Дистанційна робота: як правильно оформити і чи може працівник розраховувати на компенсації
18.15, 17 листопада 2020
818
0
Автор: Марченко Поліна, головний юрист міжнародної освітньо-консалтингової компанії «Бізнес-Конструктор»
Залишитись вдома чи вийти на роботу? Ось у чому питання

Восьмий місяць на всій території Україні діє режим карантину, проте Закон України, який мав би врегулювати всі прогалини у питанні дистанційної роботи, до цих пір перебуває на розгляді Верховної Ради.

Як правильно перейти на дистанційний (надомний) графік роботи

На сьогоднішній день питання дистанційної (надомної) роботи регулюється нормами Трудового Кодексу України, які містять значну кількість суперечливих норм. Проте все ж можливо вивести єдину формулу “правильної процедури переведення на дистанційну роботу”.

Стаття 60 Кодексу законів про працю України (Далі - КЗпП) надає повноваження роботодавцям на підставі наказу чи розпорядження перевести працівників на дистанційний графік роботи, зазначивши перелік працівників, які, згідно цього наказу, будуть працювати вдома. І хоча нормами КЗпП не передбачено погодження із працівниками переведення їх на надомну роботу, таке погодження, вважаю, необхідно отримати, аби потім не потрапити в халепу, доводячи в суді, що  таке переведення було добровільним зі сторони працівника. Тож, таке погодження можна оформити в самому наказі, винісши його окремим рядком або взяти у кожного працівника окремо таке погодження, оформивши його як окремий документ. Це може бути як погодження ініційоване роботодавцем, так і заява самого працівника, написана за його власною ініціативою. В будь-якому випадку такі документи мають бути узгодженими між собою та послідовно доповнювати один одного.

Таким чином, для переведення працівників на дистанційний режим роботи, достатньо оформити відповідний наказ та ознайомити з ним під підпис тих співробітників, які переходять в режим надомної роботи.

Комплексне рішення LIGA360:HR
Новації законодавства, моніторинг бренду роботодавця, персональна стрічка новин, а також моніторинг діяльності партнерів та конкурентів

Міфи про права та обов’язки сторін трудових відносин в режимі надомної роботи

Правил внутрішнього трудового розпорядку можна не дотримуватись. Дійсно, із прийняттям Закону України № 540-ІХ працівники, які працюють дистанційно, не зобов’язані дотримуватись Правил внутрішнього трудового розпорядку.  Однак, це зовсім не означає, що змінилися їх посадові обов’язки та кількість відпрацьованих годин. При надомній роботі працівник має право на свій власний розсуд розподіляти робочий час та перерви на обід. Однією із основних вимог є дотримання тривалості робочого часу, яка не може бути меншою за ту, яка встановлена для кожного окремого працівника у трудовій угоді чи наказі про прийняття на роботу, та не перевищувати 40 годин на тиждень; та виконання у повній мірі своїх посадових обов’язків.

Однак така норма законодавства не є обов’язковою в частині самостійного визначення робочого надомного графіку. Якщо роботодавець у наказі про переведення на дистанційну роботу зазначив конкретні робочі години, проміжок часу, який надається на обідню перерву, а працівники ознайомилися під підпис із таким наказом - вони зобов’язані дотримуватись такого графіку.

Зазначу, що не лише робочий графік може бути зазначений у наказі, але й низка інших важливим моментів, яких слід дотримуватися під час надомної роботи: порядок звітування про виконану роботу, спосіб комунікації між працівниками/роботодавцем під час дистанційної роботи, процедуру/спосіб інформування про початок та закінчення робочого дня та низку інших моментів, які роботодавець вважає за необхідне ввести на період дистанційної роботи. Наприклад, з метою контролю виконання посадових обов’язків працівників, керівник може запровадити щоденне звітування у вигляді надання щоденного письмового звіту (це може бути навіть таблиця в Microsoft Excel або будь-який інший спосіб), де працівник зранку буде зазначати план роботи на день, а ввечері в цьому ж документі, вказувати про результати її виконання. Таким чином може бути налагоджений дистанційний контроль за виконанням роботи працівників.

