

- акти, якими закриті договори;

- підтвердження сплати податків - у разі якщо контрагентом є фізична особа.

Підготовка персоналу

Це мабуть найважчий пункт.

З одного боку порада від юристив завжди однакова - НІЧОГО не кажіть, повинні лише повідомити свої анкетні дані. Пояснюємо зрозумілою мовою, що маєте на це право, не потрібно запам'ятовувати якісь там статті законодавства.

Але з численної практики точно можу казати, що це працює на колективі до 10-15 осіб. Чим більше працює людей, тим більше стає відсоток, що є “слабкі” люди (є такий типаж - відразу “попливе” коли побачить перевіряючого). Та інша причина приєднується - великій колектив це вже не маленька сім'я, деяким вже не цікаві проблеми роботодавця та допомога у їх вирішенні.

Тому, на жаль, але найголовніший “ворог” завжди в середині бізнесу.

Після вирішення питань з документами та колективом переходимо до останнього питання - стратегія та тактика під час самої перевірки.

Послідовні дії вашого представника

Почнемо з того, що перевірка не повинна бути для вас хаосом та стресом.

Потрібно визначити коло осіб, що можуть бути представником з боку підприємства. Зазвичай це можуть бути юрист, бухгалтер або заступник директора.

Ці особи повинні знати як діяти.

Пропоную йти таким випробуваним не раз сценарієм:

1. Перевірити посвідчення та наполягати на ознайомленні з направленням на перевірку. Звірити, щоб по факту були ж ті ж особи, що і у направленні. Інших можна не допускати.

2. Прийняти рішення щодо допуску. Є звичайна математика виходячи з розміру штрафів. Якщо у вас по факту працюють непрацевлаштовані, то штраф за недопуск дорівнює розміру штрафу за 3 непрацевлаштованих приблизно. Я не раджу приймати таку логіку поведінки як за правильну, але якщо у вас велика кількість таких працівників, рішення за вами.

3. Враховуючи, що це буде стресом для співробітників, гучно нагадати всім їх права “Не казати нічого до приїзда їх адвоката”.

4. НЕ надавати жодних документів. Це принциповий пункт. Ваша позиція наступна - ми не відмовляємося надавати документи що ви запитуєте. Вони в нас зберігаються окремо. Надайте необхідний перелік і ми у найкоротший термін вам їх надамо. Сьогодні це зробити неможливо. Чому так? Тільки у спокійній обстановці потім ваші юристи підготовлять ці документи. Завжди є проблемні моменти, які не потрібно відразу показувати перевіряючим.

5. Якщо ви бачите неадекватну поведінку інспектора (намагання самостійно оглянути документи, залякування персоналу та ін) - включайте камеру на телефоні. Так ви повернете його до законної поведінки.

6. Після того як попередні пункти віконані, іспектору вже нічого робити і він раніше запланованого покине ваше підприємство.

7. Після перевірки - готуємо з юристами документи для Інспекції.

Трохи про стратегію

Потрібно розуміти, що найстрашніше зазвичай це великі штрафи.

Тому виходячи з того є такі поради:

- якщо підприємство працює як ФОП - це дуже погано. Отримати мільйонні штрафи на себе як фізичну особу та нести відповідальність своїм майном - це катастрофа.

- тому краще вчасно провести структурування свого бізнесу та перейти роботу у формі ТОВ. Це одне з рішень, що можуть вам допомогти.

Але стратегічних питань набагато більше. Для вирішення яких потрібно звернутися до спеціалістів.

Висновки:

Є досить оманливою думка, що у сфері дотримання трудового законодавства, можно економити не виконуючи деякі правила. Розміри штрафів кажуть зворотнє. Але точно можно зменшити штрафні санкції, якщо правильно підготуватися до перевірки Держпраці.