Інструменти управління ризиком хибного прийняття подарунків чи проявів гостинності в компанії

Правильне та етичне функціонування розробленої та втіленої в життя Антикорупційної політики компанії (надалі - АПК), безпосередньо залежить від сформованих  компанією відповідних комплаєнс-політик. Розглядаючи тему подарунків варто зазначити, що ділові подарунки, сувеніри, покриття витрат на участь у представницьких, культурних і громадських заходах, бізнес-ланчі, фуршети тощо є необхідним елементом ділової культури. Подарунки включають все, що має будь-яку цінність і буде передано іншій особі, наприклад, гроші, квитки, позики, послуги тощо. 

Ділові подарунки, розважальні заходи та делегації використовуються для створення іміджу компанії та зміцнення відносин з діловими партнерами. За певних обставин може бути доречним надання або прийняття бізнес-ланчів, невеликих сувенірів і китків на спортивні та культурні заходи. Також може бути доречним періодичне надання або прийняття делегацій. Однак, якщо надання подарунків, ділових розваг або відряджень відбувається часто або має значну вартість, це може становити конфлікт інтересів або створювати його передумови.  

Фактично, конфлікт інтересів може стати причиною не тільки репутаційних, а й правових наслідків для компанії. Конфлікт інтересів збільшує шанси настання наступних ризиків: 

• порушення антимонопольного законодавства; 

• корупційних дій; 

• фальсифікації звітності;  

• неправомірного використання інсайдерської інформації; 

• несправедливих кадрових рішень у сфері призначень і винагород. 

Аби уникнути таких несприятливих наслідків, компанія обов'язково повинна мати політику, яка чітко проводить межу між діловою ввічливістю та неетичною практикою у цих питаннях, а також надає чіткі інструкції працівникам. Відповідна політика компанії, має бути спрямована на допомогу працівникам у прийнятті етичних рішень щодо надання або отримання подарунків, ділових розваг або відряджень під час здійснення ними своїх посадових обов'язків.  

Політика щодо подарунків повинна містити як інструкції стосовно надання подарунків і розваг від імені компанії та її працівників, так, і інструкції стосовно прийняття подарунків та запрошень на розважальні події керівництвом та працівниками компанії. 

Перш ніж пропонувати або приймати відповідний подарунок, завжди слід враховувати намір, з яким він пропонується або приймається. Працівникам неприпустимо пропонувати або приймати подарунки чи інші заохочення, вартість яких перевищує грошову межу, встановлену чинним законодавством для таких цілей та/або етичними нормами, прийнятими в компанії. Прийняття неприйнятних подарунків слід ввічливо, але рішуче відхиляти і ніколи не пропонувати їх третім особам.  

Розглядаючи можливість надання або прийняття подарунка, ділових розваг або відрядження від постачальника, дилера, клієнта, державного службовця або іншого ділового партнера поза межами компанії, працівники повинні поставити собі наступні запитання: 

Яка мета? 

Якщо метою подарунка, ділових розваг або витрат на відрядження є вплив на одержувача з метою неналежного виконання ним своїх службових обов'язків, його не слід дарувати або приймати.  

Чи є обставини та витрати прийнятними?  

Як правило, оплачуваний візит на об'єкти компанії за кордоном може бути виправданим після укладення контракту, але він буде менш виправданим під час переговорів про укладення контракту. Іноді, коли ваші ділові партнери не мають у своєму розпорядженні певного обладнання, то поїздка для ознайомлення з таким обладнанням може бути доречною для прийняття рішення про купівлю. Відповідні обставини слід розглядати в кожному конкретному випадку окремо. 

Чи все прозоро? 

Наання або отримання подарунків, ділові розваги або відрядження повинні здійснюватися відкрито. Надання або прийняття прихованих подарунків, ділових розваг або ділових поїздок заборонено за будь-яких обставин. 

Як подарунок, ділові розваги або відшкодування витрат на відрядження будуть сприйняті громадськістю? 

Не даруйте і не приймайте, якщо оприлюднення такої інформації створить враження неналежного або поставить у незручне становище компанію чи будь-яку іншу залучену сторону. 

Приклад, на який варто звернути увагу  

Дочірні підприємства фармацевтичної компанії здійснювали виплати та організовували неналежні поїздки для лікарів та адміністраторів лікарень у Греції, Польщі та Румунії з метою переконати їх надати дозвіл на закупівлю продукції компанії або присудити їй проектні контракти на тендерах. Влада США та Великобританії розпочала розслідування проти компанії і виявила, що компанія неналежним чином впроваджувала програми комплаєнсу та етики в придбаних дочірніх компаніях, і наклала штраф у розмірі 77 мільйонів доларів США. 

Відтак, щодо прикладів “червоних ліній” у прийнятті подарунків або інших проявів гостинності, то ними є наступні: 

• покриття витрат на відрядження державних службовців або ділових партнерів без законної ділової мети (наприклад, без реєстрації на конференцію або продовження поїздки після дати зустрічі/конференції);  

• організація незалежних розваг, таких як концерти або фільми, без будь-якої виправданої події;  

• подорожі або розваги для подружжя державних службовців або ділових партнерів; 

• невідповідне місце для проведення професійних заходів (наприклад, коньячний завод тощо). 

Отож, якщо є ризик хибного прийняття подарунку чи розваги, то їх не слід пропонувати або приймати. Основними критеріями лишаються вартість та відповідність прийнятим і затвердженим морально-етичним  нормам. Регламентування цих положень і є одним з основних завдань і призначень відповідної Антикорупційної політики компанії. 

Врегулювання сфери подарунків та/або заходів повинно обов'язково підкріплюватися чіткими інструкціями та механізмом вирішення сумнівних та виняткових ситуацій, а також є головним завданням саме цієї частини Антикорупційної програми компанії.