Альтернативним способом введення “особливих” умов праці є введення Положення про дистанційну (надомну) роботу на підприємстві, в якому і будуть викладені усі процедури, які регулюватимуть надомну роботу. Додам, що для того, аби таке положення мало юридичну силу, його необхідно затвердити наказом та ознайомити із ним працівників, які переходять на дистанційний режим роботи.

Загалом зазначу, що чим детальніше та однозначно прописані документи (наказ/розпорядження/положення), на підставі яких змінюється режим роботи у працівника, тим менше потім буде виникати непорозумінь та спірних моментів між роботодавцем та працівником. Основне, що слід пам’ятати роботодавцю, що такі розпорядження не повинні обмежувати обсягу трудових прав працівників.

Тож, не дивлячись на запровадження дистанційного графіку роботи та трансформацію обов’язків сторін трудових відносин, обсяг прав та обов’язків як працівників так і роботодавців не може бути меншим за ті, що передбачені чинним законодавством.

Щоб контролювати репутацію компанії чи персони, вчасно реагувати і протидіяти розповсюдженню негативу в мережі, оцінювати ефективність PR-комунікацій – спробуйте ІТ-систему LIGA360. Обирайте комплексне рішення для себе та своєї компанії для управління ризиками і пошуку можливостей.

Як під час дистанційної роботи не працювати “за свої”

Амортизаційні виплати під час надомної роботи. Не дивлячись на пряму норму законодавства, щодо забезпечення працівників необхідними для роботи засобами (технікою, інтернетом, канцелярією та інше), що прямо передбачено у ст. 21 КЗпП, дуже мала частина роботодавців належним чином може забезпечити своїх працівників усім необхідним під час дистанційної роботи. Наприклад, необхідною кількістю копіювальної техніки (зазвичай кількість принтерів на підприємстві не дорівнює кількості працівників, які фактично таку техніку використовують, або роботодавець не буде встановлювати додатковий роутер для інтернету працівникові, який працює вдома). Так само можна говорити і про комп’ютер, який не завжди працівники мають бажання перевозити на час дистанційної роботи додому. Більшість працівників використовують свою особисту техніку в робочий час, не кажучи вже про електроенергію, використання особистого інтернету та інше.

Та чи має роботодавець відшкодовувати такі амортизаційні витрати, які були понесені працівником в робочих цілях? Питання чинним законодавством чітко не врегульоване.

Статтею 125 КЗпП дає розуміння, що працівники, які використовують свої інструменти для потреб підприємства, установи, організації, мають право на одержання компенсації за їх зношування (амортизацію), а роботодавці, за погодженням із працівником, визначають розмір такої компенсації та можуть її виплатити.

Зазначається про право, а не про обов'язок. І це питання, яке слід обговорювати ще до того, як працівник перейде на дистанційний режим роботи, аби уникнути ситуацій, коли буде відмова виконувати якусь роботи з посиланням на те, що роботодавець не забезпечив працівника усім необхідним для нормальної роботи, а працівник не бажає за свій рахунок реалізувати свої посадові обов’язки.

Питання слід врегулювати в окремому документі (положення про порядок/процедуру компенсації амортизаційних витрат при дистанційній роботі), який необхідно затвердити наказом та ознайомити під підпис працівників підприємства. В такому документі має бути чітко визначений алгоритм підрахунку амортизації, вказати процедуру звернення та підтвердження використання того чи іншого особистого ресурсу та порядок відшкодування таких витрат.

Однак, якщо такого документа на підприємстві немає,  амортизаційні витрати можуть відшкодовуватися у інший спосіб. Наприклад, за заявою працівника, роботодавець може здійснити виплату амортизаційних витрат, оформивши це відповідним наказом чи розпорядження. Розмір виплати буде залежити від того, як між собою домовляться сторони.

Тож, працівники, які працюючи вдома, використовують свої особисті ресурси в робочих цілях, мають право на відшкодування їм амортизаційних витрат, який попередньо має бути узгоджений сторонами.

Змінити неможливо залишити

Чи потрібно вносити зміни в трудовий договір при впровадженні дистанційного режиму роботи? Хоча частина роботодавців намагаються перепідписати чи внести зміни до вже існуючих трудових договорів, це не є необхідністю.

Чинною статтею 24 КЗпП (ч. 1 п. 6-1) зазначається про необхідність укладення трудового договору про дистанційну (надомну) роботу із працівниками. З огляду на те, що закон не має зворотної сили - сміливо можна говорити про те, що дана норма стосується лише новоприйнятих працівників, які з моменту їх працевлаштування будуть працювати в режимі дистанційної роботи.

Щодо укладення трудового договору про дистанційну (надомну) роботу з працівниками, які працювали на підприємстві до внесення змін. Таку категорію працівників на дистанційну роботу переводимо через наказ/розпорядження про переведення на дистанційний графік роботи. Для більшої формалізації такого переведення краще до наказу/розпорядження додати відповідну заяву працівника. За бажанням сторін можна заключити трудову угоду про дистанційну (надомну) роботу, але це не є обов’язковим.

Тож, із новоприйнятими працівниками, які будуть працювати в режимі дистанційної роботи, трудовий договір про дистанційну (надомну) роботу заключити потрібно. Для усіх інших працівників ця вимога не є обов’язковою.

Прогул на дистанційній роботі

Звільнення за прогул під час дистанційної роботи. Чи можливо довести. Складнощі процедури звільнення за прогул відомі усім кадровикам, адже процес фіксації та доведення не поважності причини прогулу не самий простий. Стаття 40 КЗпП визначає прогул як підставу для розірвання трудового договору з працівником з ініціативи власника. При цьому в Постанові Пленуму Верховного Суду України від 06.11.1992 р. № 9 «Про практику розгляду судами трудових спорів» розкривається зміст поняття «прогул» як відсутність працівника на роботі протягом усього робочого дня, або більше трьох годин безперервно або сумарно протягом робочого дня без поважних причин.

Та чи можливо зафіксувати факт відсутності працівника на робочому місці, якщо такий працює дистанційно? Так, але передувати цьому має ряд підписаних із працівником документів щодо роботи в дистанційному режимі.

По-перше, як і зазначалося вище, на підприємстві можна ввести Положення про дистанційну (надомну) роботу на підприємстві, в якому детально вказати робочі години, час для перерви, спосіб комунікації між працівником та роботодавцем в умовах дистанційної роботи та за допомогою яких месенджерів буде здійснюватися така комунікація, максимальний проміжок часу, в який має бути надана відповідь на запит працівника чи роботодавця. Альтернативою цьому документу може бути трудовий договір про дистанційну (надомну) роботу з вказанням аналогічних моментів щодо трудової дисципліни.

По-друге, важливо розуміти як буде відбуватися фіксація відсутності працівника на робочому місці більше 3-х годин поспіль. Адже, для цього потрібно скласти акт про прогул, який має бути засвідчений не менше ніж двома працівниками. Однак, в тому ж Положенні про дистанційну (надомну) роботу на підприємстві необхідно прописати процедуру засвідчення такого документу та порядок відібрання пояснень у працівника, який здійснив прогул.

А далі відбувається процедура заповнення табелю обліку робочого часу, здійснення службового розслідування та оформлення результатів перевірки.  Додам, що особливості таких процедур мають бути прописані в Положеннях підприємства.

Загалом процедура доведення прогулу під час надомної роботи є вкрай складною, однак, можливою. Головною умовою є доведення факту прогулу, який мав місце під час роботи вдома.

Марченко Поліна, головний юрист міжнародної освітньо-консалтингової компанії «Бізнес-Конструктор»

 

Підпишіться на розсилку
Головні новини і аналітика для вас по буднях

Схожі новини

Ця сторінка також доступна для перегляду українською мовою

Перейти до української версії сайту